Организация мероприятий, которые можно посетить очно или онлайн, сложна. Планирование и своевременное информирование избавят вас от головной боли в течение дня.
Бенджамин Плакетт
Марк Карден проводит конференцию «От исследователя к читателю» по научному общению с 2016 года. Когда разразилась пандемия, конференция, как и многие другие крупные встречи, перешла в онлайн. Теперь, когда индустрия мероприятий снова набирает обороты, такие организаторы, как Карден, обдумывают, какие уроки карантина 2020 и 2021 годов следует перенести на их постпандемические конференции. Гибридные конференции — смесь онлайн и очных — кажутся новым стандартом, но они могут создавать серьезные проблемы для организаторов.
По опыту Кардена, гибридные конференции сложнее настроить и проводить, чем те, которые полностью онлайн или полностью очно. «Онлайн — это нормально, и очное общение — нормально, потому что вы можете организовать конференцию так, чтобы у всех был одинаковый опыт, но с гибридом трудно создать это равенство и трудно общаться через границы», — говорит он. «Но я также думаю, что гибрид необходим для будущего».
Во-первых, гибридные конференции доступны гораздо большему количеству людей. «За последние два года данные с конференций показали резкое увеличение разнообразия участников онлайн-встреч», — говорит Элизабет Таскер, астрофизик из Японского агентства аэрокосмических исследований в Тёфу. Таскер помог организовать IR2022, конференцию о будущем наземных инфракрасных обсерваторий, которая проходила полностью онлайн. «Отказ от необходимости путешествовать резко снижает стоимость посещения, делает собрания более доступными для людей с ограниченными возможностями или больными и, как правило, облегчает баланс между необходимостью присмотра за кем-то и другими местными обязанностями», — говорит она. Технология скрытых субтитров, отображающая текстовую версию разговорной части презентации, помогает сделать выступления и сеансы вопросов и ответов более доступными для участников с нарушением слуха. Виртуальные встречи также имеют меньший углеродный след, поскольку они сокращают количество авиаперелетов участников.
Важно учитывать разницу во времени, помня, что онлайн-аудитория может быть разбросана по всему миру. Tasker рекомендует планировать некоторые сеансы в начале дня, а некоторые ближе к концу дня, чтобы включить участников как с востока, так и с запада от принимающей страны. По ее словам, это также дает зрителям возможность выйти и познакомиться с принимающим городом.
Карден, хотя и не хочет брать на себя дополнительную работу, прекрасно осознает все эти преимущества. «Идея сказать: «Давайте вернемся к нормальной жизни» кажется ретроградной и несправедливой, поэтому теперь я застрял на гибриде, потому что это правильно, но это стоит в два раза дороже. Мы фактически потеряли деньги на конференции 2022 года», — говорит он.
Балансировка бюджета для гибридной конференции — при условии, что ни онлайн, ни очные участники не будут чувствовать себя обделенными — может показаться непосильной задачей. Но есть несколько вещей, которые организаторы могут сделать, чтобы облегчить себе жизнь и повысить свои шансы на успех.
Определите, что вы подразумеваете под гибридом
Термин «гибридная конференция» может означать разные вещи. Люди часто думают, что это не более чем размещение записей личных разговоров в онлйн. Но это устаревший подход, говорит Ванесса Мосс, астроном из Организации научных и промышленных исследований Содружества, национального научного агентства Австралии, расположенного в Канберре. Мосс возглавляет сотрудничество под названием «Будущее собраний», в рамках которого публикуются ресурсы по улучшению виртуального взаимодействия на онлайн- и гибридных собраниях.
«Идея незаметного наблюдателя слишком часто является впечатлением людей о гибриде, но хорошая гибридная конференция дает обеим аудиториям равные возможности задавать вопросы, следить за контентом и взаимодействовать друг с другом», — говорит она. «Вы должны поставить цифру на первое место. Это означает, что когда вы разрабатываете гибридные конференции, вы не думаете о них как об очном мероприятии, к которому прилагается какой-то онлайн».
Другие выбирают несколько иной подход, при котором только некоторые части конференции доступны как для очных, так и для онлайн-участников; другие части адаптированы для каждой конкретной аудитории. Именно это решили сделать организаторы научной конференции по астробиологии, которая состоялась в Атланте, штат Джорджия, в мае этого года. Они выбрали этот подход, потому что логистика и расходы на предоставление гибридных платформ являются проблемой, объясняет Дженнифер Гласс, геохимик из Технологического института Джорджии в Атланте, которая помогла организовать мероприятие.
Независимо от того, как вы определяете гибрид для своей конференции, важно сделать это до того, как вы начнете планировать, и четко сообщить свое определение до того, как посетители купят билеты. Это поможет вам управлять ожиданиями; это также уменьшит вероятность разочарования.
Тщательно продумайте ценообразование
Принимая все это во внимание, плата за билеты заслуживает серьезного внимания. По словам Карден, если доступ к контенту и участие действительно равны для очных и онлайн-посетителей, может быть целесообразно взимать одинаковую сумму за оба типа билетов. Некоторые, однако, не согласятся и будут ожидать, что онлайн-билеты будут дешевле или даже бесплатными. «Моя позиция заключается в том, что мы предлагаем одинаковую ценность, и это стоит столько же или даже немного больше, чтобы сделать гибрид, поэтому цена должна быть такой же», — говорит он. «Но довольно много участников сказали, что их бюджеты на конференции недавно были урезаны, а их боссы сказали, что это не стоит затрат на онлайн-билет». Может оказаться полезным найти способ снять эти опасения, возможно, с подробным объяснением всего, что предлагается онлайн-участникам.
Напротив, если онлайн- и очный опыт различаются — как в случае с мероприятием, которое Гласс помогла организовать — тогда онлайн-билеты, вероятно, должны быть дешевле. «Мы платили по-разному за онлайн и лично», — говорит она. «Это было 575 долларов США для личного и 375 долларов США для онлайн».
Это тонкий баланс, потому что меньшая плата за онлайн-билеты может иметь эффект домино для очного участия. Так считает Лорен Шеппард, руководитель проектов в области наук о жизни в Terrapinn — компании по проведению мероприятий с офисами в Лондоне, Нью-Йорке, Сингапуре и Дубае, которая организует крупные конференции на научные темы, такие как Всемирный конгресс по вакцинам. «Вы обнаружите, что вам нужно в шесть раз увеличить количество регистраций для гибридной конференции, чтобы получить такую же критическую массу людей, приходящих очно».
Поэтому важно тщательно продумать свою ценовую стратегию. В основном это зависит от того, чего вы хотите достичь. Стоит задать себе несколько вопросов: очное участие по-прежнему так же важно для меня, как и до пандемии? Смогу ли я по-прежнему покрывать свои расходы, предлагая более дешевые билеты тем, кто принимает участие онлайн? Какую ценность я даю онлайн-участникам? Буду ли я платить свои деньги за участие в онлайн-компонентах?
Пересмотрите свой бюджет
И Гласс, и Карден говорят, что гибридные решения могут стоить довольно дорого. Это особенно актуально, когда мероприятия проводятся в крупных конференц-центрах, что часто ограничивает, какое оборудование разрешено на месте и кто может его эксплуатировать. Эти центры могут даже настаивать на заключении контрактов с избранным числом утвержденных поставщиков, что снижает конкуренцию за более низкую цену. «Сначала я думала, что это будет дешево, — говорит Гласс. «Но вы весьма ограничены в плане того, что вы можете арендовать у кого».
Важно составить контрольный список оборудования, которое может вам понадобиться, и где его можно приобрести, на ранней стадии процесса планирования. Если вы хотите все сделать правильно, говорит Карден, «вам нужны два оператора камеры, визуальный микшер, аудиомикшер и два продюсера» — другими словами, команда из шести аудиовизуальных (AV) специалистов. «Наличие всех этих профессионалов удваивает стоимость».
Урок здесь состоит в том, чтобы составлять подробные планы: Шеппард советует начинать крупные мероприятия за год до даты конференции. Это устранит неприятные сюрпризы, когда дело доходит до управления финансами.
Есть способы снизить затраты; как предполагает Гласс, важным фактором здесь является место проведения. «Если вы делаете это в университете или в кампусе некоммерческой организации, то это совершенно другое дело. Ресурсы кампуса означают, что это можно сделать с минимальными затратами», — говорит она. «Но к этому нужно подходить с реалистичными ожиданиями. Гибрид — это непросто с большими конференциями в помещениях для корпоративных мероприятий, и я не думаю, что ученые знают, сколько могут стоить услуги AV».
Такие группы, как Future of Meetings, также готовы предложить рекомендации о том, как снизить стоимость перехода на гибрид. Это включает в себя онлайн-ресурсы и отчеты, но организация также предлагает индивидуальные советы тем, кто об этом просит; иногда это даже помогало с технической и практической стороны дела.
Zoom работает достаточно хорошо для трансляции выступления или лекции, но есть целый мир других программных продуктов, которые помогают улучшить онлайн-опыт. По словам Мосс, они могут быть экономически эффективными.
Whova, например, — это приложение, через которое можно задавать вопросы спикерам. Это особенно полезно для вовлечения онлайн-аудитории, но Мосс советует, чтобы очные посетители задавали вопросы таким же образом. Таким образом, две аудитории собираются вместе и могут видеть вопросы друг друга. «Вы должны дать онлайн-людям такую же возможность высказаться», — говорит она. «Это также приятно, потому что есть запись вопросов, которые были заданы».
Оживите онлайн-нетворкинг
Возможно, самый большой аргумент в пользу очных мероприятий — это возможность общаться и встречаться с людьми лицом к лицу. Трудно воспроизвести этот опыт с большими конференц-связями с участием нескольких человек; немногие избранные обычно монополизируют неестественный разговор. Но есть более сложные приложения, которые стремятся сделать общение в сети более приятным. «Мы использовали относительно дешевый инструмент под названием SpatialChat, который по сути представляет собой виртуальную комнату. Ваша фотография находится в круге, и вы перемещаете ее в круг других людей, чтобы познакомиться с ними», — говорит Карден. «Это стоило нам 2000 фунтов стерлингов [2500 долларов США] за лицензию на 200 человек в течение 2 дней».
Tasker также является поклонником таких продуктов, как SpatialChat. «Они дают вам аватар, и звук разговора падает, когда вы уходите от группы, поэтому вы можете получить реальный опыт, похожий на разговор», — говорит она. «Все всегда говорят, какой отстой онлайн-конференции, потому что в них нет сетевой составляющей, но это решаемо».
SpatialChat — не единственный игрок в этом пространстве. Gather — еще одна популярная платформа, пользовательский интерфейс которой напоминает пиксельную видеоигру. В Gather также есть интерактивные доски для совместной работы, на которых пользователи могут вместе набрасывать идеи в режиме реального времени. Если это звучит слишком сложно, есть менее яркие текстовые варианты, такие как Discord и Slack.
В целом, организация гибридной конференции требует дополнительного времени и может вызвать стресс. Карден говорит, что организовать гибридную конференцию было «кошмарно и травматично для организации. Для меня это было похоже на вращающиеся тарелки». Но конечный результат стоил затраченных усилий. «Это потрясающе, когда все вместе», — говорит он.