Хаос в хранении документов всегда выходит боком. Не верите? Докажем обратное. А заодно расскажем, как раз и навсегда решить проблемы с первичкой и выйти сухими из омута налоговой проверки.
Обрисуем суть проблемы
Пока бухгалтерия сидела в офисе, в документах царил порядок. Может и не идеальный, но концы с краями сходились. И вот грянула пандемия, бухгалтерия полным составом ушла на удаленку, да и осталась там насовсем. Теперь договоры сканирует секретарь, менеджеры из дома данные в базу забивают, накладные печатают кладовщики, а бухгалтеры живые документы в глаза не видят.
За хранение оригиналов никто не отвечает. Сгружают стопками в отдельный кабинет, и на том спасибо. А документы за прошлые годы и вовсе на склад переехали. Ведь сотрудники по большей части на удаленке, а лишние офисные помещения под бумаги содержать накладно. Но бумаг-то целые горы, куда их денешь? А если случится утеря, порча или другая беда — сотрудники, скорее всего, об этом факте умолчат. Зачем им лишние проблемы? Как-нибудь само утрясется.
Прошить дела и пронумеровать страницы? А где это написано? В моей должностной инструкции такого нет, кто обязан, тот пусть и отвечает.
А что говорит закон?
Ст. 101 Положения по ведению бухучета № 34н вольных трактовок не допускает: «Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов несет руководитель».
Но будем объективны и честны: руководитель — человек занятой, у него другие задачи, следить за каждой бумажкой — не по чину, пусть сотрудники разбираются. Вот и выходит, что по факту бумажное хозяйство остается без надзора.
Налоговая проверка — все серьезно
От налоговых проверок никто не застрахован. Что будет, если проверка грянула, а документов нет? Будут штрафы, и немалые. Однако, даже серьезные штрафы по ст. 126 НК РФ еще не предел.
Налоговикам выгоднее пойти по другому пути. Непредставление документов в течение двух и более месяцев дает им право начислить налоги расчетным путем. Что это значит?
Налоговики берут на вооружение подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ и на базе информации о налогоплательщике и деятельности аналогичных организаций считают суммы налогов сами.
Как правило, суммы доначислений расчетным путем значительно превышают те цифры, которые организация ранее заявляла к уплате.
Пример из судебной практики
Из материалов на сайте налоговой службы: в ходе выездной проверки организация не представила контролерам требуемые документы. Определить действительный размер доходов и расходов налоговики не смогли и воспользовались расчетным методом.
Основой для расчета стала деятельность аналогичных организаций: размер выручки, численность сотрудников и другие существенные показатели, которые используют для определения налогооблагаемой базы.
Ко дню судебного заседания организация успела восстановить часть утерянной документации, но суд доказательную базу не принял. Основание: суд не вправе подменять инспекцию в осуществлении контрольных функций. Так как ответчик не смог обоснованно объяснить, почему документы не могли быть предъявлены в ходе проверки, суд оставил решение инспекции в силе.
Сумма доначисленного контролерами налога на прибыль составила 9 187 тысяч рублей (решение АС Свердловской области от 07.10.2014 по делу № А60-22286/2014).
Как хранить документы вне офиса
Налоговый период закончился, зачем складировать документы в офисе? Они занимают уйму места и привлекают ненужное внимание контролеров.
Передайте документацию на ответственное хранение. Инспекторам вы можете сообщить, что нужные документы находится в архиве, и вы готовы их представить в течение пары дней.
Ваша позиция в этом вопросе абсолютно обоснована:
- во-первых, документы не обязательно хранить по юридическому адресу общества, место хранения может быть иным, если так решили его участники (п. 2 ст. 50 закона № 14-ФЗ);
- во-вторых, вы представите налоговикам оригинал договора с архивной компанией, который подтвердит правоту ваших слов.
Как архивное хранение позволяет выиграть время
Любая компания может столкнуться с казусом, когда документы по сделке с контрагентом есть только в виде скан-копий. Оригиналами рассчитывали обменяться чуть позже, когда первички поднакопится, но за повседневной суетой — забыли. А налоговая не дремлет и срочно требует документы по сделке.
Архивное хранение дает возможность для временного маневра. Вы представляете контролерам скан-копии документов и договор с архивом. Получаете отсрочку на пару дней. Навещаете контрагента и оперативно готовите оригиналы нужной документации.
Организуйте эффективный и преемственный процесс хранения и использования документов вместе с Делис Архив. Это позволит ежегодно экономить значительные денежные средства и предотвратить риск утраты документов на всем их жизненном пути.