Уверен, практика многих моих коллег показывает, что причины недостатков работы службы внутреннего контроля часто обусловлены неэффективным применением основных принципов руководства подчиненными: недостатками планирования, бестолковой организацией процесса работы личного состава, слабым контролем за выполнением работ.
Однако, бывает в практике и такое, что хорошие руководители СВК (внутреннего аудита) имеют имидж успешных не особо (для стороннего наблюдателя) напрягаясь или даже ничего лично для работы службы не делая. Кажется, что они не применяют никаких особых методов, не тратят своих жизненных сил, а результат получается сам собой. По факту, такой руководитель просто-напросто владеет основными принципами руководства и грамотно ими пользуется. Традиционные принципы работы в любой российской организации просты: начальник выдает задание, вы его выполняете. Любые уточнения подчиненными полученного задания воспринимаются как нарушение субординации либо как признак некомпетентности или не желания работать «в полную силу». Однако «…правила для того и существуют, чтобы их иногда нарушать» (С) со временем они меняются...
Сегодня процесс руководства подчиненными может выглядеть так.
• Руководитель генерирует идеи, подчиненные должны продумать, как их осуществить, используя свои навыки, знания и опыт.
• Руководитель объясняет цель, замысел тактической операции службы и устанавливает необходимые ограничения. Убеждается в том, что замысел подчиненным понятен. Задача подчиненных —принять замысел и определить вектора движения, для претворения отдельных частей замысла в конкретные результаты каждого сотрудника (подразделения).
• Далее руководитель утверждает (рассматривает, согласовывает по подразделениям) разработанный назначенными лицами перечень работ и график их выполнения, список необходимых ресурсов. Далее руководитель управляет ходом работ и устранением возникающих проблем, решает стратегические задачи, возникающие вне плана.
• При планировании любой тактической операции (кроме связанных с конфиденциальной информацией), к работе над планом следует привлекать наибольшее количество сотрудников, из тех, кто будет участвовать в операции. Так руководитель сможет понять ожидания подчиненных, услышать предложения, новые подходы, поставить и разрешить текущие вопросы.
Имеется трудность: большинство начальников, поручая работу, не напоминают, что нужно уяснить задачу, оценить реализуемость и т. д. Часто, современные начальники даже не дают времени на планирование и анализ, а заставляют немедленно начать работу, ссылаясь на жесткие сроки. Здесь следует проявить инициативу подчиненным, независимо от того, принято это в организации или нет.
Руководителям всех рангов следует иметь обратную связь с подчиненными, принимая информацию о качестве анализа информации, воспринимаемой ими.
Нашим подчинённым нужно помнить - ключ к успеху СВК - активность. Не нужно ждать, пока скажут, что делать, необходимо делать то, что считается целесообразным в рамках утвержденных планов.
В этой связи сотрудники СВК:
-добывают необходимую информацию;
-управляют процессом на местах, поскольку знают, как сделать это лучшим образом;
-привлекают к проекту нужных, владеющих информацией людей, специалистов;
-анализируют предполагаемые проблемы и риски проекта, своевременно докладывают о них руководителю, находят способы их преодоления;
-делятся информацией с теми, кого в рамках их компетенций нужно информировать;
-всю информацию, касающуюся проекта, умело записывают, фиксируют на цифровые носители;
-все сотрудники знают свой deadline, обучены точным и своевременным докладам, грамотно оформляют рапорта и докладные записки.
