Участие в выставке – не теряющий актуальности метод привлечения клиентов. И пока одни экспоненты подписывают контракты, другие теряют время и бюджеты.
Как оказаться среди первых и не попасть ко вторым? Делимся 14-летним опытом.
Выбор выставки
Не все выставки одинаково полезны, а деньги придется тратить в любом случае, так что не берите первую попавшуюся, а выбирайте по эффективности.
Определите свою целевую аудиторию: составьте портрет потенциального клиента, узнайте мотивацию для покупки или заключения контракта.
Изучите информацию о выставке: ее тематику, масштабы и посещаемость. Нередко выставочные операторы завышают показатели – для проверки посмотрите фотоотчеты.
В среднем федеральная общеотраслевая выставка приводит не менее 200 лидов, федеральная специализированная – не менее 100, а региональная специализированная – не менее 30.
Определив тип мероприятия, в котором планируете участвовать, сможете понять, сколько контактов сможете собрать и сколько ресурсов потребуется на это затратить.
Изучите информацию о посетителях выставки: вид деятельности, размеры и географию компаний, баерский потенциал, цели и регулярность посещения, полномочия и сферу ответственности представителей.
Чем больше масштаб события, тем меньший процент целевой аудитории среди посетителей вам подойдет. Ориентируйтесь на показатель не ниже 30% для федеральных общеотраслевых выставок, и не менее 70% – для региональных специализированных.
Узнайте побольше о площадке: ее размеры, какие на ней проходят мероприятия, какие компании в них участвуют.
Выставка с историей, на площадке с хорошей репутацией и большим процентом целевой аудитории – ваш вариант.
Подготовка к выставке
Если бежать в последний момент, получите повышенные цены или отсутствие хороших мест (если они вообще останутся).
Начните готовиться заранее – не позже, чем за 3-6 месяцев.
Сразу выясните ответы на самые важные вопросы:
- наличие и расположение наиболее проходимых мест,
- стоимость участия,
- сроки отправки заявки,
- детали договора участия и его получение,
- ограничения и штрафы,
- канал получения новостей.
Если все выяснили, подавайте заявку и подписывайте договор.
И пока это только начало – нередко начало проблем: компании зачастую не могут разобраться, как идет подготовка, кто чем занят и что реально сделано. Чтобы не запутаться, действуйте поэтапно с самого начала:
Четко определите цели и задачи
Их понимание позволит правильно объяснить сотрудникам план работ.
Спланируйте мероприятия
Продумайте, как будете проводить презентации и конференции: какие для них нужны сотрудники, нужна ли особая техника, потребуется ли аренда зала или хватит площади стенда.
Составьте смету
Тщательно просчитайте расходы на сотрудников, маркетинг, стенд, выставочные экспонаты и связанные с ними транспортные затраты. Не забудьте заранее заказать все нужные от организаторов услуги.
Подготовьте персонал
Рассчитайте нужное количество людей для сбора контактов и организации мероприятий.
Назначьте супервайзеров
Ответственный менеджер проконтролирует подготовку к выставке, не допустив хаоса.
Помните о рекламе: организуйте рассылку по почте, подключите онлайн-каналы продвижения.
Начните рекламную кампанию не позже, чем за 1,5 месяца. Проведите ее в несколько этапов: сообщите о своем участии в выставке, а через неделю-две напомните. Если начали рассылку сильно заранее – повторяйте каждые 1-2 недели.
По возможности подключитесь к маркетинговой работе самой выставки: будет не лишним зарекомендовать себя заранее, запомнившись посетителям еще до того, как они окажутся в павильоне.
Обязательно пригласите клиентов и потенциальных партнеров – сможете продемонстрировать актуальность вашей деятельности, провести переговоры, даже заключить новые контракты.
Выбор застройщика
Сделать сложный технологичный стенд самим трудно, а предлагающих услуги застройщиков десятки. На разработку серьезного проекта потребуется много времени, так что начните поиск исполнителя за 3-4 месяца.
На что обратить внимание, чтобы выбрать надежного?
Опыт
Узнайте, как давно компания на рынке и насколько большой опыт у сотрудников. Чем он больше, тем более отлажены рабочие процессы и отработано взаимодействие команды, а, значит, минимизирован риск появления форс-мажоров.
Также годы изучения конкретной сферы позволяют выстроить работу с клиентом по-настоящему комфортно. На опыте рано или поздно продумывается все: от документации до программного обеспечения.
Наличие документов, подтверждающих деятельность компании
Бухгалтерские и налоговые отчеты компаний должны быть представлены в открытом доступе, их можно проверить через государственные онлайн-ресурсы или запросить в виде пакета документов у самого застройщика.
Наличие лицензии на проведение строительных работ, сертификатов на материалы, свидетельств о квалификационных разрядах рабочих, аттестации профильных мероприятий и аккредитации на выставочных площадках необходимо уточнять, чтобы потом не пришлось получать необходимые разрешения самостоятельно.
Портфолио с выполненными проектами
Проверьте, что изображения не взяты с сайтов других компаний, а клиенты действительно существуют.
Наличие в портфолио дорогих проектов для крупных компаний, особенно если такой клиент обращался не раз, подтвердит, что застройщик ценится людьми, заказывающими работу у лучших специалистов и готовыми платить за настоящее качество.
Реальные отзывы
Изучите соцсети застройщика, а также самих клиентов. Если есть сомнения, обратитесь к клиентам напрямую, чтобы узнать об их опыте работы с оцениваемым подрядчиком.
Хорошо, если контакты клиентов указаны в блоке отзывов и среди них есть представители известных брендов.
Партнеры
Узнайте, с какими выставочными площадками компания уже работает. Аккредитация и регулярная работа на площадке выставки, в которой вы планируете участвовать, позволят избежать проблем с документацией, а также просчитать подводные камни застройки в конкретном павильоне.
Стоимость работ
Стоимость стенда зависит от нескольких факторов: размеров, сложности конструкции, уникальности проекта и его оформления, а также срока, в который застройщику необходимо уложиться.
Ищите заказчика с обоснованным прайсом, который гарантирует качественную работу, выполненную в срок.
Не помешает посетить самостоятельно – уверенные в своих силах подрядчики сами предлагают провести экскурсию по производству, но можно также проверить его наличие на сайте Союза Выставочных Застройщиков.
Более того, свое производство также доказывает надежность компании, ведь ему требуются регулярное обслуживание и ремонт.
Наличие запаса комплектующих для монтажа
Свой склад – гарантия, что не придется искать детали в последний момент. Также вместе с производством они упрощают логистику и снижают затраты на изготовление итогового продукта.
Собственный штат дизайнеров и креаторов
Дизайнеры должны знать все новые тренды, но не забывать о пожеланиях клиента при разработке проекта.
Задача креаторов – уметь увлекательно рассказать историю вашей компании, привлечь людей на стенд и продемонстрировать ваши ценности широкому кругу участников.
Работая вместе как креативный отдел, они создадут общую концепцию и сохранят ее целостность даже при необходимости внесения изменений, например, если компания сменит корпоративный дизайн или скорректирует текст миссии.
Организацию рабочего процесса
Важно, чтобы все сроки утверждались заранее, а вы могли в любой момент получить всю информацию о текущем этапе работ и ближайших перспективах.
Проработанное расписание с постоянной связью с менеджером даст легко состыковать график своей команды с графиком команды застройщика (например, запланировать доставку экспонатов или выкладку материалов).
Собственный штат монтажников
Свои специалисты – это отлаженная работа и накопленный опыт, без которых создание стенда – рискованное мероприятие. Они уже знают все ГОСТы, СНИПы, зачастую даже особенности и требования площадок, что позволяет оптимизировать время застройки, исключив форс-мажоры.
Договор с опытным застройщиком с собственной командой и производством снимает с будущего экспонента необходимость организации множества процессов, уберегает от лишних трат и освобождает время для подготовки экспонатов и специалистов к выставке.
Разработка и застройка стенда
Подготовка выставочного стенда – один из ключевых этапов организации участия в выставке. Неинтересный стенд не привлечет людей даже к самой полезной продукции, а неслаженная работа команды застройщика может привести к срыву графика работ.
Застройщик берет на себя весь процесс:
- На основе ТЗ клиента, брендбука и планов вашей компании застройщик фиксирует цели и задачи участия на выставке. Предварительно обсуждаются дизайн, стиль, бюджет и сроки отрисовки проекта.
- Дизайнер и креаторы разрабатывают концепцию и макет будущего стенда. В выбранный клиентом макет вносятся правки по его пожеланиям, чтобы точно отразить задуманную идею.
- В соответствии с макетом согласовываются материалы и смета.
- После последних правок подписывается договор, а клиент вносит предоплату.
- Макет передается в конструкторское бюро, и технический отдел прорабатывает стенд в соответствии с ним, ГОСТ, СНиП и учетом подключения оборудования. Готовый проект стенда одобряется инженерно-техническими специалистами выставочной площадки. Время каждого этапа подготовки согласовывается – без согласования выставочный центр может не успеть предоставить запрошенные услуги.
- Перед непосредственно заказом материалов и подготовкой комплектующих при изменении корпоративного стиля вносятся правки в макет.
- Застройщик закупает материалы.
- На производстве из них изготавливают детали стенда на основе предоставленной техническим отделом документации.
- Производится печать, плоттерная резка баннеров и самоклеящейся пленки.
- Застройщик привозит комплектующие на выставочную площадку, монтажники собирают стенд. При монтаже необходимо соблюдать требования генерального застройщика, списки которых площадки выкладывают в открытый доступ. Иногда они не разрешают определенные монтажные или покрасочные работы на своей территории – застройщик должен узнавать об этом заранее.
- Художники вносят последние штрихи в соответствии с дизайн-проектом.
- Рабочие устанавливают мебель, аудио-, видео-, мультимедийное оборудование и бытовую технику.
- Производится уборка стенда и передача его заказчику.
Чем сложнее проект, тем больше времени нужно на его проработку, поэтому, даже если нашли подрядчика заранее, не откладывайте работу на последний месяц.
Разработка макета с уникальным дизайном и внедрением сложных технологий возможна бесплатно: например, оставив заявку на сайте компании нашей компании, вы получите в подарок одну бесплатную концепцию и проект в 3D-формате с WOW-эффектами.
Также компания гарантирует сопровождение в течение выставки с решением любых форс-мажоров и быстрый демонтаж после.
Лидогенерация с помощью стенда
Стенд и его экспонаты – ваш основной канал привлечения клиентов на выставке. Они должны обращать на себя внимание издалека.
Просчитанное освещение, обращающее внимание посетителей на важные экспонаты, необычное применение корпоративных цветов и уникальная форма стенда – еще не все приемы, которые можно использовать.
Цифровые методы покажут ваш бренд с выигрышной стороны и вовлекут посетителей во взаимодействие. Используйте современные технологии:
- интерактивные (коммуникационные, игровые),
- инновационные (видеостены, голографические, проекционные и мультитач-экраны, LED-сетки, 3D-фигуры, 3D-комнаты, виртуальные консультанты, AR/VR),
- конфигурационные (арт-пространства, экспозиции).
Сведите полиграфию к минимуму – цифровой обмен контактами надежнее копящихся визиток. Упростит общение с посетителями технология умных визиток на основе NFC или функционал сервиса EXPODAT.
Вот только, увлекаясь инновациями, не забудьте заранее уточнить у организаторов, возможна ли их реализация на выставочной площадке.
Кроме технологий, внимание посетителей привлекут и более традиционные методы: завлекающее шоу, лотереи, розыгрыши, подарки и сувениры, а заранее предусмотренная переговорная зона, еда и напитки позволят создать для будущих клиентов комфортные условия, а переговоры провести эффективно.
Подготовка сотрудников
Опоздания с подвозом экспонатов, игнорирующий звонки офис, неработающий экран – нередкие проблемы на выставках. Чтобы их не допускать или быстро устранять, разделите персонал на команды с четкими обязанностями:
- стендовую (промоутеры, менеджеры, эксперты),
- офисную (оперативная поддержка),
- сервисную (техническая поддержка, обслуживание).
Неслаженная работа ведет к упущенным возможностям, ведь стендовые сотрудники – ключевое звено сбора контактов. Они должны однозначно понимать поставленные перед ними цели, работая на привлечение клиентов, а не на количество собранных или выданных визиток.
Проработайте сценарии взаимодействия стендовой команды с партнерами, потенциальными клиентами, журналистами, конкурентами, а также случайными посетителями, чтобы работники не тратили время зря и показывали компанию с выигрышной стороны.
У стендовой команды должно быть четкое расписание работы от открытия до закрытия павильона. Его можно составить и разослать всем в электронном виде.
Изготовьте промоформу. С ней сотрудники даже без прямого общения будут «ходячей рекламой» бренда.
Иногда со списками случаются проблемы, из-за чего экспоненты не могут пройти на выставку как участники. На всякий случай зарегистрируйте сотрудников еще как посетителей, чтобы было легко провести их на площадку в случае форс-мажора.
Работа на выставке
Если стенд – канал лидогенерации, стендовая команда – те, кто эти лиды формируют и ведут вглубь воронки продаж.
Для всех сотрудников стенда действуют общие правила:
- лучше приходить не позже, чем за час до открытия, чтобы подготовить материалы на стенде.
- полезно встретиться с максимальным количеством партнеров в первый день, пока они не сформировали свое расписание до конца выставки.
- если надо отойти от стенда, следует взять с собой рекламные материалы. Поделиться полезной информацией можно даже в буфете (но ненавязчиво).
У каждой роли свои обязанности
Промоутеры
Раздают основные промоматериалы, устанавливают контакт с посетителем, оценивают его, переводят к менеджеру или эксперту. Тактично завершают общение, если считают клиента нецелевым.
Менеджеры
Проводят базовую консультацию, отвечают на основные вопросы о компании и продукции, обрабатывают контакты и распределяют по уровню заинтересованности, выдают подарки с сувенирами, организовывают розыгрыши и другие небольшие мероприятия.
Эксперты
Переводят посетителей в разряд клиентов. Детально консультируют потенциальных партнеров, общаются со СМИ, участвуют в интервью и видеосъемках, проводимых на выставке, как лицо компании.
Важно каждый день проводить утренние брифинги и подводить итоги вечером. Это поможет вовремя отследить ошибки, неудачные решения, нехватку рекламных материалов или представляемой продукции.
Работа после выставки
Часто компании сразу после окончания мероприятий бросаются обрывать телефон потенциальным клиентам, а в результате их теряют.
Постарайтесь не надоедать, придерживаясь высказанных посетителями пожеланий: высылайте материалы в оговоренное время или следуйте правилу 48/10/30. Первый контакт в течение 48 часов, второй – в течение 10 дней, третий – в течение 30.
Для горячих лидов проработайте письма индивидуально, для остальных можно сделать также или ограничиться типовой рассылкой.
Иногда клиенты не торопятся с заключением контрактов, ускорить взаимодействие можно, сделав персональное выгодное предложение.
Итоги
Без анализа нет понимания ошибок, появляется риск их повторить.
Чтобы понять реальные результаты работы и выявить проблемы, обязательно соберите статистику:
- количество полученных контактов, сколько из них принесли результат,
- анализ эффективности и функциональности стенда (от расположения до поведения сотрудников),
- количество розданных материалов,
- количество публикаций в СМИ,
- отзывы посетителей.
Не забудьте главное – подсчитать ROMI. Но не спешите оценивать экономический эффект в первую же неделю, мероприятие покажет результаты не менее, чем через 1-3 месяца, а иногда и полгода.
После обработки всех контактов и окончательного понимания, какие принесли плоды, а какие – нет, легко проанализировать выгоду, чтобы выстроить более эффективную стратегию на следующий раз.
Показать свой бренд и найти новых клиентов – основные задачи участия в выставке.
Важно подходить к организации с ответственностью и выбирать правильных подрядчиков, чтобы не терять деньги, а увеличивать прибыль в разы.