Must have инструмент для 'эффективной организации потока задач
Я перепробовал очень много инструментов для планирования: исписал несколько ежедневников, тетрадей, пару тысяч простых листов А4 (которые потом приходится сжигать, потому что такое не выкинешь, иначе мусорщики, которые могли бы прочесть и сделать всё, что там написано, давно стали бы атлетами, с квартирой в Москве и многомиллионным бизнесом)
С конца 2021 года я полностью пересмотрел свой подход к Trello.
Раньше там было много досок, которые я начинал и бросал, потому что пытался вести их без системы. Кстати, во время такой чистки я и откапал предыдущий инструмент.
Теперь я изучил, как именно должна работать Канбан доска (чем Trello и является). В этом вопросе мне помог курс Маргулана Сейсембаева - Кайдзен планирование.
Главный подход к планированию строится из следующих шагов:
1. Выгрузить в первую колонку все ваши мысли, задачи, переживания
Главное сделать так, чтобы в голове не осталось ничего, что бы вас беспокоило.
1 Мысль - 1 Карточка, это важно.
Польза: решает проблемы с бессонницей, теперь вы думаете о проблемах только когда открываете трелло, а в остальное время чувствуете себя прекрасно
Побочный эффект: выгрузив всё на доску я ещё неделю не открывал Trello так как там теперь хранится то, что меня беспокоит и начинать разгребать всё это мне не очень хотелось
2. Классифицировать карточки используя следующие фильтры:
- Это я хочу сам - стремиться, чтобы все карточки были такими
- Это я должен сделать - пообещал, попросили, заставили, вынужден - выполнить обязательства и постараться в следующий раз их минимизировать
- Это инвестиция - эта задача даст мне свободу, здоровье, финансы, улучшит отношения, даст прочие ресурсы,
- Это трата - траты делятся на полезные - сходил в кино, порадовал себя, что-то купил для себя, поехал в отпуск - траты это по сути качественный результат вашей деятельности, то ради чего вы всё это делали. Но также бывают и бесполезные траты - потеря времени. В такую категорию может попасть дело, которое было сделано зря. Таких трат нужно избегать
Я предлагаю классифицировать задачи до выполнения по фильтру хочу/должен, а после - инвестиция/трата.
3. Временные столбцы
Далее можно разбить задачи по времени - в этом году, в этом месяце, на этой неделе, завтра, сегодня.
Думаю, тут всё очевидно.
Польза: помогает держать фокус на актуальных задачах и видеть картину в целом.
4. Столбцы "ИСПОЛНЯЕТСЯ МНОЙ" и "ИСПОЛНЯЕТСЯ ДРУГИМИ"
Очень важная функция. Часто дела, которые зависят не от нас теряются из виду и тормозятся. Или наоборот дело осталось у вас в голове как ваше, хотя по факту оно исполняется другими и вы просто ждёте и теряете время, не способные переключиться на другую задачу.
В этом подходе, как только карточка переместилась в колонку исполняется другими, вы отключаетесь от этой задачи и берёте новую, а она остается под рукой для периодического контроля.
5. Столбец "КОРЗИНА или ОТЛОЖЕНО"
Конечно, мы не сидим и не перетаскиваем карточки в моменте, в любом случае нас затягивает рутина и к Trello мы возвращаемся в лучшем случае вечером.
Здесь то мы и можем обнаружить дела, которые не были завершены. Без системы мы бы просто забыли о них, а тут так нельзя. Такие задачи должны быть перемещены в корзину. Раз в неделю необходимо проводить чистку корзины.
Каждая задача должна быть проанализирована, почему она сюда попала, можно ли от нее отказаться или изменить, разбить на более мелкие задачи.
Такой анализ помогает после каждой чистки настроить вашу систему более точно. Вы либо сразу не берёте глупые задачи, либо определяете подходящий размер задачи, который сможете проглотить, либо делаете какой-то иной свой вывод.
6. Столбец ВЫПОЛНЕНО
Сюда перемещаются карточки выполненных задач. В личной доске, как я уже говорил выше, я разделяю их на инвестиции и траты, в рабочей доске пишу Выполнено и Выполнено с расходами - это позволяет мне анализировать данные и вести микро отчётность.
Это был пример моего подхода к обращению с канбан доской. Вы можете изменять детали на свой лад, добавлять или удалять столбцы. Главное оставить столбцы:
- - Задачи
- - В процессе
- - Выполнено
Но согласитесь, это довольно скучно.
Но это ещё не всё. В следующей статье я опишу некоторые надстройки, которые можно внедрить для ещё большей эффективности планирования и организации жизни:
- - метки
- - чек-листы
- - даты начала и выполнения
- - мотиваторы
- - кластеризация дня
- - и может быть что-то ещё
А сейчас предлагаю посмотреть пример моей доски
Если появятся вопросы, пишите, можем обсудить эту тему!
