Главный бухгалтер - это один из ключевых сотрудников фирмы. Часто при смене главного бухгалтера перестраивается вся работа организации. Причем изменения могут быть как в лучшую, так и в худшую сторону.
Новый главный бухгалтер принял дела у старого. Что происходит дальше. Неправильным будет сказать: "Ну вот и ладненько, идите работайте". Если пустите процесс адаптации нового главбуха на самотек, то не только не увидите позитивных изменений, но и можете растерять то хорошее, что было раньше.
Начало работы нового главбуха. Пошаговый план.
1. Поручите новому главному бухгалтеру провести экспресс-аудит вашей бухгалтерской базы за последние два, а лучше три года. У хорошего специалиста это займет примерно 2-3 часа. Нужно выяснить, есть ли грубые ошибки в учете, соответствует ли сданная отчетность вашему бухгалтерскому учету. Ознакомьтесь с выводами.
2. Хороший главный бухгалтер должен предложить создать копию базы, в которой велся учет, и уже в копии продолжить работу. Другими словами, база, которую вел старый главный бухгалтер остается нетронутой на момент увольнения, новый бухгалтер ведет учет в скопированной базе. Предложите сами такой вариант, если новый бухгалтер этого не сказал.
3. Поручите отделу снабжения запросить акты сверки с наиболее крупными поставщиками. Пусть новый бухгалтер сверит остатки задолженности с остатками в учете.
4. Если по данным учета бухгалтер выявит крупные суммы авансов или задолженности покупателей и эти данные вызовут у вас сомнения, запросите акты сверки.
5. Попросите нового главного бухгалтера оценить то, насколько правильно хранятся документы. Выясните есть ли система документооборота, насколько легко найти нужный документ. В идеале в каждой папке с документами должен лежать реестр документов и в нем должно быть отмечено, по каким документам есть в наличии оригиналы, по каким копии, а какие документы отсутствуют.
6. Хорошо бы совместно с бухгалтером провести инвентаризацию кассы и остатков товаров и материалов. Это и вам даст представление о состоянии складского учета и нового главбуха познакомит с ассортиментом.
7. Если уволившийся главный бухгалтер этого не сделал, то новый главный бухгалтер обязательно должен запросить акт сверки с налоговой.
По результатам всех этих действий проведите совещание. Спросите мнение нового специалиста о состоянии учета, об организации бизнес-процессов. Новый человек, особенно если он имел опыт работы в компаниях того же вида деятельности, посмотрит на вашу фирму свежим взглядом. Возможно его предложения покажутся вам интересными.
Смена главного бухгалтера - это всегда испытание для фирмы. Надеюсь мои советы помогут вам успешно их пройти.
В статье "Это нужно было сделать вчера. Зачем контролировать работу бухгалтера." я рассказываю о том, почему важно не пускать работу бухгалтерии на самотек. Вы должны всегда держать бухгалтера в тонусе. Если человек знает, что его работу проверят, то работает лучше.
Для руководителей, которые хотят составить мнение о качестве работы бухгалтера, я предлагаю услугу "Экспресс-аудит" учета. По вопросам сотрудничества пишите на почту, указанную в профиле канала или WhatsApp
Мой Телеграм-канал ФинПроСвет