Компания несколько лет жила спокойно: отчеты готовил сервис, а на зарплате бухгалтера выходила неплохая экономия. Внезапно грянула налоговая проверка и оказалось, что часть документов отсутствует. Сумма потерявшихся платежей составила 685 тысяч рублей, а сверху еще грозил штраф и пени от налоговой. Мы восстановили недостающие документы в рамках делопроизводства и спасли компанию от денежных потерь.
Кто клиент
Бюро переводов. Есть офис в регионе, но работают с удаленными переводчиками и корпоративными клиентами по всей стране. Заказы получают через сайт. Бизнес небольшой, но стабильный и прибыльный.
Как вели бухучет
Подключили один известный сервис. Особо не напрягались:
- Доходы брали из банковских выписок.
- Получили деньги от заказчика, перевели оплату переводчику с ИП, плюс аренда, канцтовары, зарплата штатным сотрудникам, страховые взносы и продвижение сайта. С разницы заплатили 15%.
- Сервис за символическую плату подготовил отчеты и сформировал платежки на налоги для онлайн-банка.
Просто сказка, а не бухучет.
Что случилось
А случилась проверка. Налоговая запросила книгу учета доходов и расходов. Обычное дело для фирм на упрощенке, которые платят налог с доходов. Чаще всего это формальность, и если всё делать правильно, проблем нет.
Но тут выяснилось, что договоры с переводчиками то оформляли, то не оформляли. И акты с ними подписывали через раз. А зачем? Работа выполнена, оплату переводят по факту, клиенты шлют благодарственные письма. Раньше всеми бумагами занималась сестра директора, но она вышла замуж за офицера и уехала на север. И так всё удобно было с этим сервисом, что вместо нее никого решили не брать.
В итоге никто не контролировал договоры и акты, в тексте договоров не было формулировки, что если акт не вернули, то он считается подписанным, а работа выполнена и принята. Платежки переводчикам тоже заполняли как придется: вместо подробного описания работ указывали “оплата за услуги”. Какие услуги, непонятно.
Так это бюро переводов стало нашим клиентом.
Чем всё закончилось
Сделали выборку по недостающим документам. Переделали все договоры, составили подробные акты на каждый платеж с привязкой к сделкам, чтобы у налоговой не было вопросов, за что платеж. Связались с этими переводчиками и организовали обмен документами: кто-то выслал акты через электронный документооборот, некоторые курьерской службой. Двое так и не ответили, хорошо, что сумма была небольшая — 13 тысяч рублей. Эти расходы подтвердить не удалось.
В общей сложности у бюро не было документов по 37 платежам на общую сумму 685 тысяч рублей. Документы собирали в экстренном режиме. Если бы не собрали, выставила бы налоговая недоимку почти 103 тысячи да еще и пеню со штрафом приплюсовала. С их оборотами этого хватило бы почти на год бухгалтерского обслуживания на аутсорсе.
На этот раз обошлось малой кровью, но больше директор с автоматическими сервисами работать не хочет. Говорит, не нужна такая экономия — нервы и репутация дороже.
Выводы:
- Сервисы для ведения бухучета не могут заменить людей. В любом деле нужны знания и опыт.
- Нельзя использовать шаблоны договоров и актов из интернета. Лучше составить один раз свой, но грамотный.
#бухучет #профдело #бухгалтерский учет #бизнес #налоговая #штраф #упрощенка #ООО #индивидуальныйпредприниматель #аутсорсинг