📑 Главбух ушел в отпуск - бизнес работает
Как подготовить сотрудников к временному отсутствию главы бухгалтерии?
Если бухгалтерия вашей компании ведется на аутсорсинге, то вопрос отпуска для главбуха вас не волнует. Если же отчетность компании осуществляет собственный отдел бухгалтерии, то как минимум один раз в год человека надо отпустить на отдых. Как подготовиться к отпуску главного бухгалтера так, чтобы не отрывать его от моря и коктейлей срочными звонками из офиса?
💡Совет 1
Заранее выберите кандидатуру специалиста, которому передадите дела на время отсутствия. Право подписывать счета-фактуры и первичку можно временно делегировать, опираясь на ФЗ № 402 от 06.12.2011 “О бухгалтерском учете”. Достаточно издать приказ по предприятию, ссылаясь на производственную необходимость.
Наладить взаимодействие с банком позволяет оформление временной карточки. В ней указаны данные и образец подписи заменяющего лица. Передача полномочий заранее оформляется официально как временное совместительство, перевод сотрудника или замещение.
💡Совет 2
Крупным компаниям придется временно передоверить ведение электронного документооборота с налоговой. Продумайте возможные сценарии и заготовьте стандартные варианты отчетов и ответов на простые запросы.
Подготовьте краткую инструкцию для своего заместителя о том, как проверить письма из ФНС. Предприятиям на УСН с онлайн-отчетностью достаточно вовремя высылать квитанции в ответ на требования налоговой о предоставлении документов. Настройте уведомления о поступлении новых документов.
💡Совет 3
Перенесите встречи, мероприятия и не забудьте сообщить о своем отъезде в отпуск ключевым партнерам, клиентам, поставщикам. Дайте им координаты своего заместителя. Предупредите его о тех, с кем необходимо поддерживать активный диалог в случае обращения, кого - переключать на директора или проектного менеджера.
В электронной почте и мессенджерах настройте оповещение о том, что вы в отпуске. При необходимости, заранее включите переадресацию писем на адрес своего заместителя. Опытные главбухи советуют на отдыхе вообще не открывать рабочую почту и отключить телефон.
💡Совет 4
Составьте инструкции на случай непредвиденных ситуаций. Подготовьте заранее письмо для налоговой или образец запроса о продлении сроков ответа на требование. Обоснуйте невозможность вовремя предоставить документы или ответы своим отсутствием.
Проинструктируйте подчиненных, как вести себя в случае поступления неожиданных вопросов. Предостерегите своего заместителя как от неоправданных опозданий с ответом, так и от излишней откровенности.
💡Совет 5
Имейте под рукой контакты опытного налогового юриста на случай срочной консультации. Свои контакты оставляйте только проверенным людям, которые не станут беспокоить вас по пустякам
#Бухгалтерия #Бизнес #Юристы #Отпуск #Налоги #Налоговая #Кадры