Наталья вошла в кабинет, где располагалось её первое рабочее место. Иван Сергеевич, руководитель отдела, представил Наталью остальным сотрудникам, после чего предложил занять рабочее место и приступить к первому заданию.
- Наталья, филиалы присылают ежедневные отчёты о движении денежных средств, необходимо собирать эти отчёты и готовить сводные отчёты ДДС на каждый день, месяц, год. Смотри, вот форма в этом файле.
- Также в книге Excel есть листы с сводными данными каждого филиала по месяцам и годам - продолжил Иван Сергеевич.
- Филиалы вводят данные на листе с разбивкой по дням, статьи доходов и расходов могут меняться, поэтому нужно внимательно копировать данные в сводную таблицу. Также нужно следить за тем, чтобы не были внесены изменения задним числом.
- Хорошо, - ответила Наталья, - можно немного усовершенствовать таблицу для удобства консолидации данных?
- Конечно, прогресс приветствуется - ответил Иван Сергеевич.
Наталья создала новый лист в книге и назвала его "Данные". На этом листе она создала таблицу следующего вида:
Таблице назначено имя "База"
Затем на листе "По дням" в ячейке значения текущего месяца Наталья вставила выпадающий список:
Чтобы сделать это она установила табличный курсор на ячейке где должен выпадать месяц
На панели инструментов выбрала вкладку "Данные", затем в группе "Работа с данными" кликнула по кнопке с зелёной галочкой и красным кружком и в выпадающем меню выбрала "Проверка данных...".
В появившемся диалоговом окне указала Тип данных "Список", а в поле "Источник" указала список значений через точку с запятой.
В ячейке первого числа месяца (B6) вставила формулу:
=ДАТАЗНАЧ("1 "&B3&" "&B4)
где B3 - адрес ячейки с выбранным месяцем
B4 - адрес ячейки с введённым значением года
В следующие ячейки в строке вставила формулу вычисляющую следующую дату до 28 числа месяца:
=B6+1
Начиная с ячейки соответствующей 29 числу месяца (AD6) вставила формулу показывающую дату если есть такие числа в месяце
=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(AC6+1)=МЕСЯЦ(AC6);AC6+1;"")
В ячейке B9 - первой ячейке с данными ввела формулу вычисляющую движение по соответствующей статье КБК указанной в первом столбце строки за соответствующую дату:
=СУММЕСЛИМН(База[Сумма];База[Дата операции];B$6;База[Статья классификатора];$A9)
В ячейке B7 - первой строке с остатком на начало вставила формулу вычисляющую остаток денежных средств на начало соответствующей даты:
=СУММЕСЛИМН(База[Сумма];База[Дата операции];"<"&B6)
И протянула эту формулу на всю строку до столбца с итогами.
- Таким образом на основании данных в таблице "База" на листе "Данные" формулы сами будут подхватывать нужные данные - сказала Наталья, продолжая - таким же образом мы поступим с листом "По месяцам" и "По годам", нам останется только дополнять таблицу с данными. Также плюсом будет то, что собирать данные в виде таблиц - баз данных удобнее и этот процесс можно автоматизировать.
- Отлично, - восторженно сказал Иван Сергеевич - тогда сделай таблицы-шаблоны для филиалов, чтобы можно было реализовать твою логику работы. А как ты собираешься автоматизировать сбор данных?
- Есть несколько идей, но можем начать пока с простого: заставить Outlook автоматически извлекать из почтовых сообщений файлы с отчётами, проверять их и добавлять в нашу сводную таблицу.
Продолжение следует...