Добрый день друзья.
Работая в крупной компании, хочешь того или нет, ты всё равно будешь участвовать в совещаниях.
Чтобы данные мероприятия были максимально эффективны подобрал в интернете материал по данной тематике и подготовил для Вас основные моменты.
Данный материал будет полезен как и руководителям (инициаторам совещаний), так и просто сотрудникам (активные участники) для понимая основных моментов.
Результативные совещания предполагает рациональное использование рабочего времени сотрудников. Ведь они собираются вместе для получения определённого результата.
Существует 3 ключевых условия, без которых совещания не может быть результативным.
1. Необходимо чётко определить цель совещания.
2. При проведении совещания необходимо следовать определённым правилам и рекомендациям
3. Чтобы совещание было результативным каждый присутствующий. Должен активно в нём участвовать.
Чтобы сделать совещания своей организации результативным, отнеситесь к ним как бизнес-процессам.
Разработайте правила их проведения и следуйте этим правилам.
Основные правила проведения совещаний:
- Определите цель и повестку дня;
- Определить участников совещания и сообщите каждому о нём заранее;
- Распределите роли и обязанности;
- На совещании придерживайтесь правил хорошего тона;
- Введите протокол и по завершении совещания. Составьте план дальнейших действий;
- Составьте повестку для следующего совещания;
- Оцените совещание;
- Раздайте протокол совещания его участникам.
У каждого совещание должны быть чёткие цели и повестка дня.
Цель - это то, чего вы хотите достичь по итогам совещания.
Повестка дня - это то, как вы будете этого добиваться.
Цель совещания определяет его тип.
Все цели можно разделить на несколько типов в зависимости от того, на что они направлены:
- информирование сотрудников;
- развитие навыков;
- внедрение какого-либо процесса либо процедуры;
- распределение обязанностей или заданий;
- решение проблем.
Цели совещания должны быть краткими и понятными.
В конце совещания участником должно быть легко определить, достигли они поставленных целей или нет.
Повестку дня следует включить следующую информацию:
- рассматриваемые темы (в том числе краткое описание каждого пункта);
- докладчика по каждой теме;
- время, отведённое на каждую тему/ для каждого участника.
Повестка дня обычно состоит из следующих пунктов:
- вводной части (короткой части, признанной сфокусировать внимание присутствующих на совещании);
- краткого обзора целей совещания и повестки дня (впишите или вычеркните несколько пунктов, чтобы вовлечь присутствующих в обсуждение);
- перерыв перерывов, если совещание длится более 90 минут;
- обсуждения плана действий;
- оценки совещания.
Заранее всех проинформируйте.
Каждый участник совещания должен знать, что ему ожидать на совещании. Расскажите все как будет проходить совещание, кому будет отведена какая роль и сколько всё будет длиться.
Выберите участников.
Чтобы совещание проходило продуктивно, на них должны присутствовать нужные люди. Для этого необходимо "чётко сформулировать его цели". Следует пригласить менеджеров, имеющих право принимать решения и богатый опыт. Также важно, чтобы на совещании присутствовали сотрудники, которые располагают достоверными фактами о рассматриваемых процессах.
Распределите роли и обязанности.
На каждом совещании должны присутствовать по крайней мере четыре человека:
- руководитель проекта;
- лидер команды/координатор;
- хронометрист;
- секретарь.
Секретарь записывает необходимый моменты совещания. Эти обязанности не следует возлагать на координатора.
Руководитель проекта постоянно задействован в проекте и регулярно общается с членами команды; принимает решения по выделению команде требуемых ресурсов; контролирует, чтобы работа команды соответствовала стратегическим целям организации; назначает лидера команды; решает вопросы, которые не может решить лидер; оказывает поддержку, когда команда испытывает трудности.
Лидер команды способен воплотить требуемые перемены в жизнь; наделён полномочиями руководителя или старшего сотрудника; полностью заинтересован и активно участвует в проекте; готовить повестку для совещания; выбирает новых членов команды; хорошо понимает этапы развития команды.
Координатор команды следит за тем, чтобы обсуждение не уходила в сторону от основной темы; вмешивается в ход совещание, когда говорит начинает сразу несколько человек; следит за тем, чтобы ни один участник не доминировал над остальными; способствует взаимодействию присутствующих друг с другом и их активному участию в совещании; подводит обсуждение к логическому завершению.
Хронометрист следит за соблюдением регламента в соответствии с повесткой дня; сообщает членом команды, когда они выбиваются из графика; сообщает об оставшейся времени, отведенном на совещание; помогает определить время, необходимое для следующего совещания.
Придерживайтесь правил проведения совещаний.
Ниже перечислены несколько наиболее важных правил, которые вам следует установить:
- Посещаемость. Следует чётко сформировать причины, по которым сотрудникам разрешается отсутствовать, и разработать порядок и формирование лидера команды, если кто-то не может прийти.
- Продолжительность. Совещания должно вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет избежать пустой траты времени и помогает каждому сотруднику вписать собственный график. Когда это правило выполняется большинство совещаний становится, короче.
- Участие. Каждый участник способен внести в обсуждение ценный вклад. Подчеркните, насколько для вас важно, чтобы все присутствующие свободно выражать своё мнение и внимательно слушали друг друга.
- Элементарные правила вежливости. Каждый участник независимо от занимаемой должности, должен соблюдать элементарные правила вежливости при общении. Внимательно слушайте остальных, не перебивайте, не говорите одновременно с другими, проявляйте уважение к коллегам.
- Курение и перерывы. Заранее решите, когда сотрудникам можно и когда нельзя делать перерывы. Выходить курить, звонить по телефону и так далее.
- Другие правила. Решите, какие ещё правила необходимо установить в отношении совещаний.
Рекомендуется разнообразить правила проведения совещаний на первом же встрече и представить их в наглядной форме.
Итогом любого совещания должно быть:
- Составления плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения.
- Составлением повестки дня для следующего совещания. Это займёт всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания.
- Оцените прошедшие совещание. По завершению каждого совещания его следует оценить, даже, если другие пункты повестке дня заняли времени, чем планировалось.
Если данная статья была Вам интересна - подписывайся на канал, чтобы не пропустить новые статьи.
Ставь лайк и не забывай оставлять свои мысли по данной тематике в комментариях.