Нас всех обступила цифра и огромное количество чеков и документов. Чеки вот предложили - только в цифре. Вроде бы все продублировано, подписано ЭЦП и можно документы не хранить физически. Но все же ряд документов хранить обязательно. Разберем, что делать, чтобы не вспоминать поговорку: «Что имеем – не храним, потерявши – плачем»?
Привожу минимальный список для обычного человека, который не занимается своим бизнесом и трудится по найму.
Какие именно документы хранить нужно не три года (срок исковой давности), а больше и почему:
1) Любые документы в рамках уголовных дел, к которым вы имели отношение как подозреваемый, обвиняемый и свидетель, могут пригодиться и через 10, и через 30 лет. Правило такое: если вызвали на допрос в любой гос. орган – требуем копию протокола и храним.
2) Договоры о продаже недвижимости и дорогостоящих вещей хранят для того, чтобы подтвердить законное получение доходов.
3) Договоры на приобретение недвижимости и дорогостоящих вещей, долей в хозяйственных обществах. При покупке недвижимости обязательно хранить запрошенные у продавца документы – основания приобретения недвижимости предыдущим продавцом. Часто эти документы помогают доказать вашу добросовестность как покупателя при возникновении споров. А также обязательно хранить платежные документы по таким сделкам. С учетом подвижек в содержании реестров (ЕГРН, ЕГРЮЛ), не ясно пока когда, где и кому придется доказывать, что ты собственник своего чудесного имущества. Кроме того, такой пакет документов позволит получить вычет по НДФЛ при продаже имущества (имущественных прав) если вы будете продавать имущество до истечения срока владения, в течении которого продажа имущества облагается НДФЛ. По истечении этого срока эти документы также позволят доказать, что продажа налогом не облагается.
4) Если вы надеетесь получать пенсию, то следует посетить Пенсионный фонд, получить в бумажном виде Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица по форме СЗИ-ИЛС и удостовериться, что за весь стаж вашей трудовой деятельности с ваших доходов работодатель платил взносы в Пенсионный фонд. Нет взносов – нет пенсии. Да, такое тоже бывает, даже у визуально нормальных работодателей. В моей практике было. Выявляли при аудите работодателей. СЗИ-ИЛС периодически обновляйте и храните
5) Трудовые договоры (с дополнениями и должностными), трудовые книжки (желательно было не отказываться от трудовой книжки в бумажном виде, но если отказались запрашивайте у работодателя СТД-Р) и справки 2-НДФЛ за все годы трудовой деятельности . Если у Вас нет этого пакета – запросите трудовые документы в копиях у нынешнего и предыдущего работодателя и с ними 2-НДФЛ . Работодатель обязан предоставит документы в течение 3 дней. Все эти документы также как минимум сэкономят время при оформлении пенсии.
6) Все документы о родстве, свидетельства о рождении. Не известно, чьим наследником окажетесь вы или Ваши дети.
7) Все подписанные Вами договоры (согласия) - в течение 3 лет (иногда 5 лет) с момента окончания действия договора и (или) исполнения обязательств по договору.
Вышеперечисленные документы нужно хранить всю вашу жизнь. Это очень коротенький список. На самом деле нужно хранить в личном архиве намного больше документов. Но этот минимум – обязательно. Даже если вы будете хранить документы не систематизировано, то все равно это будет огромным подспорьем вашему юристу в случае обращения за юридической помощью.
И конечно, напомню вам, что на всех перечисленных документах должны быть даты, подписи и печати компетентных лиц и органов.
Где хранить, чтобы обеспечить сохранность – следующий вопрос, над которым Вам нужно подумать при создании архива.
Я не рассматривала тут вопросы уязвимости хранения документов в цифре и того, какие документы будут приоритетнее: бумажные или данные реестров. Но в случае тотальной потери цифровых данных бумажные документы помогут доказать факты вашей биографии. Не ленитесь, повышайте правовую грамотность и храните документы на бумаге. Когда-нибудь это Вас очень выручит.
#юрист #документы #хранениедокументов #хранение_документов #НДФЛ #вычеты #вычеты_НДФЛ #вычетыНДФЛ #пенсия #наследство
