Основные правила составления отчетности по полученному гранту
Получение гранта – значимое событие для любой некоммерческой организации, подававшей заявку на финансирование, поскольку она получает средства для реализации проекта, направленного на достижение общественно-полезных целей. Теперь одна из важных задач, возникающих перед НКО – составление отчетности перед грантодателем, при этом точной и подтвержденной всеми необходимыми документами.
Отчитываться по полученным деньгам необходимо своевременно и в полном объеме, поскольку от правильности и честности отчета зависит как репутация организации среди фондов, так и возможность в дальнейшем получать гранты. Неблагонадежные НКО, у которых ранее возникали проблемы с отчетностью, практически не имеют шансов на следующую финансовую помощь среди большого количества соискателей. Фондам, выплачивающим гранты, очень важно целевое использование средств и соблюдение бюджета, поэтому при составлении сметы важно указать реальную сумму, предварительно сделав тщательные расчеты. Это значительно облегчит последующую отчетность и обеспечит ее правильность.
У каждого грантодателя свои требования к предоставлению отчетности, которые оговариваются при подписании соглашения после одобрения проекта. При этом необходимо знать правила и положения, рекомендуемые для всех НКО, получивших гранты.
- При заключении договора, являющегося основанием для получения денег, указываются все детали предоставления отчетности, начиная от сроков, на протяжении которых нужно отчитаться, и до перечня отчетных документов;
- Отчетность по целевому использованию денег фонда должна состоять из двух частей – содержательной и финансовой.
Финансовая отчетность
О выполнении сметы, указанной при подаче заявления на грант, как правило, отчитывается бухгалтер, информация о котором указывается в заявке. Важно, чтобы это был бухгалтер НКО – грантополучателя, с опытом, грамотно работающий с документами и составляющий финансовые отчеты в соответствии с законодательством.
При предоставлении финансовой отчетности необходимо приложить следующие документы:
- копии платежек и всей документации, подтверждающей реальные расходы. Все они должны быть заверены подписью и печатью;
- Документацию, на основании которой были осуществлены все проведенные платежи: товарные накладные, акты выполненных работ, платежные ведомости и т.д.;
- Другую финансовую документацию, подтверждающую расходные операции с деньгами.
Также к финансовой отчетности прилагается перечень всех предоставляемых документов и копий.
Содержательная часть отчета
Содержательная отчетность составляется руководителем проекта. В пакет документации, предоставляемой грантодателю, входят:
- справка о проекте, составляющаяся в произвольной форме, в которой указываются – цель и задачи проекта, сроки и место его проведения, участники и другие необходимые детали;
- информация об организациях-партнерах, принимавших участие в реализации проекта;
- программа мероприятий и список участников;
- подробное описание проведенного мероприятия, если имели место выступления, то необходимо изложить их основные цитаты;
- видео или аудиозапись события, а также его стенограмму;
- сообщения о мероприятиях проекта в средствах массой информации. Новости из электронных или печатных источников желательно предоставлять в полном формате, а прозвучавшие на радио или по телевидению прилагаются ссылками, которыми сопровождаются все материалы;
- подведение итогов и результатов проекта, с указанием конкретных предложений и рекомендаций;
- фотографии и другие материалы, подтверждающие реализацию проекта согласно указанному при подаче заявки плану действий;
- другая информация, предоставляемая по согласованию с гратодателем.
Если имели место выступления или чтения докладов участниками проектов, то необходимо также приложить текст и фотографии. НКО, представившим издательские проекты, нужно представить книгу и ее верстку.
Отчетность по полученному гранту должна быть предоставлена в фонд в указанные сроки в бумажной и электронной форме. При ее изучении организация, оказавшая финансовую помощь, может дополнительно потребовать некоторые материалы и информацию, чтобы иметь полное представление о том, как происходила реализация проекта и убедиться в целевом использовании полученных средств.
У многих фондов уже есть готовая форма для составления отчетности, которую необходимо строго придерживаться. Отчитываясь, важно учитывать все требования грантодателя, чтобы избежать проблем и затруднений в дальнейшем. Если фонд получает все необходимые подтверждения, что полученная помощь использовалась по назначению, то он утверждает отчет. После это НКО может снова оформлять заявление на получение гранта, если у нее есть новый, интересный и полезный проект.
#грантынко #грантыдлянко #грантыдлянко2022