Такое я часто слышу от обращающихся ко мне за помощью. Что теперь? Переписывать журналы задним числом? "Рисовать" чужие подписи? Нет. Есть единственное правильное решение такой проблемы, и сейчас я расскажу вам про него.
Спокойно, всё решаемо
И далеко не так, как кажется на первый взгляд. Совсем не обязательно зарываться в прошлое, вспоминать какой сотрудник когда был принят и уволен, чтобы восстановить хронологию событий. Особенно, если за плечами организации не один десяток лет работы. В конце концов, специалисты по охране труда в таком случае точно придётся ночевать на рабочем месте.
Тем не менее, предпринять действия всё же стоит, чтобы не создавать причин для штрафа. А они, согласно КоАП РФ, могут достигать 130 000 рублей (отсутствие журнала, к примеру, приравнивается к отсутствию инструктажа).
И если вдруг вам в голову пришла чудесная мысль "дорисовать" недостающие подписи, гоните её прочь. Во-первых, это незаконно, во-вторых (даже если вам всё равно), это отнимает достаточно много времени. Тогда как есть более логичный, легитимный и правильный вариант действий. Записывайте.
Оформление утери документа
Потеряться может любой документ. Но если речь идёт о приказе — его можно выпустить заново — это не такая головная боль. Сложнее всего работать с журналом. Например, вводного инструктажа. Ведь в нём содержатся данные о всех инструктажах по охране труда с теми, кто когда-то принимался в штат. Именно поэтому я и возьму его в пример. Итак, порядок действий следующий:
- Составить служебную записку об утере документа. Это может сделать специалист по кадрам, охране труда или любое другое должностное лицо. Распределение ролей здесь остаётся на ваше усмотрение. В записке должны быть изложены обстоятельства, при которых было выявлено отсутствие журнала.
- Собрать комиссию по расследованию обстоятельств утери. Правила всё те же: как минимум, три работника и нечётное число членов. Комиссия разбирается, кто же виноват в утере журнала. Итог работы комиссии — акт об утере документа (журнала).
А вот теперь интересный момент: виноватого выбрать всё равно придётся. Не бывает так, что журнал потерялся сам собой. Но сильно пугаться не стоит — совсем не обязательно прописывать этому работнику выговор, можно ограничиться устным замечанием.
- Издать приказ об утере документа. Именно в этом приказе обозначить виноватого, объявить ему замечание. А главное — поручить ответственным провести внеплановые мероприятия по охране труда. В нашем случае — завести новый журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда и провести внеплановый инструктаж со всеми ныне работающими. Оформить и заполнить журнал по всем правилам и бережно хранить.
Ничего страшного не случилось
... но расслабляться всё равно не стоит. Храните документы по охране труда бережно и ответственно. Ведите реестр документов, который согласуется с процедурой системы управления охраной труда "Управление документами СУОТ". Берегите свои документы и, разумеется, себя!
—
Я делюсь своими мыслями и наработками по охране труда со всеми, кто имеет отношение к этой области, и рад быть полезным своим читателям. Не забудьте оценить эту статью и подписаться на канал. Спасибо!
Вас точно заинтересуют эти статьи:
Провёл инструктаж по охране труда. Работники аплодировали стоя!
Не хочу носить каску. В ней неудобно! И что ты мне сделаешь?!
Несчастный случай в офисе. Что делать?