Сначала была пандемия, а этим летом в Донецке активизировались обстрелы и передвигаться по городу стало невозможно. Но работа должна продолжаться, и поэтому предприниматели уходят в онлайн. В Интернете происходит общение, переговоры, заключение договоров, продажи, оплата и разрешение споров. Наряду с относительно простотой, заключение договоров по e‑mail остаётся для многих непонятным. Сейчас разберёмся. Эта статья для предпринимателей ДНР и тех, кто станет самозанятым в ближайшее время. Мы застряли во времени и готовые современные инструменты из России нам не подойдут.
Электронная цифровая подпись и электронный документооборот в ДНР и ЛНР
Цифровая подпись для Донецка в диковинку. У нас нет сервисов, которые позволяли бы получить её и в полном объёме использовать. Электронный документооборот внедрён только в крупные компании и только для внутренних документов. Для малого и среднего бизнеса он не нужен вообще, в виду небольшого количества контрагентов и документов. Передача документов в электронном виде возможна только в Министерство доходов и сборов и при работе с Центральным республиканским банком. Поэтому эл. почта остаётся одним из немногих благ доступных сейчас для работы.
Хорошие новости: 28 июня 2022 года приняты изменения в законы РФ, разрешено гражданам ДНР, ЛНР и Украины с августа регистрироваться как самозанятые лица на портале Госуслуги.
Как заключить договор по электронной почте?
Для начала нужно собрать информацию о второй стороне договора. Это может быть паспорт и копия ИНН, если заключаете договор с гражданином и пакет регистрационных документов для работы с предпринимателями. Перед началом сотрудничества нужно понимать плательщиком какого налога является контрагент. Очень важно понимать с кем вы переписываетесь по эл. почте, ведь это может быть не директор или другой уполномоченный человек, а просто менеджер по продажам или чей-то родственник. Иногда следует запросить доверенность или другие документы для подтверждения полномочий на подписание договора. После этого согласовать условия договора и, указав все реквизиты сторон (в том числе телефон и точный адрес e‑mail, банковские реквизиты для безнала), распечатать договор, подписать его на каждой странице и направить сканкопию подписанного договора контрагенту. Далее необходимо дождаться получения подписанного другой стороной договора и только потом работать дальше. Все последующие документы (счет, акты приёма-передачи или УПД) и назначение платежа обязательно должны содержать ссылку на заключенный вами договор (номер, дату, название).
Важно: в тексте договора обязательно указывайте фразу «обмен документами и письмами по электронной почте, указанной в реквизитах Сторон, признаётся юридически значимым и приравнивается к простой письменной форме»
- Какие есть преимущества у электронной почты?
Во-первых, почта зарегистрирована на определенного человека и можно идентифицировать сторону по договору. В отличие от мессенджеров, у собеседника нет возможности удалять переписку. Почта сохраняет важные сведения о дате и времени направления письма, а также всю историю переписки. Из почты удобно печатать документы. Поэтому юристы рекомендуют для договорной работы использовать e-mail.
Что будет если товар / деньги переданы, а договор не подписали даже по e-mail?
Данный случай юристы называют бездоговорными правоотношениями (пример: бездоговорная поставка). Споры возникающие без договора гораздо сложнее и дороже разрешать, но выход есть и в суде возможно добиться защиты прав на основании общих положение из кодексов.
Если без документального оформления получили деньги, а заказчик получил услуги, то он может попытаться свои деньги вернуть через суд. Это называется неосновательное обогащение. Такая практика всё чаще будет встречаться в Донецке.
- В каких случаях можно не заключать договор?
Если цена товаров или услуг меньше 10 000 рублей Гражданский кодекс разрешает заключать договоры устно. Но, несмотря на кодекс, простой договор я советую заключать в любом случае, вне зависимости от цены. Как показывает практика, условия не изложенные в договоре другая сторона будет оспаривать и трактовать в не в вашу пользу.
Совет: в Интернете можно скачать или заказать у юристов по договорной работе составление единого документа «Договор-счет-акт». Это простейший договор с минимальным количеством условий. Когда заказчик его оплачивает, считается что он заключил договор, получил товар или услугу, подписал акт приема-передачи без замечаний.
Подводя итог, хочу сказать: электронкой можно и нужно пользоваться. Будьте добросовестны, соблюдайте правила для юридически значимой переписки и все ваши договоры будут успешно исполнены. А когда в Донецке заработают все электронные сервисы России, будет ещё проще и удобнее работать в Интернете.