Знаете, есть такие открытия, которые делят жизнь на «до» и «после». Вот, скажем, кофеварка с капсулами - вроде мелочь, а сколько утренних часов спасла. Или когда в холодильнике появляется коробочка с подписанными контейнерами для каждого члена семьи - и внезапно в доме наступает порядок. С гуглотаблицами у меня случилась ровно та же история. Только вместо контейнеров там были ячейки, а вместо подписей - маленькая серая стрелочка в углу.
Я сейчас про выпадающие списки. И если вы думаете, что это просто скучная офисная фича для бухгалтеров - боже мой, да вы просто не пробовали впустить это в свою жизнь! Это как открыть дверь и обнаружить, что за ней не просто коридор, а целая вселенная с порталами.
А вы уверены, что прямо сейчас ваши пальцы не делают лишней работы?
Давайте честно: сколько раз вы перепечатывали одно и то же?
«Оплачено», «В работе», «Ждем ответа от клиента», «Оплачено», «Срочно!», снова «Оплачено»...
И каждый раз - риск опечаток, написать что-то с маленькой буквы или добавить лишний пробел.
А потом эти таблицы пытаются сортироваться, фильтроваться, строить графики - и сходят с ума, потому что для них «Оплачено» и «оплачено» - это Франция и Аргентина, разные государства.
У меня однажды случилось полдня проискать, почему сумма в отчетах не сходится.
Оказалось, в одной строчке стояло «доставка», в другой - «Доставка», а в третьей - «Доставка курьером».
И таблица честно считала это тремя разными способами существования в мире.
Выпадающий список - это джентльменское соглашение между вами и вашими данными.
Вы договариваетесь: «Слушайте, ребята, давайте жить дружно и называть вещи своими именами. Единообразно. Предсказуемо».
Но главный парадокс, о котором молчат все гайды в интернете, - выпадающий список не просто дисциплинирует ячейки.
Он дисциплинирует людей!
Даже если вы работаете один, он дисциплинирует вас.
Если в таблице копается целая команда - это просто акт спасения нервной системы.
Маленькое чудо: как заставить ячейку выбирать, а не придумывать
Итак, вооружаемся любимой кружкой (у меня сейчас - с птичкой, потому что апрель на носу, хотя на улице дождь, но это уже другая история), открываем Google Таблицу и начинаем колдовать.
Шаг первый: выбираем жертву. То есть ячейку или целый строй ячеек, которые мы хотим превратить в послушных граждан.
Кликаем по ним, может быть, даже с чувством. Главное - не тыкать мышкой агрессивно, ячейки этого не любят.
Шаг второй: ищем три точки. В правом верхнем углу экрана есть значок с тремя вертикальными точками.
Это как шкатулка с секретами.
Нажимаете - и оттуда выпадает меню. Нам нужно «Проверка данных».
Звучит словно бы официально, но на самом деле это словно дверь в волшебную комнату.
Шаг третий: выбираем путь. Открывается окошко «Правило проверки данных».
Там в разделе «Критерии» прячется выпадушка (простите за тавтологию) с вариантами.
Нам нужен либо «Раскрывающийся список» (если мы хотим вбить значения руками прямо сейчас), либо «Раскрывающийся список (из диапазона)» - если наши варианты уже где-то живут в таблице.
Я обычно использую второй вариант.
Почему?
Потому что это гибкость.
Представьте, что вы сделали список из вариантов «Оплачено», «Не оплачено» и «В процессе».
А через месяц вам понадобилось добавить «Ожидает подтверждения».
Если варианты живут в отдельном диапазоне, вы просто дописываете новое слово в тот столбик - и все ячейки с проверкой данных волшебным образом обновляются.
Никакой возни с настройками каждой!
В поле «Критерии» указываете диапазон. Например, =Лист2!A1:A10.
Это может быть отдельный столбец на другом листе, который вы специально спрятали от посторонних глаз, чтобы никто случайно не испортил святая святых - список допустимых значений.
Шаг четвертый: настройки характера. Дальше идут важные флажки.
«Показывать раскрывающийся список в ячейке» - это чтобы та самая серая стрелочка появлялась.
А вот «Запрещать ввод данных» - это уже строгость.
Если включить, то вписать что-то своё, чего нет в списке, не получится.
Таблица будет ругаться и не пускать.
Это как бабушка на входе в приличное заведение: «Только в списке, молодой человек, только по списку».
Иногда я этот пункт отключаю. Оставляю возможность для творчества.
Вдруг случится что-то из ряда вон выходящее и нужно будет вписать «Форс-мажор»?
Лучше, чтобы такая возможность была. Но предупреждение о несоответствии пусть выскакивает - чисто для проформы.
Шаг пятый: нажать «ОК» и замереть в предвкушении. Всё.
В ячейке появилась стрелочка. Жмёшь на неё - и они выстраиваются в ряд, как солдатики на плацу. Красота.
Если кратко
Теперь вы знаете, как создать раскрывающийся список в ячейке Google Таблицы / Sheets, чтобы сделать ввод данных более эффективны. Если что-то осталось непонятным, тогда ниже в блога "В мире ИТ" с помощью алгоритма мы покажем вам, как это сделать.
Пошаговая инструкция по созданию раскрывающегося списка в ячейке Google Таблицы:
- Откройте Google Таблицу и выделите ячейку(и), в которых нужно создать раскрывающийся список.
- В правом верхнем углу экрана нажмите на значок с тремя точками и выберите "Проверка данных".
- В открывшемся меню "Правило проверки данных" выберите вариант "Раскрывающийся список (из диапазона)".
- В поле "Критерии" укажите диапазон ячеек, содержащих значения, которые вы хотите включить в раскрывающийся список. Это может быть отдельный столбец или разрозненный диапазон ячеек.
- Настройте дополнительные параметры, такие как "Показывать раскрывающийся список в ячейке" и "Запрещать ввод данных" (если нужно ограничить ввод только значениями из списка).
- Нажмите "ОК" для применения настроек.
В результате в выделенных ячейках появится стрелка вниз, по нажатию на которую раскроется список доступных значений.
Пользователь сможет выбрать нужное значение из списка.
Чтобы изменить, дополнить или удалить данные в раскрывающемся списке, достаточно вернуться в "Правило проверки данных" и внести необходимые изменения.
И тут начинается та самая магия
Самое смешное начинается, когда вы показываете эту штуку кому-то другому.
У меня был случай: мы составляли список покупок в общей таблице. Был настроен выпадающий список с категориями: «Молочка», «Мясо», «Овощи», «Бакалея». Думалось - буду умничать.
И тут мама открывает таблицу, видит эти стрелочки, нажимает... И у неё такое лицо, будто я ей котёнка подарил.
«Ого, - говорит, - а как это? А можно я себе такое же в списке фильмов сделаю? Чтобы жанры выбирать?»
И понеслось. Теперь у нас в таблице с рецептами есть выпадающий список «Сложность» (от «Проще пареной репы» до «Шеф, я не справлюсь»).
В списке фильмов - «Настроение» (от «Хочется плакать» до «Поржать»). А в таблице «Кто сегодня моет посуду» - имена членов семьи, и без вариантов.
Выпадающий список - это не про контроль.
Это про уважение.
К себе, к коллегам, к данным.
Это когда вы говорите: «Давайте не будем плодить сущности и придумывать 15 синонимов для слова "Готово».
Это способ внести порядок в цифровую вселенную, не становясь при этом тираном с линейкой.
Что дальше? Куда бежать и чем вдохновляться
Если вы дочитали до этого места и уже открыли Google Таблицу, чтобы попробовать - я снимаю шляпу.
Вы - наш человек.
Значит, вам тоже важно, чтобы вещи лежали на своих местах, чтобы данные дышали и чтобы работа приносила не головную боль, а тихую радость открытий.
Мы в редакции блога «В мире ИТ» вообще фанатеем от таких вот маленьких хитростей.
Они как специи - по отдельности вроде ерунда, а вместе превращают пресное блюдо в ресторанный шедевр.
И еще у нас есть целый Каталог развивающих материалов, где мы собираем всё самое вкусное - не только про таблицы, но и про то, как объяснять сложное простыми словами, как учить и учиться без скуки.
Развивающие материалы:
Заходите, там много всего, под что можно залипнуть с пользой.
И напоследок - отдельная любовь.
Знаете, что мы недавно приготовили для вас и ваших детей, внуков?
Мотивирующие стикеры-медали «Я в тебя верю» для детей 6-12 лет. Это не про таблицы, это про другое.
Этот материал про то, как важно иногда просто сказать человеку - пусть даже маленькому, пусть даже с помощью картинки: «У тебя получится. Я знаю. Я верю».
Мы вообще считаем, что любой инструмент-— будь то выпадающий список или бумажный стикер - хорош ровно настолько, насколько он помогает людям чувствовать себя увереннее. В таблицах, в школе, в жизни.
А теперь вопрос к вам, и очень серьёзный: какой самый необычный выпадающий список вы создадите первым делом?
Может, для списка «Что посмотреть в пятницу вечером»? Или для «Вариантов ответа ребёнку на вопрос "Почему трава зеленая»?
Делитесь мыслями, мне правда интересно.
Читать больше материалов по информационным технологиям блога "В мире ИТ" на Дзен:
Советский микроконтроллер КБ1013 для электронных игр
Google Vids: когда видео делает ИИ, а вы просто пьёте чай