На работе бывает непросто отстоять личные границы и наладить общение с коллегами. Из-за того, что единых правил нет, могут возникать конфликты. Например, может раздражать, когда коллега пишет ночью или постоянно просит о помощи.
Вместе с коучем и автором канала «Бизнес. Психология. Деньги» Верой Бокаревой разбираем 5 ситуаций, когда коллеги бесят, и рассказываем, как выстраивать рабочее общение, чтобы всем было комфортно.
Постоянные сообщения в рабочих чатах после десяти вечера
Рабочие переписки перешли в мессенджеры — кажется, коллега доступен в любое время и можно написать хоть в ночью, ведь если он занят, то просто не прочитает. Но такие сообщения неизбежно напоминают о рабочих делах, вызывают раздражение и мешают отдыху.
Как реагировать на такие сообщения?
Вера Бокарева, автор канала «Бизнес. Психология. Деньги»:
Если речь о конкретном коллеге, объясните в спокойной обстановке, что вы не отвечаете на сообщения после окончания рабочего дня. Возможно, проговаривать придется несколько раз, главное — подкрепляйте слова действиями и не открывайте сообщения в нерабочее время. Если проблема системная, обговорите это с руководителем: он может установить единые правила рабочего общения.
Когда писать можно?
- По срочным вопросам можно написать до 21:00 — позднее это делать просто неэтично. Так же как и в обеденный перерыв.
- Если вы на удаленке, пишите только в те часы, которые вы договорились считать рабочими — например, с 10:00 до 19:00. Если у вас с коллегами разные часовые пояса, договоритесь ориентироваться на один часовой пояс — например, на московское время.
- Если у вас появился важный вопрос или идея в нерабочее время и вы боитесь забыть об этом до следующего дня, лучше используйте отложенные сообщения — текст отправится в указанное время и не побеспокоит коллегу.
Коллега присылает голосовые сообщения на пять минут
Мессенджеры позволяют общаться голосовыми сообщениями — это быстро и удобно, но лишь для отправителя. А вот адресату придется отвлекаться и искать наушники, если он находится в помещении не один. К тому же мысль, сформулированная в голосовом сообщении, часто длиннее, чем если бы ее отправили текстом, — можно потратить пять минут на прослушивание, а окажется, что там информация, которую можно было написать в одном абзаце.
Как реагировать в такой ситуации?
Вера Бокарева, «Бизнес. Психология. Деньги»:
Обговорите с коллегой, что такой формат вам не подходит, и объясните причину. Если коллега продолжает присылать голосовые, методично отправляйте текстовое сообщение, например: «У меня нет возможности слушать голосовое. Пожалуйста, напиши текстом».
Как правильно пользоваться голосовыми сообщениями по работе?
- Если опираться на деловой этикет, то голосовые от коллег и партнеров неуместны, но все зависит от характера общения с коллегами и специфики работы.
- Записывайте аудио, когда в этом действительно есть необходимость — например, когда нужно срочно передать информацию от важного клиента, а вы в дороге. Сначала предупреждайте коллег текстом, что сейчас будет голосовое сообщение.
- Поинтересуйтесь, сможет ли коллега прослушать сообщение: если вы сразу отправите аудио, а он отложит его на потом, информация может затеряться.
Постоянные звонки по телефону без предупреждения
Просто взять и позвонить коллеге по пустяковому вопросу — это уже не принято. Предупреждайте о звонках заранее. Если вопрос небольшой и его можно решить в переписке, то лучше так и сделать.
Как реагировать в такой ситуации?
Вера Бокарева, «Бизнес. Психология. Деньги»:
Спокойно объясните коллеге, что вам лучше писать, а не звонить. Просите предупреждать о звонках, потому что вам может быть неудобно включиться в разговор внезапно.
Если созваниваться приходится регулярно, то действуйте на опережение: в начале дня напишите коллеге и согласуйте время, когда вы можете говорить по телефону. Объясните, что в другое время вы заняты. Он может написать вам сообщение, а вы ответите, как только освободитесь.
Как правильно звонить коллегам?
- Напишите, по какому вопросу необходимо созвониться и сколько примерно потребуется времени.
- За пару минут до назначенного времени убедитесь, что коллега освободился и может говорить, — напишите, что сейчас позвоните.
- После звонка зафиксируйте в переписке основные тезисы разговора и выводы, к которым вы пришли, чтобы не забыть о них и не потерять.
Коллега часто меня критикует и проявляет пассивную агрессию
Общение с некоторыми коллегами может оставлять неприятный осадок. Такое бывает, когда вместо замечаний по конкретной задаче коллега переходит на личности, критикует ваши способности или язвительно отзывается о вашем профессионализме.
Как реагировать в такой ситуации?
Вера Бокарева, «Бизнес. Психология. Деньги»:
Дистанцируйтесь от неприятного коллеги: не показывайте эмоции и методично возвращайте разговор в рабочее русло. Постарайтесь не реагировать на критику, попробуйте пошутить и перевести тему.
Если разговор некомфортен, то сообщите, что не готовы продолжать общение в таком тоне. В некоторых случаях лучше прервать контакт: вы не обязаны терпеть неуважительное отношение к себе.
Если коллега при других сомневается в вашем профессионализме и унижает, стоит дать отпор и твердо указать на некорректное поведение, ведь это уже касается вашей репутации.
Как правильно критиковать работу коллег, если это необходимо?
- Не стоит критиковать самого человека — указывайте лишь на неправильное действие или ошибки в конкретной задаче.
- Поблагодарите коллегу за проделанную работу, отметьте хорошие решения, а после объясните, что он сделал не так и к чему это может привести.
- Предложите альтернативный вариант или свою помощь. Пользуйтесь принципом «бутерброда» (похвала — критика — похвала) и постарайтесь закончить беседу на доброй ноте.
Коллега постоянно просит помочь с его задачами
Одни коллеги боятся просить о помощи, как будто это выставит их непрофессиональными, другие же постоянно обращаются с задачами и просьбами по работе. Им не всегда легко отказать: новичкам кажется, что они должны выполнять все поручения, а опытные сотрудники не хотят обидеть коллег.
Как реагировать в такой ситуации?
Вера Бокарева, «Бизнес. Психология. Деньги»:
Если вы заняты своими задачами и не можете взять на себя еще одну, вежливо откажитесь и объясните причину. Предложите коллеге другую помощь, которая не займет много времени: покажите папку с инструкциями или вышлите шаблон документа.
Также можно эмоционально присоединиться к коллеге — посочувствовать ему, сказать, что понимаете, как ему тяжело, но вы верите, что он справится.
Как правильно просить коллег о помощи?
- Помните, что просить о помощи — не значит перекладывать свои обязанности на других.
- Объясните, что у вас за задача и почему вы не справляетесь, а затем уточните, есть ли у коллеги возможность и ресурс вам помочь.
- Не обижайтесь на отказ: возможно, у коллеги горят дедлайны или он бьется над важным отчетом.
Ответили на все вопросы? Если вы чаще выбирали «а» и «б», вас можно назвать этичным коллегой. Если же большинство вариантов — «в» и «г», то вашим коллегам иногда приходится с вами трудно.