Доброго времени суток, уважаемые подписчики!
Сегодня пришла мысль написать о такой злободневной ситуации с которой сталкивался практически каждый индивидуальный предприниматель, а именно оформление первых трудовых отношений с работником. Итак, а теперь обо всем по порядку.
Как гласит статья 20 Трудового кодекса РФ работодателями - физическими лицами признаются в том числе лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве ИП и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Когда индивидуальный предприниматель решился связать себя и работника трудовыми отношениями, то с момента подписания трудового договора он принимает на себя бремя работодателя и должен зарегистрироваться в Фонде социального страхования (более привычный всем как ФСС) в течении 30 календарных дней после подписания трудового договора с работником (это следует из п. 3 ч. 1 ст. 2.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", пп. 3 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", пп. 2 п. 3, п. 7 Порядка в Приложении N 1 к Приказу Минтруда России от 29.04.2016 N 202н)). Не стоит забывать, что при заключении первого договора ГПХ Вам также нужно регистрироваться в ФСС.
Теперь же отметим основные этапы всей этой процедуры:
1. Получите от работника необходимые документы при оформлении трудового договора.
Если говорить о документах, которые Вы, как работодатель, вправе требовать у Вашего будущего работника, то перечень таких документов является закрытым и указан в статье 65 Трудового кодекса:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
- справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.
Стоит понимать, что действующим законодательством для некоторых должностей нормативно-правовыми актами могут быть установлены и иные дополнительные документы, требовать же документы на свое усмотрение (например, документы на квартиру либо справку о скорости печати на компьютере), то подобное уже выходит за рамки правового поля.
При этом, если Вы используете электронный документооборот, то документы могут быть предъявлены в форме электронных документов. Но в случае сомнения касаемо достоверности документов и вообще в целях мер комплаенса можно в соответствии со статьей 312.2 ТК РФ требовать от Вашего будущего работника нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
2. Ознакомьте работника с действующими локальными нормативными актами.
До непосредственного подписания трудового договора нужно ознакомить Вашего будущего работника под подпись с правилами трудового распорядка, действующими у Вас, иными локальными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью (например, инструкцией по технике безопасности, должностной инструкцией и проч.).
Если Вы используете электронный документооборот, то можно ознакомить с документами в электронной форме.
При этом как следует из статей 309.1, 309.2 ТК РФ индивидуальный предприниматель, который в соответствии с законом отнесены к субъектам малого предпринимательства, микропредприятиям, вправе отказаться от оформления локальных актов и включить все необходимые условия в трудовой договор. То есть в данной ситуации можно включить все необходимые дополнительные условия сразу в трудовой договор.
3. Оформите трудовой договор.
Трудовой договор обычно составляется в двух экземплярах для каждой из сторон: один для Вас и один для работника. Можно использовать типовые формы трудовых договоров, которые есть в общем доступе, однако в любом случае Вам нужно соблюдать нормы ст. 57 ТК РФ, в которой прописаны обязательные условия для включения в трудовой договор. Кроме того, в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для его расторжения и срок предупреждения об этом.
4. Оформите приказ о приеме на работу.
Это не является обязательным требованием действующего законодательства, но при желании индивидуальный предприниматель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ о приеме на работу. По своему содержанию приказ должен повторять условия заключенного трудового договора.
Сама же форма приказа о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю законодательно не установлена и Вы вправе использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму приказа о приеме на работу.
5. Зарегистрируйте работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Это требуется лишь в случае впервые заключающего трудовые отношения работника, в отношении которого не был открыт индивидуальный лицевой счет. Вам необходимо предоставить в территориальный орган ПФР сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Отдельно стоит отметить, что если трудовой договор касается дистанционной работы и заключается путем обмена электронными документами работником, впервые заключающим трудовой договор, то исходя из ст. 312.2 ТК РФ работник сам обязан регистрировать в системе индивидуального (персонифицированного) учета, Вам делать ничего не нужно.
6. Внесите запись о приеме в трудовую книжку работника.
В общем случае ИП обязан самостоятельно вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ.
Однако, если сейчас работник оформляется на работу впервые, то трудовая книжка не оформляется, а формируются только сведения о трудовой деятельности.
Также трудовая книжка может не представляться работником при трудоустройстве и не вестись Вами в случае, когда на предыдущем месте работы работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажной форме и выбрал представление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
По просьбе дистанционного работника Вы также обязаны внести сведения в его трудовую книжку при условии ее предоставления им (например он направит Вам трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением).
Если трудовая книжка в бумажном виде продолжает вестись, в нее вносится запись о приеме на работу.
При этом в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка (без номера) указывается полное наименование ИП, а также сокращенное наименование (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении, указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся наименование, дата и номер документа, согласно которому работник принят на работу, - приказа или трудового договора.
7. Предоставьте сведения о трудовой деятельности работника в ПФР.
При приеме работника Вы, как индивидуальный предприниматель, обязаны представлять сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в орган ПФР по месту своей регистрации в качестве ИП.
8. Зарегистрируйтесь в ФСС.
Для этого Вам необходимо подать в ФСС следующий пакет документов:
- Ваш паспорт или, если документы будет подавать Ваш представитель по доверенности - паспорт представителя и доверенность;
- Копия трудовой книжки работника и трудового договора ( если речь о приеме работника по договору ГПХ - копия договора ГПХ);
- Заполненное заявление о регистрации в качестве страхователя. Его форма утверждена приказом ФСС от 22.04.2019 № 215 для ИП, заключивших трудовой договор, и приказом ФСС от 22.04.2019 № 214 для ИП, кто принял сотрудника по договору ГПХ.
По желанию Вы можете также приложить к пакету документов свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и свидетельство о регистрации в качестве ИП. Но это не обязательно, ФСС самостоятельно может получить данный документы.
Подать заявление и документ в отделение ФСС, направить его по почте или передать с помощью МФЦ.
После получения Вашего заявления и пакета документов ФСС в течение 3 рабочих дней должен принять решение о постановке Вас на учет в качестве работодателя и выдаче соответствующего уведомления.
Выполнив указанные выше этапы Вы сможете оформить своего первого работника и продолжать свою предпринимательскую деятельность, уже и как работодатель.
Ставьте большой палец вверх, если эта статья Вам оказалась для Вас полезной и подписывайтесь на канал. А также в комментариях напишите: когда Вы приняли своего первого работника, и с какими проблемами столкнулись при этом.
Всем пока и до новых встреч!