Одной из причин головной боли бухгалтеров, ведущих доходно-расходную УСН или ОСН, является сбор документов для подтверждения расходов и уменьшения налогов. В налоговом учете каждая операция должна быть подтверждена первичной документацией. Кроме этого упрощенцы имеют ограниченный список разрешенных расходов.
Что делать, если расходы были, а документы отсутствуют? Уменьшать налог нельзя - потом придется долго объясняться на “ковре” налоговой проверки. В таком случае нужно:
- дождаться опоздавшей первички;
- внести исправления в налоговые регистры отчетного (налогового) периода;
- пересчитать налоговую базу;
- сдать уточненку.
В результате появившиеся расходы неизбежно приведут к налоговой переплате прошедшего периода.
Чтобы не подавать уточненку можно учесть расходы в периоде получения документов. Но перед этим должны быть выполнены следующие условия:
- налоговая декларация за текущий период является прибыльной;
- на дату представления этой декларации со дня уплаты налога по декларации, составленной с пропуском расхода, не прошло 3 лет.
Если документы на расход появились раньше, чем сдан отчет по УСН с объектом «доходы минус расходы», то корректировать ничего не придется при выполнении аналогичных, как и при ОСН, условий (п. 1 ст. 54 НК РФ):
- в декларации УСН отсутствует убыток;
- с периода, к которому относятся пропущенные расходы, прошло не более 3 лет.
Иногда не стоит торопиться со сдачей годовых деклараций. Опоздавшие расходы нельзя учесть в текущем периоде и придется много всего исправлять:
- корректировать книгу учета доходов и расходов;
- подавать уточненку.
Почему у упрощенцев много опоздавших расходов? Это обусловлено правилами Налогового кодекса. После поступления фактической оплаты расходы можно принимать к учету.
Если товары приобретались для перепродажи, то затраты на их покупку попадут в учет только после реализации.
Особенности договоров аренды
Арендодатель согласно договору отказался от ежемесячного выставления счетов и актов. Но несмотря на это упрощенцы, как и плательщики налога на прибыль, могут признать расходы в последний день месяца, т.к. арендная плата оплачивается за каждый месяц.