С 2021 года в правилах заполнения путевого листа появились изменения. Но его по-прежнему нужно оформлять перед каждым выездом и сдавать в бухгалтерию по окончанию рейса или смены.
Что такое путевой лист и зачем он нужен
Путевой лист в его современном виде введен в действие положениями п. 14 ст. 2 ФЗ-259 от 08.11.2007 г. и относится к документам первичной отчётности. В нём отражают маршрут движения транспортного средства, его состояние, данные водителя и сведения о прохождении им медосмотра. В путевой лист грузового автомобиля вносят также данные о перевозимом грузе.
Он необходим для обоснования расходов:
- оплаты труда водителя;
- компенсации за разъездной характер работы;
- затрат на топливо и запчасти;
- стоимости парковочного места;
- оплаты использования личного автомобиля сотрудника.
Эти расходы учитываются в бухгалтерии и принимаются к налоговому учету. Для снижения базы по налогу на прибыль принимаются только правильно оформленные путевые листы.
В соответствии с Приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008 г. этот документ обязаны оформлять все индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности перед любым выездом, связанным с перевозкой грузов, багажа и пассажиров. В 2022 году изменились правила заполнения путевых листов, но их назначение, содержание и обязанность по оформлению остались прежними.
В бухгалтерии они хранятся не менее 5 лет. Это требование регламентировано Приказом Минтранса № 152, положениями ФЗ-402 «О бухучете» и Налоговым Кодексом РФ.
Обязательные реквизиты в путевом листе
Единого утвержденного законом бланка нет. Каждая организация разрабатывает и использует свою форму или редактирует под себя унифицированную. Главное, чтобы в ней были отражены все обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе Минтранса № 368 от 11.09.2020 г. Их две группы: для принятия документа к бухгалтерскому и налоговому учету и для допуска транспортного средства к эксплуатации.
Реквизиты для учёта
В соответствии с требованиями ФЗ-402 от 06.12.2011 г. принять первичный документ к бухгалтерскому и налоговому учёту можно только если в нём есть:
- название документа;
- дата его оформления;
- наименование юрлица или ИП;
- содержание факта хозяйственной деятельности (оказание услуг, доставка товара);
- его денежное выражение с указанием единиц измерения;
- название должности, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление.
Если сотрудник использует личный автомобиль для работы, на него тоже нужно составить путевой лист.
Реквизиты для допуска к эксплуатации
Для списания затрат на топливо, запчасти, ремонт в путевом листе должны быть указаны следующие сведения:
- Название документа с указанием типа транспортного средства. Например, путевой лист грузового или легкового автомобиля.
- Номер документа. Нумерация важна для соблюдения порядка и контроля за регулярностью, своевременностью и обоснованностью оформления документов.
- Срок действия. Обычно это одна смена, не превышающая рабочего дня, но для длительных командировок путевой лист выписывается на несколько дней. В последнем случае указывает дата начала и окончания периода действия: «с… до …».
- Вид перевозки и сообщения. Об этом нововведении с 2021 года подробно рассказано ниже.
- Собственник автомобиля. Для организации – её полное название, ОГРН, юридический адрес и контактный номер телефона. Для предпринимателя – ФИО, ОГРНИП, адрес по прописке и номер телефона.
- Информация о транспортном средстве. Форма путевого листа предусматривает заполнение следующих сведений:
— тип ТС: легковой, грузовой, автобус, трамвай;
— марка, модель самого авто и прицепа к нему, если используется;
— госномер авто и прицепа;
— пробег в соответствии с одометром на момент начала и окончания срока действия путевого листа;
— дата последнего предрейсового техосмотра;
— дата и время выезда и возвращения на парковку;
— Данные водителя: ФИО, дата и время последнего предрейсового и послерейсового медосмотра.
Помимо обязательных перечисленных сведений в бланк можно внести данные о нормативном расходе топлива, его экономии или перерасходе, а также маршруте движения.
Для тех, кто с Эвотором
Покупайте приложения для Эвотора со скидкой 50%. Вас ждут сервисы для товарного учёта, маркировки, ЕГАИС, управления кафе, интеграции с 1С — и много чего ещё.
Узнать об акции
Учёт ГСМ (топлива) и рабочего времени водителей
Путевые листы для списания расходов на топливо обязательно должны заполнять компании, которые регулярно перевозят пассажиров, багаж и грузы. Это не финансовый, а учётный документ, подтверждающий только объём израсходованного топлива.
Без путевого листа просто по приказу вправе списывать топливо только компании, которые используют транспорт в личных и служебных целях, не связанных с регулярными перевозками.
Норма расхода топлива введена Приказом Минтранса и его методическими рекомендациями. На их основании каждая компания может рассчитать норму расхода для определенной модели автомобиля. Методические рекомендации не являются обязательными, но если возникнет спорная ситуация с налоговой, их можно использовать.
Расход топлива рассчитывается по формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где:
Qн – норматив в литрах, утвержденный приказом руководителя и рассчитанный в соответствии с последним Приказом Минтранса;
Hs — базовая норма расхода топлива на пробег транспортного средства, л/100 км;
S — пробег ТС, км (данные из путевого листа);
D — коэффициент к норме, в %.
Зарплату водителям начисляют по указанному в путевом листе времени. Если не делать отметки в листе об отработанном времени, организацию могут привлечь к административной ответственности за нарушение Трудового кодекса. Важно, чтобы время работы по путевым листам совпадало с тем, что указывается в табеле учета рабочего времени.
Порядок заполнения путевых листов в 2022 году
Новые правила оформления вступили в силу с 01.01.2021 г. – изменилась форма путевого листа. Нововведения обозначены новыми реквизитами — из-за этого старые бланки не принимаются. Изменения коснулись нижеперечисленных реквизитов.
Сведения о перевозке
Новый реквизит, в котором отражается вид сообщения и вид перевозки. К первому пункту относится городское, пригородное, междугороднее, международное сообщение. Нужный вид указывается в соответствующей графе.
В видах перевозки багажа, грузов и пассажиров отмечается один из следующих вариантов:
- регулярная;
- по заказу;
- для собственных нужд;
- транспортировка грузов;
- перевозка легковым такси;
- организованная доставка группы детей.
Сведения об автомобиле
К указанию типа и модели транспортного средства в новом бланке добавилась его марка. Здесь же проставляются данные одометра в момент начала смены и в конце – нужны сведения о пробеге в километрах.
Контроль технического состояния
Если с транспортом всё в порядке, контролёр, ответственный за эксплуатацию транспортного средства, ставит отметку «Выпуск на линию разрешён».
Отметка о медосмотре
Водитель проходит пред- и послерейсовый медицинский осмотр, по результатам которого в путевом листе отмечают: «Прошёл предрейсовый (послерейсовый) медосмотр». В первом случае делается приписка о допуске к трудовым обязанностям.
Электронная регистрация путевого листа
Вести журнал путевых листов обязательно. Но теперь делать это можно не только в привычной бумажной форме, но и в электронном виде. В первом случае страницы журнала нумеруются и прошиваются. Во втором все записи заверяются УКЭП — усиленной цифровой подписью. Электронная версия должна быть доступна для печати.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, и в нем отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, путевой лист можно оформить на каждого или один на всех. В этом случае в нём отражаются данные каждого из них (а сведения о машине остаются те же самые) с обязательным разграничением срока использования. То есть, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Образец заполнения путевого листа в 2022 году
В 2022 году утвержденного бланка путевого листа нет. Рекомендуется взять за основу формы № 3, 4, 4-С, 4-П, 6, 6-спец, 8, утвержденные Госкомстатом в 1997 г. и доработать их самостоятельно под специфику своей деятельности. Главное, чтобы в заполненном бланке были отражены все вышеперечисленные сведения, правила, вступившие в силу с 01.01.2021 г. и учтены требования ч. 2 ст. 9 ФЗ-402. Принятый в обращение бланк нужно закрепить в учетной политике компании.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.
Размер штрафов:
- За отсутствие: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽.
- За утрату документа, отраженного в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС.
- За отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3 000 ₽, на ИП — 5 000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение.
- За ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учету: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.
Подытожим
- Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
- Журнал учета ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
- Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
- Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
- Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
- Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если они перемещаются на одном автомобиле.
- Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
- Для учета ГСМ (топлива) лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
- Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее 5 лет.
Подписывайтесь на канал «Жиза», чтобы быть в курсе всех новостей для малого и среднего бизнеса. Мы пишем только о важном для предпринимателей.
#путевойлист #бухгалтерия
