Навыки современного общения в сети Интернет являются в наше время чуть ли не основным связующим звеном между людьми. Казалось бы, какая разница между устной и письменной речью, ведь правила примерно одинаковы и всем знакомы? Но выбирая тот или иной стиль общения, необходимо использовать определенные приемы. Только в таком случае удастся расположить к себе собеседника и добиться того, чтобы общение было продуктивным и привело к конкретным результатам. Но как выстроить переписку грамотно, лаконично и понятно?
Для начала стоит запомнить главное правило: какой бы не была ваша профессия и специальность, основные правила деловой переписки необходимо знать всем. Это – «ключ» к взаимопониманию, который поможет найти общий язык и позволит не перегружать вашего делового партнёра излишней информацией. Не зря ведь говорят: «Краткость – сестра таланта». Читать и анализировать длинные, занудные письма – это, значит, даром терять драгоценное время. Именно поэтому, нужно научиться излагать свои мысли конкретно и кратко. Не забывайте и о том, что любые ошибки в написании слов или составлении предложений – показатель некомпетентности человека не только в конкретной сфере, но ещё и свидетельство недостаточного уровня образования. Для того, чтобы «не ударить в грязь лицом», постарайтесь отказаться от неизвестных вам слов, специфической терминологии и аббревиатур. А если вам необходимо использовать сложные термины, обязательно давайте им точное объяснение. Одно из обязательных условий деловой переписки – тема письма, которая поможет быстрее найти интересующую вас переписку в электронной почте. С особой внимательностью и конкретностью стоит подойти и к составлению заголовка, поскольку темы типа «Видео», «Это», «Сотрудничество» чаще всего не возымеют должный эффект, и получатель письма вряд ли поймет, что вы конкретно имеете ввиду. Кстати, если в ходе «электронной беседы» ее суть видоизменилась, не стоит менять заголовок! А вот для рассмотрения каждого отдельного вопроса стоит вступать в отдельную переписку, иначе внимание будет «рассеиваться». Также в деловом письме следует обязательно обращаться к одному или нескольким получателям по именам, иначе будет попросту непонятно, кому именно адресовано письмо, да и к тому же, это весьма невежливо. Не забывайте и о наличии своей личной подписи, ведь даже название вашей почты имеет весомое значение в деловой переписке. Постарайтесь создать электронный почтовый ящик предельно просто, основываясь на свою фамилию и имя. В самой подписи указывайте инициалы, должность и название компании. И желательно, добавьте все возможные способы связи и ссылку на сайт вашей компании. Ну и конечно же, будьте уважительны по отношению к своему собеседнику: не путайте имена, не используйте жаргонные выражения и дорожите временем своего собеседника. Научитесь придерживаться нейтрального и спокойного тона изложения.
Ведение деловой переписки – это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Но зубрить все ее правила и нормы совсем необязательно, главное - четко определить цели беседы и найти правильный подход к собеседнику, учитывая взаимные интересы и его личное мнение. Ведь порой именно с удачной деловой переписки начинается путь к успешным совместным делам!