Сотрудники, работающие по трудовому договору, могут получать налоговые вычеты через работодателя. Главное, чтобы работодатель знал, что нужно делать.
Кто может получить вычет
- Сотрудники, работающие по трудовому договору, в том числе ГПХ. Важно, чтобы доход облагался НДФЛ по ставке 13%. Самозанятые и специалисты с зарплатой в конверте такой возможности лишены.
- Резиденты РФ. То есть жить в России сотрудник должен от 183 дней в году.
Стандартный вычет
Он регулируется статьёй 218 НК РФ.
Кто может претендовать на вычет
- 3 000 рублей полагается лицам, пострадавшим от катастрофы на Чернобыльской АС, участвовавшим в испытаниях ядерного оружия, инвалидам Великой Отечественной войны, лицам, получившим инвалидность из-за участия в военных действиях, и др.
- 500 рублей полагается героям СССР или РФ, участникам Великой Отечественной войны, инвалидам детства, инвалидам I и II группы, донорам костного мозга, медицинским работникам, получившим сверхнормативную дозу радиационного облучения на рабочем месте, и др.
Эти вычеты — ежемесячные. Если сотрудник претендует на обе сразу, то полагается ему только одна, но та, что больше.
Если у сотрудника есть дети, то до их 18-летия (а если они учатся очно, то до 24-летия) родители могут получать ещё несколько вычетов:
- 1 400 рублей — за первого и второго ребёнка
- 3 000 рублей — за третьего ребёнка, четвёртого и так далее
- 6 000 рублей — если ребёнок — инвалид и приёмный
- 12 000 рублей — если ребёнок — инвалид и не приёмный
Вычеты суммируются, а получать их могут оба родителя. Если второй родитель напишет заявление, что вычеты ему не нужны, первый будет получать и за себя, и за него.
Вычеты нужно предоставлять ежемесячно, но только до тех пор, пока доход сотрудника за год не превысит 350 тысяч рублей. Например, если его зарплата — 50 тысяч рублей в месяц, то через 7 месяцев вычеты приостанавливаются до следующего года.
Имущественный вычет
Вычет регулируется статьёй 220 НК РФ. Полагается он сотрудникам, которые приобрели недвижимое имущество:
- при постройке и покупке недвижимости сумма для вычета не должна превышать 2 млн рублей
- на проценты по ипотеке сумма для вычета не должна превышать 3 млн рублей
Это ежегодная выплата, и претендует на неё сотрудник, пока не израсходует весь свой лимит. Например, если его дом стоил 7 млн рублей, то он может получить вычет только с 2 млн рублей, и размер вычета составит 260 тыс. рублей (13% от 2 млн). При доходе в 60 тыс. рублей в месяц годовой доход работника составит 720 тыс. рублей, а 13% НДФЛ с этой суммы — 93,6 тыс. рублей в год или 7,8 тыс. рублей в месяц. Соответственно, чтобы получить 260 тыс. рублей, сотрудник может подавать документы на вычет 3 года.
Какие документы вам нужны
- Заявление. Его предоставляет сам работник. Писать заявление можно в свободной форме, главное — указать данные свои и работодателя, вид вычета и год.
- Документы, подтверждающие покупку. Например, договор купли-продажи, долевого участия, кредитный договор и др.
- Уведомление из налоговой. Запрашивает его сотрудник, а получаете вы. В уведомлении указано:
- ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта сотрудника
- данные работодателя
- налоговый период, за который полагается вычет
- вид и размер вычета
Социальный вычет
Он регулируется статьёй 219 НК РФ. Вычеты можно получить за следующие расходы:
- лечение своё и родственника — список родственников есть в статье 219
- обучение своё и родственника — список родственников есть в статье 219
- спортивно-оздоровительные услуги себе и родственнику — список родственников есть в статье 219
- накопительную пенсию — если вы перечисляете эти средства
- негосударственное и добровольное пенсионное страхование — если вы перечисляете эти средства
- обучение ребёнка
Лимит расходов ограничен 120 тыс. рублей на все категории, кроме обучения ребёнка, там лимит меньше — 50 тыс. рублей на каждого ребёнка. При этом вычеты не суммируются: если сотрудник лечил зубы на 90 тыс. рублей и 50 тыс. рублей потратил на обучение ребёнка, то лимит остаётся неизменным: 120 тыс. рублей.
Получите с сотрудника заявление и подтверждающие право на вычет документы.
Как оформляется вычет
- Подготовьте по просьбе сотрудника справку о его доходах за текущий год
- Подождите, пока работник напишет заявление в налоговую, приложит к нему документы, которые там запросят, и справку, которую вы ему выдали, после чего получит уведомление о подтверждении права на вычет
- Получите от сотрудника уведомление о подтверждении права на вычет и заявление в свободной форме с указанием вида вычета и суммы
- Выплачивайте сотруднику зарплату, не удерживая НДФЛ, пока не израсходуете лимит по вычетам
Важно объяснить сотруднику этот момент: если он обращается за вычетом в налоговую самостоятельно, то он разово получает всю положенную ему за год сумму. Если же он оформляет всё через вас, то вы не удерживаете НДФЛ при выплате зарплаты, то есть при зарплате в 60 тыс. рублей он на руки он будет получать не 52,2 тыс. (зарплата минус налог 13%), а именно 60 тыс., до тех пор, пока таким образом не вернёт всю положенную ему сумму.
Когда и за какой период не удерживать налог
Когда сотрудник оформляет вычеты самостоятельно, ему нужно дождаться окончания календарного года, написать заявление и получить всю удержанную сумму разом. Но если он обращается к вам, то сделать он это может в течение года: вы как работодатель просто не будете удерживать с его зарплаты НДФЛ.
- С начала года. Если сотрудник претендует на выплаты уже давно, но вспомнил о них только сейчас, вам нужно будет вернуть НДФЛ с января.
Если у сотрудника уже год как есть ребёнок, но он написал заявление только в апреле, вычеты ему полагаются с января: перечислите ему те, что он ещё не получил.
- С момента наступления права на вычет.
Если у сотрудника в апреле родился ребёнок и работник сразу написал заявление, то и удерживать НДФЛ начинайте с апреля.
- С момента трудоустройства. Если сотрудник претендует на выплаты давно, но работает у вас не с начала года, то перестаньте удерживать НДФЛ с момента его трудоустройства.
Если у сотрудника уже год как есть ребёнок, он устроился к вам на работу в марте, а заявление написал в июне, то вычеты ему полагаются с марта.
Что делать, когда вычетов несколько
Покупка квартиры, оплата лечения и рождение ребёнка запросто могут произойти в один год. В этом случае в первую очередь закройте социальный и стандартный вычеты, так как остатки по ним не переносятся — если сотрудник не получит их, деньги сгорят. Остаток по имущественному вычету нему не сгорает — его можно будет получить в следующем году.
В целом же за вычетом можно обращаться в течение трёх лет. Например, если сотрудник забыл или не знал про вычет и не получал деньги за 2021 год в 2022 году, он может обратиться за ним в 2023 году.