Онлайн-совещания и кофе-брейк по видеосвязи давно перестали быть экзотикой, но проблемы общения на удаленке все еще не решены. Например, у многих команд нет общего списка контактов — приходится отвлекать коллег, чтобы узнать почту или телефон сотрудника. А согласование документов может растянуться на недели из-за того, что файлы в разных чатах или папках. Одна из причин, по которой это происходит, — отсутствие сервисов для корпоративного общения.
Расскажем, почему еще в удаленных командах не стоит пускать рабочие процессы на самотек и как выбрать подходящие корпоративные инструменты для совместной работы.
Без корпоративных сервисов сотрудники менее эффективны, а следить за безопасностью данных сложнее
Без совместного пространства рабочие процессы менее прозрачны. Становится сложно следить за действиями команды — вот чем это чревато.
На удаленке сотрудники обычно отвечают на сообщения дольше. Они отвлекаются на домашние дела или забывают включить уведомления. В итоге простая задача может превратиться в квест на несколько дней. Например, чтобы дать новому сотруднику доступ к файлам, придется подключить руководителей и коллег, каждый из которых может отвечать на сообщения по несколько часов.
Работать на личных устройствах небезопасно. Далеко не все компьютеры и смартфоны сотрудников надежно защищены от вирусов и спам-атак, а рабочие переписки в мессенджерах сохраняются даже после увольнения. Из-за этого хакеры могут легко получить доступ к данным компании на личном устройстве сотрудника, а конкуренты — получить конфиденциальную информацию от ваших бывших сотрудников.
Границы рабочего дня размываются. Сотрудники могут в первую половину дня заняться личными делами, например сходить к врачу или за покупками, а работу перенести на вечер или ночь. В таком режиме отследить количество отработанных часов сложно, поэтому такой график может приводить к переработкам, из-за которых сотрудники выполняют задачи менее эффективно.
Работу сотрудников можно контролировать с помощью сервисов для коммуникаций
Чтобы держать под контролем работу удаленной команды и не тратить на это много времени сил, лучше установить отдельные приложения для общения по работе на компьютеры и телефоны сотрудников. Идеальный вариант — облачное хранилище файлов и документов. И вот почему.
- Работники могут в режиме онлайн обмениваться контентом, просматривать и редактировать материалы. Это экономит время и сокращает цепочку согласований — коллеги сразу видят правки и оперативно на них реагируют.
- Доступ к хранилищу можно получить с любого устройства, в любом месте и в любое время.
VK WorkSpace – 4 облачных сервиса для вашей команды в одной подписке
4 интегрированных сервиса для любой задачи. В подписку VK WorkSpace входят почта VK WorkMail, облачное хранилище VK WorkDisk, платформа для общения VK Teams и сервис рассылок.
Коллеги могут отправлять данные из облака сразу на почту, а из мессенджера — добавлять встречи в календарь и бронировать переговорки. Все сервисы доступны в едином окне: не надо тратить время на переключение между вкладками браузера и приложениями.
Доступ с любого устройства. Сервисы VK WorkSpace доступны в приложениях на смартфонах, десктопах и в браузере. Все файлы всегда под рукой — можно работать в дороге и оперативно вносить правки в документы.
Разные уровни доступа. Во всех сервисах VK WorkSpace есть разный уровень доступа к данным. Например, можно добавить подрядчиков в VK Teams и предоставить им гостевой доступ. Так они смогут видеть нужные материалы для работы, но не получат доступ к другим корпоративным файлам.
В VK WorkMail есть функция «Ассистент»: с помощью нее можно передать управление почтовым ящиком секретарю или помощнику без пароля. Сотрудник не узнает конфиденциальные данные, но сможет отправлять письма от вашего имени, просматривать вложения и создавать подпапки в ящике.
Защита от взломов и утечки данных. Все сервисы VK WorkSpace защищены двухфакторной аутентификацией, системами распознавания утечек, шифрованием и спам-фильтрами.
Если появится подозрительная активность, например, скачивание большого объема корпоративных данных, информация тут же поступит к администратору, доступ сотрудника заблокируется. Сервисы сертифицированы ФСТЭК — они соответствуют требованиям информационной безопасности РФ, а данные хранятся на российских отказоустойчивых серверах.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkSpace и попробовать все сервисы бесплатно.