В том, что скоро грядет обязательная цифровизация кадрового электронного документооборота уже нет никаких сомнений. Однако это не уменьшает предубеждений у сотрудников КДП в отношении КЭДО. В этой статье мы подробно разберем наиболее популярные мифы относительно перевода кадровых документов в цифру и расскажем, как обстоят дела на самом деле.
✅ Если вы хотите получить информацию от HR-экспертов из первых рук, не забудьте зарегистрироваться на вебинар 5 основных страхов при переходе на КЭДО.
Вы узнаете, почему ваша компания при переходе на КЭДО сможет сэкономить значительную сумму, как начать экономить и почему цифровизация кадров — это не страшно.
✅ Присоединяйтесь по ссылке: https://clck.ru/x6F87
Итак, к мифам.
📌 Миф первый. «Это сложно. В моей компании нет ресурсов на новых сотрудников, которые будут работать в системе»
В крупных компаниях внедрение КЭДО занимает около трех месяцев. Поэтому при цифровизации кадровых бизнес-процессов особенно важно выбрать надежного партнера, который будет поддерживать и консультировать до окончания отладки всех процессов. И стоит принять, что именно сейчас — лучший период для внедрения КЭДО. Кстати, с этим утверждением согласен и Алексей Сахненко, руководитель продуктов HR-направления в СберКорус:
Переводить кадровые процессы в цифру — лучшее решение по трем причинам. Во-первых, эксперимент по КЭДО уже завершен — тысячи российских компаний уже в числе первопроходцев, а это значит, что можно перенять их опыт. Во-вторых, значительная часть бизнес-процессов уже проработана и вам только осталось ее внедрить. Наконец, на сегодняшний день пока еще не принят закон об обязательном КЭДО, а это значит, что компания может привыкнуть к новым процессам, освоиться в цифровой реальности без оглядки на штрафы за нарушения.
🔥 Миф о сложности внедрения КЭДО опровергает и опыт IT- компании Weigandt Consulting, руководство которой приняло решение о переводе кадрового документооборота в электронный вид в октябре 2021 года.
- На первом этапе внедрения КЭДО прошло тестирование с участием 20 сотрудников.
- На втором систему распространили на всех дистанционных сотрудников.
- Третий этап начался в январе 2022 года. Главной его задачей стал перевод всех сотрудников на КЭДО.
От каждого участника рабочей группы по внедрению требовалось не более 4 рабочих часов в неделю. Внедрение осуществлялось в фоновом режиме относительно других активностей компании, поэтому трудозатраты не были значительными.
📌 Миф второй. Для трудовой инспекции и налоговой все документы придется дублировать на бумаге
Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Составленные по всем требованиям закона электронные документы являются юридически значимыми. Их можно передавать в электронном виде. Что касается электронных счетов-фактур, то в п. 1.13 Приказе Минфина РФ от 10.11.2015 №174н указано, что хранить их необходимо в электронном виде вместе со остальными документами, созданными через оператора ЭДО.
Закон не обязывает дублировать электронные документы на бумаге. Для проверки можно предоставить визуализированные заверенные копии кадровых документов.
📌 Миф третий. Сотрудники не готовы к цифровым инструментам (средний возраст 45-50)
Такие опасения чаще всего встречаются среди представителей производственных компаний или в ритейле. Сегодня подавляющее большинство сотрудников, вне зависимости от возраста, имеет аккаунты в популярных соцсетях, пользуется Госуслугами и городскими порталами, поздравляет онлайн родственников и друзей. Этих знаний достаточно для быстрого и беспроблемного освоения КЭДО,
📌 Миф четвертый. Наш бюджет на текущий год уже сверстан, будем по-старинке
Внедрение КЭДО — это не про дополнительные расходы, а про экономию. В среднем компания численностью 500 человек, внедрив КЭДО, экономит около 500 000 рублей ежегодно. Это расходы на бумагу, картриджи, принтеры, курьерские рассылки и многое другое. Если для вас важна экономия, то внедрение КЭДО может не только сэкономить, но и выделить средства на важные инициативы, которые сейчас вы себе позволить не можете, затрачивая средства на поддержание устаревших бумажных процессов.
О том, как преодолеть страхи и адаптировать свои процессы к новым условиям поговорим на нашем вебинаре «5 основных страхов при переходе на КЭДО»:
В программе:
История цифрового взаимодействия с физическими лицами
Почему КЭДО неизбежен: расскажем про законы, «подготавливающие» почву.
Чего еще боятся кадровики при переходе на КЭДО? Расскажем самые неожиданные мифы.
✅ Регистрируйтесь и присоединяйтесь к прямому эфиру 7 сентября в 10.00 мск https://clck.ru/x6F87