Онлайн-кассы сегодня являются обязательным атрибутом практически во всех сферах предпринимательства. Рынок представляет обширный выбор кассовых аппаратов с разными характеристиками и объемом выполняемых задач. Предпринимателю важно выбрать не только аппарат, отвечающий требованиям законодательства РФ, но и подходящий конкретному бизнесу.
Расскажем, как самостоятельно выбрать самую подходящую для вас онлайн-кассу.
Что такое онлайн-касса и принцип работы
Онлайн-касса подключается к интернету, оснащена фискальным накопителем, не только выдающим чеки с QR-кодом, но и ведущим электронную фискальную документацию. Устройство формирует и фискализирует чеки, через фискального оператора отправляет данные в налоговую и записывает зашифрованную информацию на накопитель.
Для справки: термин ФИСКАЛЬНЫЙ — означает финансовый, налоговый; имеющий отношение к аккумулированию государственных доходов (казны).
Каждая онлайн-касса для ИП:
- Оснащена заводским номером и номером регистрации в ФНС;
- Работает со встроенной памятью — ФН (фискальный накопитель), подлежащей замене по истечению срока;
- Подключена к интернету для передачи информации в ОФД (оператор фискальных данных — специальная организация, аккредитованная государством на сбор и обработку такой информации);
- Имеет часы реального времени;
- Печатает перечень товаров или услуг на бумажном чеке;
- Отправляет электронный чек покупателю в виде сообщения или на электронную почту покупателя.
Как работает онлайн-касса в магазине
Принцип работы всех онлайн-касс таков:
- Кассир сканирует штрих-код на товаре;
- Автоматически или кассиром формируется чек;
- Покупатель производит оплату — наличными или банковской картой;
- Форматирование и кодирование чека онлайн-кассой для фискального накопителя;
- Передача в ОФД информации о покупке, откуда проверенная информация отправляется на ККМ;
- ОФД обрабатывает фискальный документ и отправляет его в налоговую инспекцию;
- При покупке товара в интернет-магазине происходит отправка электронного чека.
Автоматизированные процессы позволяют моментальную выдачу чека. Если в торговой точке произошел сбой интернета, касса переходит в автономный режим — данные накапливаются в фискальном накопителе. Накопленные данные кассе необходимо “сбросить” в ОФД при первом же подключении к интернету. В случае, если доступа в интернет нет в течение 30 дней и не было передачи данных в ОФД, происходит её автоматическая блокировка.
Онлайн-касса для интернет-магазина
Наиболее подходящая в условиях интернет-торговли – не оснащенная принтером для выдачи бумажных чеков. Продажи проводятся дистанционно, и, при наличии у ККТ печатающего элемента, его можно отключить. Закон позволяет в условиях онлайн-торговли не отправлять покупателю бумажный чек. Касса для интернет-магазина регистрируется с ОФД аналогично, как и для других видов бизнеса.
Как выбрать онлайн-кассу ИП?
При большом выборе онлайн-касс предпринимателю необходимо выбрать оптимальный подходящий вариант. Подбор необходимого устройства зависит от особенностей торговли. Работа в магазине предполагает установку стационарной кассы, подключенной к сети. Торговля на выезде, курьерские службы нуждаются в приобретении мобильного устройства на аккумуляторе. При выборе онлайн-кассы не последнюю роль играет форма расчета: многие кассы могут принимать оплату банковской картой, так как имеют установленный «эквайринг».
В числе основных требований:
- Вид устройства: мобильный, электронный, стационарный;
- Учет объема проводимых платежей: чем больше чеков в день обрабатывается, тем “мощнее” понадобится аппарат в плане объема хранимых данных;
- Возможность совмещать работу онлайн-кассы с другой техникой или интеграции с программным обеспечением, которое вы используете;
- Разные способы передачи информации в ОФД (проводной интернет, мобильный интернет 3G/4G/LTE, Wi-Fi);
- Возможности печатающего устройства: ширина и скорость выдачи чека и т. д.;
- Возможность поддержки ГИС: работа с алкогольной или маркированной продукцией.
Действительно, для ИП может показаться сложным выбор онлайн-касс и способов их совместного использования с другими устройствами и ПО вашего бизнеса. Подробную таблицу различий и функций онлайн-касс мы публиковали ранее.
После выбора кассы необходимо поставить её на учет в ФНС и заключить договор с ОФД. При выборе онлайн-кассы имейте ввиду, что вам может потребоваться подключить её к Госсистемам, если вы продаёте алкоголь, сигареты, обувь, шины, шубы, парфюм и т.д.
Поэтому лучше выбирать и приобретать кассу в организации, выполняющей подключение и полную настройку:
✓ Зарегистрирует кассу в налоговой
✓ Привезет, установит и настроит
✓ Обучит кассиров
✓ Даст гарантию на оборудование и ответит на вопросы в любое время
Преимущества использования онлайн-кассы
Сегодня использование онлайн-кассы обязательно всем индивидуальным предпринимателям и организациям, как при наличном, так и безналичном расчете. Её применение обязательно при любой форме налогообложения за исключением самозанятых и некоторых других категорий, например, работающих в регионах, не оснащенных качественной связью (такие предприниматели используют кассу в автономном режиме), при оплате при помощи платежных поручений, некоторых категорий на патентной системе налогообложения и др.
Однако обязательность ее применения не является бременем для предпринимателя — установка онлайн-кассы окупит затраты и принесет выгоды благодаря ряду неоспоримых преимуществ:
- Малый бизнес благодаря появлению недорогих онлайн-касс начал конкурировать с супермаркетами с большим количеством номенклатуры. Ранее с так называемыми POS-системами работали только крупные торговые точки из-за их дороговизны.
- Доступ в личный кабинет онлайн-кассы можно осуществить с любого браузера с гарантией надежной защиты информации. В личном кабинете можно проследить за функционированием устройств, вести статистику популярных товаров и работать с документами.
- Новые ККМ позволяют вести учет товаров на складе и в торговом зале, проводить закупки и полностью автоматизировать бизнес.
- Многофункциональность современных онлайн-касс позволяет упростить работу продавцов.
- Сегодня исключена необходимость обязательной постановки на учет в ЦТО. Поставить кассу на учет можно дистанционно через сайт ФНС. Регистрация проводится самостоятельно или техперсоналом одного из сервисных центров.
- Онлайн-касса оснащена элементарным интерфейсом с интуитивным управлением, что позволит сэкономить на обучении персонала.
- Отпала необходимость проверок налоговых инспекторов.
- Бизнес выиграл, прежде всего, в возможности онлайн-контроля за действиями каждой своей кассы и ведения дел на складе и в торговом зале.
Для покупателей — онлайн-кассы также дают массу удобств: благодаря онлайн-кассам покупатели, например, могут вести “домашнюю” бухгалтерию по присылаемым электронным чекам. А электронные чеки и фискальные данные не потеряются и послужат доказательством оплаты товаров и услуг в случает спорных ситуаций.
Наш подарок — Вам!
Скачайте наш буклет по грамотному оформлению кассовой зоны. С помощью него вы сможете оптимально оборудовать кассовую зону!