Многие мои бывшие одноклассницы, а также бывшие и нынешние одногруппницы постепенно выходят замуж, что не может не радовать. Только в этом во всем есть один большой минус – приходится менять все документы, поэтому спонтанно я решила подготовить такую статью о том, какие же документы необходимо будет менять и в какие органы для этого нужно обращаться, ведь рано или поздно это может коснуться любую девушку.
После того, как Вы вышли замуж уже на следующий день Вы можете идти и делать фотографию на паспорт, так как без неё Вам не обойтись 😁
Первый документ, который необходимо заменить – это внутренний паспорт, заявление на замену которого нужно подать в течении 30 дней после изменения фамилии.
Для того, чтобы его поменять есть несколько вариантов куда можно обратиться:
✔️ в территориальный орган МВД (это может быть, как по месту жительства, так и по месту пребывания)
✔️ в любой МФЦ
✔️ оформить электронное заявление через госуслуги
Но, только во всех этих случаях нужно не забывать о том, что у каждого органа есть свои сроки рассмотрения заявления 📝
1️⃣ Рассмотрим первый вариант.
Ты подаёшь заявление на замену паспорта гражданина РФ через территориальный орган МВД.
Срок рассмотрения: при обращении по месту жительства, т.е. постоянной прописки – 10 дней, при обращении по месту пребывания, т.е временной регистрации – 30 дней.
2️⃣ Рассмотрим второй вариант.
Ты подаёшь заявление на замену паспорта гражданина РФ через МФЦ.
Срок рассмотрения: по сути те же сроки, что и в МВД, только МФЦ ещё страхуется. Например, по месту постоянной регистрации, срок предоставления услуги составляет 10 дней (без учёта времени, затраченного на доставку документов).
Следовательно, получается, что максимальный срок предоставления услуги – 16 дней от даты приёма документов в МФЦ.
Если же рассматривать вариант по месту временной регистрации, срок предоставления услуги 30 дней (без учёта времени, затраченного на доставку документов).
Таким образом, получается, что максимальный срок предоставления услуги – 36 дней от даты приёма документов в МФЦ.
3️⃣ Рассмотрим третий вариант.
Ты подаёшь электронное заявление через госуслуги.
Твоё заявление рассматривают, назначают определённый день, в который ты должна будешь прийти в выбранное тобой ближайшее отделение МВД.
Для чего?
Для того, что представить следующие документы:
✔️ заявление о выдаче (замене) паспорта гражданина РФ по форме 1П – заполняется и выдаётся на месте в МВД
✔️ паспорт
✔️ квитанция об оплате госпошлины
✔️ основание для замены паспорта (свидетельство о рождении, свидетельство о перемене имени, свидетельство о браке или расторжении брака)
✔️ 4 личные фотографии размером 35х45 мм в цветном либо черно-белом исполнении (блоком не разрезанные)
✔️ заграничный паспорт (при наличии)
✔️ необходимые документы, для проставления обязательных отметок в паспорте (военный билет, свидетельства о рождении, свидетельства о рождении детей до 14 лет, свидетельство о заключении брака или расторжении брака, свидетельство о смерти мужа / жены)
Далее после назначенного дня и представления всех необходимых документов тебе назначают день, в который ты должна явиться за новым паспортом.
Мои поздравления твой первый документ у тебя в кармане 🥳🥳🥳
☝️ Во всех случаях не забываем, что за замену паспорта необходимо будет уплатить государственную пошлину в размере 300 рублей. Если же заявление будет направлено электронно через госуслуги, то в данном случае применяется скидка 30%
Вторым шагом, после того, как ты получила документ, удостоверяющий личность является предоставление актуальной информации о смене документов на рабочем месте. Ведь отделу кадров по закону необходимо внести изменения в кадровые документы, поскольку без внесения этой информации будет сложно не только работнику, но и кадровику в случае, если придет какая-нибудь проверка.
Чтобы внести изменения в кадровые документы устного сообщения об изменении фамилии – недостаточно.
Для того, чтобы отдел кадров внес соответствующие изменения необходимо написать письменное заявление о внесении изменений в кадровые документы, а также приложить подтверждающие документы (копию нового паспорта, копию свидетельства о регистрации брака).
Данное заявление оформляется в произвольной форме.
На основании представленных документов отдел кадров издает приказ о внесении изменений в кадровые документы.
Форма приказа о смене фамилии может быть произвольной. В приказе указываются наименование организации, дата и место составления приказа об изменении фамилии, регистрационный номер документа, старая и новая фамилия работника.
При этом табельный номер при изменении фамилии сотрудника остается прежним. Подписывает приказ о смене фамилии (в связи с вступлением в брак) руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. После этого надо ознакомить с приказом сотрудника, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела и иных работников (при необходимости).
В случае ведения трудовой книжки вносятся изменения записи о фамилии: на титульном листе одной чертой зачеркиваются прежние данные и вписываются новые. Реквизиты подтверждающих документов указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати).
Изменения в трудовой договор вносятся по усмотрению работодателя, поскольку такая обязанность не установлена в законе. Следовательно, эти сведения вносятся непосредственно в текст договора либо оформляется дополнительное соглашение с указанием в нем новых персональных данных работника, а также даты, с которой изменения вступают в силу.
Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в двух экземплярах, по одному для работодателя и работника.
После того, как в отдел кадров предоставлены все необходимые документы и внесены соответствующие изменения в кадровые документы, что нужно делать дальше?
Когда издан кадровый приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, то в идеале этот документ нужно предоставить для бухгалтерии и иных структурных подразделений. Но, в различных организациях свои правила, поэтому иногда придется побегать самой.
Следующим шагом будет являться подача данных в бухгалтерию.
Как я и говорила, в некоторых организациях действуют свои правила, поэтому иногда придётся побегать, следовательно нужно быть готовой ко всему и я решила не обходить эту ситуацию стороной, а рассмотреть ее со всех ракурсов.
Далее, если у нас речь пойдет о бухгалтерии, то поговорим о том, о чем же работник должен сообщить бухгалтеру?
Из-за того, что о сотруднике могут быть устаревшие сведения, то бухгалтер может неверно определить базу по НДФЛ или некорректно заполнить отчетность, что в дальнейшем все это может обернуться для организации штрафами. Поэтому очень важно, чтобы работники своевременно извещали бухгалтерию или отдел кадров об изменении своих персональных данных.
Но, я хочу не просто рассказать сухую теорию, что нужно делать то, то и то, а рассмотреть несколько ситуаций и на их примере показать на что это влияет, если сотрудник не предоставит актуальные данные, какие документы для этого потребуются, а также какие негативные последствия в этом случае могут ждать организацию.
Начнём?
Ситуация: сотрудник изменил ФИО
На что это влияет?
Информация об изменённых ФИО нужна бухгалтеру для того, чтобы верно заполнить отчетность по НДФЛ.
Например, о смене фамилии налоговые органы узнают от отделения ЗАГСа, так как ЗАГС обязан сообщать налоговым органам, как о регистрации так и о расторжении брака в течение 10 рабочих дней. Как в тоже время, органы внутренних дел сообщают в течение 5 рабочих дней о выдаче нового паспорта. Поэтому, если в отчетности будут отражены некорректные данные, то организацию могут оштрафовать.
Какие документы для этого нужны?
Работник должен сдать в бухгалтерию копию паспорта, а также копию документа, подтверждающего изменение ФИО (например, свидетельство о браке или о расторжении брака, о перемене имени и т.д.)
Какие негативные последствия могут быть для организации?
Справка 2-НДФЛ заполняется на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина, поэтому если в справке будут указаны устаревшие данные о сотруднике, то за это могут взыскать штраф. Конечно, штрафа можно избежать, если представить уточненную справку, но сделать это необходимо до того момента, как налоговый орган сообщит об ошибке.
Что делаем в таком случае?
Рассказываем работнику, что при смене ФИО ИНН физического лица не меняется, поэтому переоформлять свидетельство о постановке на учёт физического лица не обязательно. Но, если сотрудник желает, то он может получить новое свидетельство с новыми ФИО и присвоенным ранее ИНН.
Мы с Вами обязательно обсудим эту тему со сменой ИНН более подробно, но чуть-чуть попозже, я уже готовлю для Вас этот материал 📚
На что еще влияет информация о том, если сотрудник не сообщил свои актуальные данные об изменении ФИО?
Информация о новых ФИО нужна бухгалтеру для корректного заполнения расчета по страховым взносам, который предоставляется в налоговые органы (далее – РСВ), а также СЗВ-М для представления в пенсионный фонд.
Какие документы для этого нужны?
Помимо указанных выше документов, необходимо попросить сотрудника представить заявление по форме АДВ-2, копию нового паспорта и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с прежними ФИО.
Бланк заявления об изменении анкетных данных, содержащихся в индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица по форме АДВ-2 можно скачать на официальном сайте ПФР по ссылке: https://pfr.gov.ru/grazhdanam/pensions/personalized_accounting/~7221 в разделе «СНИЛС при смене фамилии»
Эти документы и их опись по форме АДВ-6-1 нужно будет передать в ПФР для оформления нового страхового свидетельства, но только если сотрудник самостоятельно еще это не сделал.
Но, насколько я знаю, то работодатель не будет заморачиваться на этот счёт, поэтому проще заменить страховое свидетельство самостоятельно.
Почему нужно заменить страховое свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС)?
Заменить этот документ нужно, чтобы не возникло вопросов относительно того, почему ФИО в отчетности отличаются от ФИО, указанных в свидетельстве. Конечно, сам номер СНИЛС не поменяется, но ПФР оформит новое страховое свидетельство уже на измененные ФИО.
Какие негативные последствия могут быть для организации?
При выявлении недостоверных сведений в расчете по страховым взносам налоговый орган может прислать уведомление об отказе в приеме расчета.
Например, если для представления расчета с правильными сведениями у вас есть: 5 рабочих дней со дня направления электронного уведомления; 10 рабочих дней со дня направления уведомления на бумаге.
Если же эти сроки будут нарушены, то РСВ будет считаться непредставленным, а это грозит штрафом.
☝️ Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок налоговой декларации (расчета по страховым взносам) в налоговый орган по месту учета влечет взыскание штрафа в размере 5% не уплаченной в установленный законодательством о налогах и сборах срок суммы налога (страховых взносов), подлежащей уплате (доплате) на основании этой декларации (расчета по страховым взносам), за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 рублей. (статья 119 НК РФ)
Также не стоит забывать о том, что если зарплата сотруднику перечисляется на банковскую карту, то при смене ФИО ее следует поменять, ведь карточка со старыми данными считается недействительной. Для получения новой карты сотрудник должен обратиться в отделение банка с паспортом и документом, подтверждающим изменение ФИО.
При зарплатном проекте переоформлением карты, как правило, занимается работодатель. Для заказа замены карты бухгалтер направляет в банк специальное заявление на ее перевыпуск, указав в нем новые сведения о сотруднике. Как только карта будет готова, сотруднику останется только забрать ее в отделении банка.
Но, об этом поговорим чуть позже в следующей статье ☺️