Если вы работаете с Google Workspace и переживаете, что он уйдёт из России, можете переехать в Яндекс 360 для бизнеса — в виртуальном офисе собраны сервисы для работы и повседневных задач: Почта, Диск, Телемост с видеозвонками, Документы, Мессенджер и Календарь. Офис помогает владельцам бизнеса управлять организацией удалённо в режиме онлайн. С сервисом может работать один человек или целая команда.
Рассказываем, как перенести в Яндекс 360 для бизнеса почту, календарь, заметки и другие файлы из Google Workspace.
Зарегистрируйте организацию в Яндекс 360
Если у вас нет аккаунта в Яндексе, создайте его. А если учётная запись есть, просто авторизуйтесь, перейдите на страницу с тарифами, выберите подходящий вариант и нажмите «Подключить».
Если у вас несколько организаций, например кондитерская, кафе и кофейня, и под каждую нужен отдельный аккаунт, нужно создать несколько учётных записей в Яндексе.
Оплатите доступ банковской картой или через расчётный счёт (если хотите платить со счета, обязательно добавьте ИНН организации во время регистрации). Если выбрали второй вариант, деньги будут идти от нескольких часов до нескольких дней. Управлять личным кабинетом организации можно после того, как деньги поступят на счёт.
Без домена
Подойдёт фрилансерам и небольшим компаниям, где работает немного сотрудников и нет больших отделов бухгалтерии, маркетинга и других. Например, фотоателье из трёх человек. Специалисты могут делиться друг с другом файлами на Диске, общаться через Телемост, отключить рекламу в сервисах Яндекса.
Без домена вы не сможете создать корпоративную почту, управлять учётными записями, просматривать архив писем сотрудников и группировать пользователей по отделам. По сути, вы просто объединяете команду, где у каждого участника своя личная почта на Яндексе.
С доменом
Подойдёт организациям для совместной работы. Если к аккаунту привязано доменное имя, у вас будет больше возможностей. Например, сможете создать корпоративную почту, сформировать организационную структуру из профилей сотрудников, просматривать письма всех участников через архив, контролировать учётные записи. Ещё сможете создавать алиасы — дополнительные адреса почтовых ящиков.
Как подключить домен. В личном кабинете перейдите в раздел «Настроить почту» и введите домен вашей компании.
Подтвердите домен — это нужно, чтобы никто не смог воспользоваться адресами чужих сайтов и прикрепить их к своей организации. Есть три способа:
- С помощью DNS-записи. Подойдёт, если у вас есть доступ к панели управления доменом у регистратора. При этом не обязательно, чтобы у вас был рабочий сайт, он может быть только в процессе создания.
- Метатегом. Подойдёт, если у вас есть доступ к редактированию страниц сайта. Нужно будет сформировать HTML-код в профиле компании в Яндекс 360 для бизнеса и добавить его на главную страницу.
- HTML-файлом. Подойдёт, если у вас есть доступ к корневому каталогу сайта на сервере хостера. Нужно добавить HTML-код из профиля компании в корневую папку сайта.
После этого нажмите на кнопку «Проверить». Проверка может занять до 72 часов.
Перенесите письма из Gmail в Яндекс 360 для бизнеса
Создание сервисного аккаунта и секретного ключа
Если у вас ещё нет проекта в сервисных аккаунтах Google, создайте его. В поле Organization укажите название организации, из которой вы хотите перенести письма. Оно должно совпадать с реквизитами, которые вы указывали в Яндекс 360.
Создайте аккаунт и получите секретный ключ в Google Workspace. Этот ключ вам надо скачать в формате JSON. Теперь настройте права доступа для созданного аккаунта по инструкции.
В поле OAuth Scopes поставьте значение: https://www.googleapis.com/auth/drive,https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly,https://mail.google.com/,email,profile
Дальше вам надо открыть доступ к своему проекту на трёх страницах:
На каждой странице в выпадающем списке Select a project выберите ваш проект и затем нажмите ENABLE.
Загрузка секретного ключа в профиль Яндекс 360 для бизнеса
Сконвертируйте секретный ключ (JSON) в base64. Для этого в командной строке компьютера введите команду (google_secret.json — файл секретного ключа):
- Для Windows — certutil -encode google_secret.json tmp.b64 && findstr /v /c:- tmp.b64
- Для macOS — base64 google_secret.json
- Для Linux — base64 -w0 google_secret.json
Перейдите в аккаунт организации в Яндекс 360 для бизнеса и откройте раздел «Импорт», выберите строку Gmail и укажите «Вручную». Заполните строки внизу:
- Адрес — migration-meta.
- Пароль — секрет в base64 (его вы получили после конвертации JSON в base64).
- Сотрудник — любой существующий логин на домене организации. Например, можете указать свой ящик.
Нажмите «Запустить импорт». Начнётся процесс, который завершится ошибкой, — так и должно быть, потому что пока вы загружаете секретный ключ, а не копии писем.
Перенос писем
Скачайте шаблон CSV-файла и заполните его. Каждый столбец в таблице — это ваши данные:
- source_login — адрес ящика в Gmail, из которого надо перенести письма
- source_password — пароль от ящика Gmail
- yandexmail_login — адрес вашей почты в Яндексе, куда вы хотите перенести письма
- yandexmail_password — пароль от почты Яндекса
- name — ваше имя
- surname — ваша фамилия
- middlename — ваше отчество
- gender — пол
- birthday — дата рождения
- language — язык
Снова перейдите в раздел «Импорт» и заполните его, только теперь выберите способ «Из CSV-файла». Нажмите «Выбрать файл» и загрузите документ, который вы заполняли ранее. После этого запустите импорт.
Письма скопируются из Gmail на Яндекс Почту. Их структура сохранится: входящие и отправленные рассортируются по папкам, непрочитанные отметятся как неоткрытые.
Как сделать так, чтобы новые письма приходили в Яндекс
Чтобы новые письма с Gmail пересылались в Яндекс, нужно сделать ещё одну настройку — добавить MX-запись. Для этого вам надо перейти в панель управления доменом (зоной DNS) на сайте компании, которая предоставляет вам DNS-хостинг. Потом удалить все существующие MX-записи и указать новые:
- Значение — mx.yandex.net.
- Приоритет — 10.
- Имя поддомена (или хост) — @. В некоторых панелях управления вместо символа @ нужно указать имя вашего домена (например, example.org.).
- Если требуется заполнить поле TTL, укажите 21600.
Перенесите контакты
Контакты при импорте писем через секретный ключ не копируются, перенести их можно только через vCard. Для этого откройте Google Контакты и в левом меню выберите вкладку «Экспортировать» и укажите формат vCard.
Откройте Яндекс Почту, на которую вы регистрировали организацию, и нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу. Выберите раздел «Контакты».
Нажмите «Загрузить контакты из файла» и выберите сохранённый ранее vCard из Google Контактов.
Перенесите файлы
Чтобы перенести файлы из Google Workspace в Яндекс, сначала скачайте их к себе на компьютер. Если у сотрудников тоже есть файлы, попросите сохранить их на компьютер. Потом загрузите все важные документы на Яндекс Диск, который у вас есть в аккаунте организации в Яндекс 360 для бизнеса.
Вы можете установить Яндекс Диск на компьютер и пользоваться всеми его преимуществами: создавать и редактировать скриншоты, делать заметки, настроить синхронизацию.
Перенесите календарь
Откройте Google Календарь, нажмите на значок шестерёнки в правом углу → «Настройки» → «Импорт и экспорт» → «Экспорт». После этого на ваш компьютер скачается файл в формате .ics.
Откройте Яндекс Календарь и в меню слева нажмите «Новый календарь» → «Импорт» → «Выбрать файл». Выберите ранее сохранённый файл из Google Календаря.
После импорта календаря вы можете сразу начать редактировать его: добавлять заметки, планировать встречи, создавать новые события. Так организации не придётся вручную переносить записи и тратить на это несколько часов.
Перенесите заметки
Импортировать записи из Google Keep в Яндекс Заметки напрямую не получится. Но если у вас есть важные данные, можно поступить так:
- Внизу важной заметки нажмите на три точки и в контекстном меню выберите «Скопировать в Google Документы».
- Запись сохранится на Google Drive, уже оттуда её можно скачать на компьютер, а потом загрузить на Яндекс Диск.
Если у вас остались вопросы по переезду из Google Workspace в Яндекс 360 для бизнеса или возникли трудности, ответы можно найти в Справке.
