Пока мы ходили в пятидневку конечно же мы не переставали практически каждый день узнать что-то новое, что с каждым разом это новое заканчивалось бурным обсуждением с моей коллегой.
В своих прошлых статьях я с Вами делилась тем, как прошли мой первый рабочий день до обучения, а также второй день в секторе в перерыве между двухдневным обучением и тренингом с психологом, поэтому дальше я планирую рассказать чем мы с коллегой занимались на протяжении всего времени пока находились в статусе новеньких, пребывая в графике 5/2 до конца марта.
25 марта – это третий по счету наш рабочий день в секторе. Мы с коллегой старались до работы встретиться либо в метро, либо на выходе из метро, поскольку каждой из нас так было проще, да и мы могли не в рабочее время чуть-чуть поболтать и обсудить некоторые волнующие нас вопросы пока шли до работы.
Наш сектор, в котором мы работали начинал работать для посетителей с 9:30, но для всех сотрудников рабочий день начинался с 9:00, поэтому чтобы попасть в здание — тот ещё квест.
В этот день, когда мы подходили к главному входу сектора МФЦ мы с коллегой наблюдали следующую картину: около двери стояла девушка, по всей видимости, как мы подумали, что тоже такая же сотрудница, как и мы. Девушка постучалась в дверь, чтобы коллеги, которые уже находились на работе ее впустили. Но, пока ей открывали дверь, мы уже успели подойти к двери, чтобы зайти внутрь вместе с ней.
На что девушка поворачивается к нам и говорит: «Вообще-то я сотрудник»
Мы с коллегой не растерялись и ответили, что тоже, поэтому пришли не просто так. Когда с той стороны нам открыли дверь, нас с коллегой не хотели впускать, поэтому мы представились, что являемся новыми сотрудниками и нас впустили.
Далее мы пошли переоделись и решили обратиться к старшей смены, чтобы она дала нам задание, что необходимо будет сделать. Старшая смены (в этот раз нам попалась другая, как я говорила ранее всего у нас их было две, т.е. допустим сегодня у нас одна старшая смены, а завтра другая), и чтобы не путаться давайте назовем ее Н.
Старшая смены, что одна, что другая располагались в кабинете у начальника сектора, сам кабинет был не особо большой, но места хватало, поэтому первым делом мы с коллегой посетили этот кабинет, чтобы узнать для нас задание на день. На что нам было сказано, что сейчас нам нужно измерить температуру и записать ее в такой-то папке, которая специально была для этого создана, а дальше нам нужно подняться наверх (все кабинеты начальства, в том числе комната приема пищи и отдыха, а также раздевалка располагались на цокольном этаже, как я уже писала об этом в части 4).
Мы с коллегой поднялись так скажем на первый этаж, где находилась информационная стойка, за которой обычно сидели опытные администраторы и не понимали, что же нам предстоит делать дальше. Некоторые сотрудники, которые скорее всего работали там не первый год уже знали, что их каждый день ожидает, но, для нас это было в новинку.
Мы с коллегой подумали о том, что сейчас соберут весь коллектив и нас официально представят, как новых сотрудников, чтобы опять не произошло такой ситуации, что перед началом рабочего дня на входе нас не хотели пускать в учреждение.
Но, нет.
Оказывается, как мы узнали позднее, каждый день время с 9:00 до 9:30 выделяется для проведения на постоянной основе обучения по порядку предоставления государственных и муниципальных услуг в целях повышения квалификации для всех работников сектора.
Поэтому, соответственно коллективу нас никто не представил и представлять не собирался. Хотя, как я считаю, это неправильно, и пожалуй, это первое, что мне уже не понравилось.
Каким образом у нас в секторе проходили обучающие утренние часы?
В этот день у нас в секторе обучение проходило следующим образом: все сотрудники сидели на диванах, либо стульях около стойки ресепшена, а за стойкой ресепшена стояла старшая смены, которая рассказывала изменения, произошедшие в законодательстве, а также задавала различные вопросы действующим сотрудникам, представляя себя в роли клиента.
Зачем это нужно?
Поскольку у нас в стране происходят регулярные изменения в законодательстве, которые касаются предоставления услуг, а также постоянный рост объема информации, с которой приходится сталкиваться специалистам МФЦ, то для этого необходимо дополнительное время, чтобы подготовить специалистов для предоставления большего количества услуг, отвечающим всем требованиям качества обслуживания.
Ведь именно повышение качества предоставления государственных услуг — это приоритетная задача МФЦ и именно для этого было выделено утреннее время на обучение, чтобы коллеги могли обсудить произошедшие изменения, решить как они могут снизить время ожидания на прием, исключить всевозможные ошибки и улучшить доступность МФЦ для граждан.
В тот момент, мне было очень интересно все слушать, я как губка старалась впитать в себя всю информацию, запомнить, чтобы в будущем ее использовать, так как понимала, что возможно мне это может пригодиться в работе.
Когда время обучения подошло к концу, мы с коллегой снова решили спросить у старшей смены, чем мы сегодня целый день будем заниматься. На что она ответила, что сегодня мы можем посидеть за спинами опытных сотрудников и посмотреть, как ведется прием.
Так как была пятница и мы, напоминаю, были на пятидневке, то рабочий день у нас был до 17:00, то сидеть за спинами опытных сотрудников нам нужно было с 9:30 до 17:00 (разумеется с технологическими перерывами и перерывом на обед). Прикольно, да?
Это мне тоже не понравилось, поскольку целый день предстояло сидеть за спиной специалиста МФЦ, которому возможно, по-моему мнению я мешала.
Почему я так думала?
Потому что я уже как-то находилась в такой ситуации на предыдущей работе, что у меня за спиной сидел новый сотрудник, которому нужно было объяснять в чем заключается суть нашей работы и чем мы занимаемся, а также новичку приходилось наблюдать, как осуществляется прием посетителей, поэтому я очень хорошо понимала, что в данной ситуации человек, который ведёт прием чувствует себя некомфортно.
Специалист, ведущий прием конечно уделяла мне время, старалась что-то объяснить, показать, но для меня все было чуждо, поэтому я задавала ей свои вопросы, пусть они может быть были глупые, но зато я постепенно узнавала то, что мне было необходимо знать, чтобы понимать суть предстоящей работы.
Время от времени мы с коллегой ходили на законные перерывы, о которых я мельком упомянула в своей предыдущей статье, поэтому в этой статье мне бы хотелось остановиться на этой теме и рассказать подробнее, что они из себя представляли.
Поскольку мы работали в графике 5/2, то у нас с коллегой были технологические перерывы по 15 минут (всего для нас было допустимо два перерыва) и перерыв на обед продолжительностью 48 минут.
Мы старались один перерыв использовать до 12 дня, потом где-то в 13-14 дня сходить на обед, а последний перерыв использовать ~ за час до окончания рабочего дня.
Но, самое интересное не это, а то, что для того, чтобы сходить на любой из перерывов или на обед нужно было ОТПРОСИТЬСЯ.
Вы когда-нибудь в своей жизни встречались с тем, что для того, чтобы сходить попить чай/кофе или покушать Вам нужно спросить у кого-то разрешение?
Я нет. До определённого момента, который настал, когда я начала работать в МФЦ.
До этого я работала 5/2, но чтобы попить чай и когда я захотела покушать мне не приходилось никогда отпрашиваться. А тут представляете, пришлось.
Поэтому каждый раз, когда мы хотели с коллегой сходить на перерыв или на обед нам приходилось звонить старшей смены, чтобы она разрешила нам это сделать.
Уже в тот момент я задумалась о том, неужели это та работа, на которую я готова ходить? Готова отпрашиваться? Быть рабом? Тогда меня уже стали посещать мысли об увольнении, хотя это был мой только третий рабочий день.
Но, чем было дальше, тем хуже.
28 марта – четвёртый рабочий день, который по сути не отличался от предыдущего. В этот день мы с коллегой попали к другой старшей смены, которую назовём О.
В этот день мы зашли в сектор без каких-либо происшествий и наездов, более менее нас знали в лицо, но не совсем, поскольку сотрудники работали по сменному графику 2/2, мы не со всеми еще успели познакомиться или просто не всех успели увидеть и запомнить.
И как обычно, мы направились в тот самый кабинет, где сидела старшая смены и начальник сектора, измерили температуру и записали в нужную папку (кстати, как выяснилось потом температуру у нас измеряли три раза в день, но только утром мы сами это делали в кабинете начальства, а в течении дня этим занимался кто-то один из ресепшеонистов, подходя к каждому сотруднику).
Помимо того, что абсолютно все сотрудники бывало толпились в маленьком кабинете начальства, кто-то измерял температуру и записывал себя в ту самую нужную папку, которая была для этого предназначена, а кто-то, как мы с коллегой заметили (по нашему мнению, вероятно, сотрудники, которые работали здесь давно) помимо измерения температуры записывали себя еще в какую-то папку и каждый день брали из альбома, который был предназначен для карточек что-то похожее на проходку по зданию, затем брали бейдж и быстро бежали на первый этаж к своему рабочему месту.
Насколько я помню, в этот день как раз начальством было принято решение поменять бейджи. В МФЦ существует два вида бейджиков: один представляет из себя нагрудный бейдж, другой — крепится на ленту.
Начальство хотело, чтобы абсолютно все сотрудники носили только нагрудный бейдж, так как если к сотруднику обращается кто-то из посетителей, то обратившемуся нужно опустить глаза вниз, чтобы прочитать что же написано на бейдже, нежели нагрудный бейдж, который находится практически перед глазами, а также это нужно было для того, чтобы в окне приема, где сидел специалист МФЦ было понятно, как зовут этого сотрудника и какую должность он занимает (это помимо того, что в каждом окне у специалистов имелись свои собственные таблички с этими данными).
Бейджи, которые крепились на ленту у сотрудников изымали, а нагрудные, к сожалению, были не у всех и они были в дефиците, поэтому сотрудникам каждый раз, приходя в свою смену приходилось вынимать чью-то фамилию из бейджика и вставлять свою, и так каждый раз. На вопросы, когда у всех будут такие бейджи начальство ссылалось на то, что их сейчас нет, а когда будут они не знают, нужно ждать.
Каждый день для нас с коллегой был новым и загадочным, мы не знали, чем мы будем заниматься целый рабочий день, поэтому каждый раз с этим вопросом мы приставали к старшей смены.
Как Вы уже знаете, каждое утро у сотрудников МФЦ до начала приема посетителей отводится на обучение, поэтому уже не хочется уделять этому какое-то внимание. Скажу только то, что обучение может быть разным, если в прошлый раз у нас было что-то вроде планерки, то в этот раз каждый сотрудник проходил обучение на своем рабочем месте: смотрел видео лекцию, либо презентацию, а потом проходил тест на усвоение полученных знаний.
Где проходило данное обучение?
Если помните, ту самую историю с логинами и паролями, которые мы очень долго не могли дождаться от старшей смены, а также мое обучение по первичной подготовке вновь принятых работников на работу в ГКУ МФЦ, то я показывала фотографию, что в МФЦ существует своя система дистанционного обучения и тестирования, где собственно и проходят все обучения, в том числе каждодневные.
После того, как утренние обучения подходили к концу начинался прием посетителей. Ровно в 9:30 утра охранник запускал посетителей, которые давно толпились у двери, посетители направлялись к информационной стойке, чтобы их проконсультировали и помогли взять талон в нужное окно (в то время, когда я работала МФЦ работал только по предварительной записи, поэтому людям, которые просто проходили мимо и решили заглянуть в МФЦ для решения своего вопроса часто приходилось слышать отказы в приеме).
По сути этот наш день от предыдущего практически ничем не отличился, кроме того, что обучение прошло в новом для нас формате. Ну, как для нас, для остальных сотрудников, но не для нас с коллегой, так как мы опять сидели за спинами опытных сотрудников.
Я считаю, что если человек пришел работать, то выделите ему наставника, который его будет сопровождать на протяжении всего адаптационного периода, а не сажайте за спинами опытных сотрудников, у которых он мало чему может научиться. Больший эффект новый сотрудник может получить тогда, когда сам попробует поработать в новых программах под пристальным вниманием старшего товарища, ведь как говорят, пока не попробуешь не узнаешь.
Кстати, да, о наставнике и плане наставничества. Это был наш вечный вопрос, который мы с коллегой задавали, то одной старшей смены, то другой. На вводном курсе по первичной подготовке вновь принятых сотрудников, который мы проходили нас уверяли в том, что как только мы придем на наше рабочее место нам сразу же предоставят наставника, но что-то в нашем секторе с этим вопросом как-то не торопились, поэтому мы ждали когда же нам сообщат эту радостную новость.
Мы с коллегой не теряли зря времени и поэтому принялись расспрашивать опытных коллег за спинами которых каждая из нас сидела о тех вопросах, которые нас в первую очередь волновали, а потом на одном из перерывов или обеде обсуждали услышанную информацию.
Например, мы заметили, что каждый сотрудник каждый день сидит на разных рабочих местах, что разве за сотрудником не закреплено какое-то свое рабочее место?
Оказывается, что нет, ни у одного сотрудника нет своего рабочего места, каждый раз он сидит в разных окнах.
Было очень интересно, как это вообще, что у сотрудника нет своего рабочего места, ведь на собеседовании об этом никто не говорит ни слова. Да и скорее всего не скажет, так как это сразу отпугнет человека, который пришел трудоустраиваться. Услышанная информация была для меня настоящим шоком, у меня до сих пор в голове не укладывается как такое может быть и для чего это нужно. Думаю, что это явилось вторым фактором, который приблизил меня к мысли об увольнении.
Но, а что дальше? Человек приходит на работу в свою смену и как он узнает, что сегодня он сидит в таком-то окне?
Очень просто, на стойке ресепшена всегда лежит листик называется рассадка, на котором написано кто сегодня в каком окне сидит, а также роль, которую специалист МФЦ должен выбрать, когда будет регистрироваться в электронной системе управления очередью, поэтому перед тем, как спуститься на цокольный этаж, чтобы переодеться нужно посмотреть, где ты сегодня сидишь, т.е. в каком окне.
Как я уже сказала выше, после того, как сотрудники поставят свои подписи в папках, возьмут бейдж и какую-то непонятную карточку, то быстро бегут на первый этаж, чтобы что-то успеть, но что — оставалось загадкой.
Оказывается, что в начале рабочей смены, определенной графиком работы, специалист МФЦ занимает место в окне:
✅ регистрируется в программе электронной системы управления очередью в соответствии со специализацией, установленной руководителем МФЦ (специализация - это роль, которая установлена рассадкой, бывают разные роли: ученик, студент, эксперт и т.д., в зависимости от роли к специалисту могут попасть только определенные виды услуг)
✅ открывает методические рекомендации, а также все необходимые информационные системы используемые в работе (кто переживает, что все не запомнит, боится, что назовет не все документы, которые нужны или запутается во всех услугах, то не бойтесь, на этот случай Вам всегда может помочь методичка, в которой все подробно написано, в том числе какие документы нужны, что нужно отсканировать, какие документы необходимо забрать в оригинале и т.д.)
✅ открывает программу звукозаписи (более подробно об этом можно прочитать чуть ниже)
✅ активирует автоматический вызов для приглашения заявителя в окно (к большому сожалению, когда у специалиста выбрана определенная роль, то, если в терминале заявитель взял талон, то он вызывается автоматически, никаких дополнительных кнопок нажимать не нужно)
❗️ Время регистрации в системе управления очередью считается началом рабочего дня инженера-инспектора, поэтому все сотрудники быстро бегут в свое окно, чтобы успеть зарегистрироваться в программе электронной очереди до 9:00 утра
Да, хоть что-то стало понятно, понимаю, поэтому предлагаю пояснить еще несколько пунктов указанных выше, которые удалось узнать пообщавшись с действующими сотрудниками сектора.
Зачем открывать программу звукозаписи? Разве она не осуществляется непрерывно?
Нет, звукозапись непрерывно в центрах МФЦ не ведется. Каждый раз, когда Вы присаживаетесь в качестве клиента перед специалистом МФЦ он либо уже включил звукозапись, либо включает ее, поскольку весь разговор от Вашего приветствия и до окончания приема должен быть записан. Это делается в случае возникновения каких-то спорных ситуаций, жалоб и т.д., чтобы узнать правду, как было все на самом деле. После того, как прием окончен, специалист МФЦ переименовывает запись, например, пишет Вашу фамилию и инициалы, чтобы в дальнейшем ее можно было быстрее найти.
Если специалист МФЦ вдруг забыл включить запись, то за это полагается штраф, который вычитается из 44% (надбавка, которая дается дополнительно к окладу).
И раз уж, если мы заговорили про штрафы, то их можно заработать буквально на каждом шагу. Например, если специалист МФЦ не вовремя зарегистрировался в системе управления электронной очереди, за это также полагается штраф или же не вовремя вернулся с перерыва или обеда.
Но, откуда начальство может узнать, что человек не вовремя вернулся с перерыва или обеда?
Ох, очень просто. Не устану повторять фразу, как я уже говорила, но так и есть. Помните, что перед тем, как сходить на любой из перерывов или обед необходимо позвонить старшей смены и отпроситься?
Так вот это были цветочки)))
На самом деле это было еще не все. Самое интересное нас всегда ждало впереди. Поэтому приготовьтесь, рассказываю.
Схема, чтобы сходить на перерыв / обед была следующей:
✅ позвонить старшей смены отпроситься
✅ если старшая смены разрешила, то зайти в компьютере в обмен, в нужную папку, найти файл в формате Excel «перерывы» и там записаться (свое ФИО, куда ты хочешь пойти на перерыв или обед, выбираешь время — если перерыв, то 15 минут, если обед, то 48 минут. Далее ты пишешь время во сколько ты идешь на перерыв/обед, прям вплоть до минуты и тебе автоматически считается во сколько ты должна вернуться на свое рабочее место)
Классно, да? Вы такое где-нибудь встречали?
Я нет, поэтому эту систему я назвала почувствуй себя рабом. В прямом смысле этого слова.
Так все же, вопрос остаётся вопросом, но как начальство может узнать, что ты пришла на свое рабочее место не вовремя?
На самом деле я еще не договорила.
После того, как ты записалась в нужном файлике перерывов, теперь ты должна поработать с системой управления очередью. В этой программе все происходит автоматически, даже посетители приглашаются автоматически, ты ничего для этого не делаешь, все уже забито в этой программе и все зависит от роли, которую тебе назначило начальство при рассадке.
В этой программе ты не можешь уйти на перерыв раньше, чем записалась в файлике, поэтому ждешь той самой минуты, чтобы нажать заветную кнопку «выход», а программа автоматически считает, когда истечет твое время.
Поэтому, к сожалению, обмануть систему никак нельзя.
Ладно, с этим все понятно, а что за карточка, которую специалист МФЦ каждый день берет из кабинета начальства? Это какая-то проходка?
Нет, это не проходка, это карточка является ключом электронной подписи, но об этом я буду рассказывать в другой раз.
С 29 по 31 марта на удивление мы с коллегой не сидели за спинами опытных сотрудников, мы целыми днями занимались другим 😂
Не поверите, но кажется, что в МФЦ реально плохо построен учебный процесс, что за эти дни нам наскучило то, чем мы занимались, что мы обе задумались об увольнении.
Все эти дни мы тупо сидели за компьютером, изучали и смотрели в системе дистанционного обучения и тестирования презентации, а также решали практические задания, которые нам встречались + дополнительно изучили внутренний портал МФЦ. По окончании каждой из изученных сфер был итоговый тест, но старшая смены запретила нам его проходить самостоятельно, так как его нужно проходить вместе с наставником, ибо это ее работа, которая оплачивается отдельно.
Но, как нам было известно был конец марта, а наставника было все не видать)))
И пожалуй, самое приятное из всех дней - это написание заявления на ежегодный отпуск, не знаю, зачем это было оформлять так быстро, но в целом почему-то я была довольна этим фактом, что когда-то я пойду в отпуск. Это меня не могло не радовать.
P.S. В своей следующей статье я поделюсь с Вами, как я работала по сменному графику одна, так как с коллегой нас поставили в разные смены и что делала целыми днями, а также то, как в моей жизни появился план наставничества, а потом и долгожданный наставник.
До встречи в следующих статьях ❤️
#трудоустройство #работавмфц #мфц #собеседование #работа
