Каждый фестиваль – это многосложный проект, требующий продолжительной подготовки и тщательной реализации. Разумеется, все начинается с идеи, вокруг которой потенциально возможно собрать необходимое количество людей.
Если идея на теоретическом уровне «заходит» и фин.модель проясняется, то можно приступать к дальнейшей проработке. Собирается рабочая группа для подготовки проекта. В составе такой рабочей группы все должны, конечно же, иметь опыт реализации подобных мероприятий. Руководитель проекта распределяет по рабочей группе зоны ответственности:
- работа с артистами, площадкой,
- брендинг, оформление,
- застройка,
- раскрутка рекламы, продажа билетов,
- сцены, фуд-корты,
- спонсоры, партнеры,
- служба безопасности,
- взаимодействие, согласование с городскими службами и т.д.
Логистика мероприятия
В рабочую группу всегда входит технический директор (некоторые называют эту должность логист). Это «правая рука» (или, во всяком случае, одна из «правых рук») руководителя фестиваля. Технический директор продумывает все тонкости до мелочей: от размещения активностей на площадке до бумажных полотенец в туалетах. Он же отвечает за составление графика заезда и монтажа, логистику заезда транспорта на территорию фестиваля, прохода участников и гостей, выстраивание всей необходимой инфраструктуры.
У тех.директора всегда должна быть надежная и слаженная команда, которая кропотливо готовит проект, четко обеспечивает реализацию и оперативно реагирует на возможные нештатные ситуации. В зону ответственности технического директора и его команды входят следующие направления:
- зонирование площадки,
- определение людских и транспортных потоков,
- обеспечение охраны,
- обеспечение бытовых и технических требований участников и др.
Подбор персонала
Особо важным и предопределяющим успех фестиваля фактором является подбор подрядчиков. В списке необходимых подрядчиков важное место занимает подрядчик по персоналу – персонал на фестивале необходим повсеместно:
- администраторы на въезд для выдачи пропусков для автотранспорта в ходе монтажа/демонтажа,
- персонал для контроля правил движения и парковки этого самого транспорта на территории фестиваля,
- администраторы безопасности/охрана для присутствия на стендах участников, сценах и на общих территориях,
- промо-персонал, встречающий гостей и участников на входе и обеспечивающий проверку браслетов/билетов,
- многочисленные грузчики и хелперы, обеспечивающие наполнение всех зон всем необходимым,
- комплексный клининг фестиваля, особенно в зонах туалетов, у точек питания, поддержание всей площадки в чистоте и последующий вывоз мусора.
Связь
Важным моментом является обеспечение качественно оперативной связи как между дирекцией фестиваля со всеми подструктурами, так и внутри рабочих групп всех подрядчиков, обеспечивающих работу каждый своей зоны ответственности. Здесь уже будет недостаточно обойтись мессенджерами и звонками. Конечно же, передвижные системы усиления мобильной связи должны быть заранее подготовлены. Однако незаменимым элементом наравне со смартфонами становится использование раций.
За оборот раций отвечает офицер связи. Он также следит за эфиром и добивается того, чтобы вся переданная информация была принята тем, кому она назначается.
Питание
Участие в фестивале на любом уровне ответственности – весьма энергозатратное занятие. Организаторам следует заботиться об обеспечении для рабочих групп как самого питания, так и специально приспособленных для этого мест. Ну, и вода: ее всегда нужно много, особенно в летний период.
Склад
Хорошо показала свою полезность система, предполагающая организацию централизованного склада для ответственного хранения реквизита и оборудования участников. Пространство на складе зонируется и квотируется, прием и выдача ведутся по журналу учета имущества.
Хелперы/грузчики с тележками и без помогают обеспечивать оборот полезных грузов и некоторых материальных ценностей по территории фестиваля.
Работа с гостями
Промо-персонал будет полезен там, где необходимо привлечь внимание гостей к стенду, объяснить суть проводимых активностей. Персонал этой же категории может заниматься регистрацией гостей (сканировать билеты), а также отдельной регистрацией участников.
Парковка
Парковка для VIP / SuperVIP-гостей и артистов всегда требует особого внимания. Для идентификации транспорта этой категории гостей и участников изготавливаются отдельные пропуска, а их прибытие и проезд на площадку сопровождаются ответственными супервайзерами. Для остальных гостей и участников организация парковочных зон возможна только при наличии благоприятной парковочной инфраструктуры при месте проведения мероприятия.
Когда фестиваль подготовлен ответственно – все работает, как единый организм, слаженно и гармонично, все запланированные активности происходят точно в срок (ну, или почти)). Так что гости, попадая на мероприятие (без утомительного стояния в очереди!), даже не замечают огромной системы из подрядчиков и всех участников, работающих во имя успеха этого самого Фестиваля.
Компания UniPersonal рада поделиться своим богатым опытом сопровождения многочисленных мероприятий фестивального формата и внедрить самые эффективные решения в Ваш проект.
Если статья была Вам интересна и/или полезна – пожалуйста, обозначьте это лайком. Мы с вниманием отнесёмся и к комментариям, так как диалог может помочь сделать индустрию мероприятий лучше.
Вашему вниманию также предлагаем видеоролики на тему «как происходит сопровождение фестивалей»: