Наличие качественной системы внутреннего контроля является важным фактором для потенциальных инвесторов и кредиторов и повышает инвестиционную привлекательность. Лучшие мировые практики показывают, что отсутствие контроля влечет за собой преднамеренные или непреднамеренные нарушения сотрудниками своих обязанностей и нарушения регламентов деятельности, которые влекут за собой ухудшение финансового состояния хозяйствующего субъекта или его деловой репутации. Одним из важнейших показателей грамотной работы СВК является четко выстроенная система документирования и система документооборота. Кратко, о фиксировании информации и пойдет речь.
Документальное фиксирование информации происходит в следующих случаях:
- не полностью документированный (ошибки в оформлении) запутанный или необычный характер хозяйственной операции, не имеющий очевидного экономического смысла или очевидной для подразделения (предприятия) цели;
- несоответствие сделки целям деятельности, установленным ее учредительными документами;
- внеплановая сделка;
- выявление и фиксация на участке проверки неоднократного совершения хоз. операций или сделок, характер которых дает основание полагать, что целью их осуществления является уклонение от процедур контроля СВК или руководства;
- иные обстоятельства, дающие основания полагать, что операция осуществляется (имеет риски) в целях личного обогащения.
Документальному фиксированию подлежит следующая информация:
- вид операции и основания ее совершения;
- дата совершения операции с ТМЦ или имуществом, а также сумма, на которую она совершена;
- все сведения, необходимые для идентификации физического лица, совершающего операцию;
- полные данные и адрес местонахождения юридического лица, совершающего операцию, если имеются достаточные основания полагать о рисках проводимой Подрядной (либо связанной иным договором) организацией такой операции;
- сведения, необходимые для идентификации физического или юридического лица, по поручению и от имени которого совершается операция если это субподрядчик, либо партнер нашей организации;
Документы, содержащие сведения, полученные в ре¬зультате применения и реализации правил и программ внутреннего контроля, в том числе сведения, необходимые для идентификации, подлежат хранению не менее пяти лет со дня прекращения хозяйственных отношений.
О всех выявленных случаях нарушения законодательства, нарушениях локальных нормативных правил, выявленных при проведении проверки, сотрудники, в том числе ответственные сотрудники (сотрудники подразделения внутреннего контроля), незамедлительно, с указанием перечня составленных документов, примененных способов фиксации нарушений, места хранения документов и доказательств сообщают Руководителю Предприятия. Документы хранятся в виде подлинников или копий, заверенных в установленном порядке, на бумажных носителях и в электронном виде. Все документы должны храниться в служебных помещениях СВК в сейфах, или отдельно закрываемых шкафах, или в других местах, исключающих доступ посторонних лиц. Документы в электронном виде записываются на CD-диск или иные электронные носители.
Учет и хранение информации и документов, полученных в результате реализации правил внутреннего контроля и программ его осуществления, ведет назначенное должностное лицо, первичные документы хранятся и учитываются в общеустановленном порядке (следует в обязательном порядке иметь локальный акт о документообороте, который строго выполняется всеми подразделениями).
Полученная в результате работы информация и документы хранятся таким образом, чтобы они могли быть своевременно доступны руководству предприятия, органам государственной власти в соответствии с их компетенцией в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и с учетом обеспечения возможности их использования в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном делах.
Следует понимать важность защиты информации СВК, весь архив должен надежно защищаться, документооборот - обеспечивать сохранность информации.
