Для управления договорами и в целом внутренними документами существуют специализированные программы, как например 1С:Документооборот. Но иногда такие программы для небольшого учета являются избыточными.
Давайте рассмотрим простой пример:
Мы небольшая организация, у нас есть ряд поставщиков все договора с поставщиками храниться подшитые в бумажном виде.
Если требуется найти оригинал какого-то договора, бухгалтер идет в архив ищет нужную папку, в ней ручками находит нужный договор.
Все эти действия отнимают время, проще в дополнение к подшитой бумажной копии хранить и ее электронную версию загруженную прямо в программу. При таком варианте не нужно будет н куда ходить мы сможем прям за рабочим местом открыть оригинал и при необходимости сверить информацию или отправить его нужному адресату.
Как это реализовано на примере программы 1С:Управление нашей фирмой?
1. Почти для каждого объекта информационной базы предусмотрена возможность прикреплять к ним любые файлы. Например, на форме карточки договора с поставщиком в панели действий есть ссылка — Файлы, если перейти по этой ссылке, то можно добавить к договору любой файл, это может быть документ в формате Word или скан-копия подписанного договора:
2. Таким образом в обычной управленческой программе мы можем получить архив электронных документов и ответственные пользователи смогут быстро получить к ним доступ.
👍 Стоит отметить, что прикреплять файлы можно не только к договорам, но и почти к любым документам и справочникам.
Я уже рассказывал про сервис распознавания документов, там отсканированные копии документов так же автоматически прикрепляются к учетным документам.
#1с #документооборот #договоры #унф #бухгалтерия #файлы