Вы можете работать эффективнее. Автоматизируйте ежедневные бизнес-процессы с помощью системы интеллектуального сканирования и оптического распознавания символов (OCR).
05.05.2022 г. 6 минут
Ключевые слова: #облако #цифроваятрансформация #работабудущего #ит решения
Вы можете работать эффективнее. Освободить сотрудников от рутины для выполнения важных задач. Стать ближе к клиентам. Улучшить финансовые результаты. Мы поможем вам добиться самых амбициозных целей. Наши решения позволяют сканировать и переводить документы в цифровой формат и автоматизировать документооборот. Ваши сотрудники будут успевать больше.
Когда компания достигает определенного масштаба, работать с документами вручную становится слишком трудозатратно, ненадежно и дорого. И это тормозит весь бизнес. Возьмем почту — и обычную, и электронную. Сколько времени пройдет, пока письмо примут, отсортируют и наконец передадут адресату? А если получатель работает удаленно или уехал в командировку? Как (и когда) он получит отправление? Есть ли в вашей компании надежный механизм для быстрого сканирования и обработки срочных документов вроде счетов-фактур или коммерческих запросов?
----------------------------------------------------------------------------------------
93% людей хоть раз теряли документы из-за ошибок в имени файла или тегах Источник: M-Files: 100 поразительных фактов об управлении информацией
---------------------------------------------------------------------------------------
Чтобы работать быстрее, снизить затраты на обработку данных и позволить сотрудникам сосредоточиться на важных задачах, нужно взять документооборот — и бумажный, и электронный — под контроль.
Оптимизация ежедневной работы
Интеллектуальные сервисы сканирования с интегрированной технологией оптического распознавания символов (#ocr) помогают контролировать ежедневный документооборот, включая обработку входящей почты и счетов-фактур.
----------------------------------------------------------------------------------------
Что такое оптическое распознавание символов (OCR)?
При сканировании и преобразовании документа в PDF-файл без использования OCR невозможно получить доступ к содержимому документа, то есть работать с отсканированным изображением как с обычным текстовым файлом. Технология OCR позволяет редактировать и обрабатывать оцифрованный контент и выполнять контекстный поиск по документу.
----------------------------------------------------------------------------------------
В чем преимущество документов, отсканированных и преобразованных с помощью OCR?
- Их легко читать, в них просто осуществлять поиск; и данные таких документов можно передавать во внутренние бизнес-системы.
- Таким документам автоматически присваивается верное имя, они автоматически сохраняются в соответствующих папках в облачном или другом хранилище.
- Документы автоматически попадают к нужным сотрудникам, командам или в соответствующие бизнес-системы, что значительно ускоряет обработку важных и срочных документов, например счетов-фактур, товарных накладных и коммерческих запросов.
- Технология OCR легко интегрируется в существующие системы управления корпоративным контентом (ECM), планирования ресурсов предприятия (ERP) и другие бизнес-системы, оптимизируя все связанные с ними процессы.
Автоматизированная цифровая обработка входящей почты
Технологию OCR можно использовать по-разному. Например, чтобы автоматизировать обработку и оцифровку входящей почты, значительно повысив эффективность работы. Или помочь сотрудникам, работающим удаленно или находящимся в командировке, оперативно принимать почтовые отправления.
Если в вашем офисе есть многофункциональные печатающие устройства (#МФУ) Konica Minolta, возможности для сканирования документов у вас уже есть. Вам достаточно установить интеллектуальное ПО для сбора, обработки и распределения всех входящих документов — как бумажных, так и электронных, — например, наше программное решение Dispatcher Phoenix или Document Navigator.
Входящая бумажная почта
Когда в компанию поступает бумажная корреспонденция, работники отдела сортировки почты вскрывают ее, сортируют по адресатам и разделяют бумаги листами-закладками со штрих-кодами сотрудников. Затем начинается процесс сканирования:
- документы преобразуют в цифровой формат с помощью OCR;
- на документах автоматически проставляют штамп о получении (при необходимости);
- документы автоматически относят к той или иной категории;
- документы пересылают в виде PDF-файлов по электронной почте соответствующим получателям.
Получателям направляются уведомления о поступлении новых писем, после чего они могут работать с ними с любого устройства и из любого места.
Входящие электронные сообщения
Системы Dispatcher Phoenix и Document Navigator упрощают работу и с электронной почтой, автоматизируя обработку и перенаправление писем. Эти программы ищут в документе заранее определенные ключевые слова (то есть устанавливают тип документа, например запрос, заказ или уведомление о доставке) и распознают почтовые индексы для автоматической переадресации входящего электронного письма соответствующему сотруднику, команде или региональному офису. Также в них можно активировать функцию проставления штампов, подтверждающих получение электронных документов.
Vista Bank, Румыния
Чтобы остаться в числе лидеров на высококонкурентном рынке финансовых услуг, Vista Bank внедрил стратегию ускоренного роста и новую клиентоориентированную бизнес-модель. Одновременно банк инвестировал в технологии цифровизации, в том числе в решения M-Files и Document Navigator от Konica Minolta для цифровой обработки почтовых отправлений и ведения документооборота.
Это позволило оптимизировать применяемые банками ресурсоемкие, трудоемкие и дорогостоящие процессы. Vista Bank ускорил обработку документов на 50 %, сократил затраты, связанные с ведением документооборота, и обеспечил пользователям безопасный и простой удаленный доступ к информации за счет системы управления правами доступа.
Изабель Ницэ, административный директор банка, подтверждает: «Нам стало проще контролировать новые записи, определять ответственных лиц и соблюдать сроки. Теперь мы можем уделить больше времени самому важному — удовлетворению потребностей клиентов».
Автоматизированная цифровая обработка счетов-фактур
Если вы сканируете и сохраняете входящие #счета-фактуры вручную, вам известно, насколько легко ошибиться при такой работе: например, сохранить отсканированный PDF-файл под неверным именем или не в ту папку. Технология OCR (Dispatcher Phoenix или Document Navigator) в МФУ Konica Minolta упрощает сканирование и исключает такие ошибки.
Сотрудникам нужно просто запустить процесс сканирования. Программа Dispatcher Phoenix или Document Navigator автоматически сохранит отсканированный счет под нужным именем. Система OCR автоматически:
- распознает номер заказа, имя поставщика и номер счета-фактуры;
- переименовывает отсканированный документ в соответствии с этими данными;
- сохраняет документ в папке соответствующего поставщика.
Если счет-фактура поступил от нового поставщика, программа создаст новую папку с указанным в счете именем контрагента.
Если счет-фактура пришел уже в электронном виде, программа Dispatcher Phoenix или Document Navigator автоматически переименует его по описанной выше схеме и сохранит в нужную папку.
Цифровизация процедуры утверждения финансовых документов
Оцифрованные счета-фактуры нужно утвердить. И этот процесс тоже можно автоматизировать. Решения Dispatcher Phoenix и Document Navigator будут автоматически отправлять оцифрованные счета-фактуры руководителю для предварительного утверждения, прежде чем продолжить обработку. Это значительно ускорит утверждение счетов-фактур сотрудниками, которые работают удаленно или находятся в командировке. Ваша компания будет получать от поставщиков скидки за досрочную оплату и избежит штрафов за просрочку платежа.
Если счета утверждаются в электронном виде, узнать их статус можно быстро и без труда. Сам процесс максимально прозрачен и легко контролируется: все его этапы фиксируются в журнале, что позволяет при необходимости восстановить порядок действий.
Быстрое утверждение счетов-фактур из любой точки мира: Tupperware Austria
При поддержке Konica Minolta компания Tupperware Austria внедрила электронную систему обработки счетов-фактур с цифровым архивом, соответствующим нормативным требованиям. Поставщики отправляют электронные счета-фактуры на общий адрес электронной почты; бумажные счета-фактуры сканируются при получении для дальнейшей обработки.
Система автоматически направляет счет-фактуру соответствующему сотруднику на утверждение независимо от его местонахождения. Это позволяет избежать задержек, которые случаются при отправке бумажных копий по почте.
Новая система не только сделала обработку документов эффективнее, но и упростила контроль за статусами счетов-фактур. Директор по производству Tupperware Austria Питер Мозер (Peter Moser) отмечает: «Нажав всего одну кнопку, можно узнать, какие счета-фактуры были получены, обработаны, утверждены и оплачены, а какие готовы к архивированию».
Преимущества цифровизации документооборота
Интеллектуальная система OCR делает обработку входящей почты более эффективной и менее затратной. Сотрудники получают оцифрованные письма в формате PDF без задержек вне зависимости от своего местонахождения, что особенно важно для удаленных команд.
Использование системы снижает риски ошибок при сохранении оцифрованных PDF-файлов. Оптимизируя работу с документами, вы освобождаете сотрудников от утомительных процессов для решения действительно важных задач. А благодаря более строгому контролю доступа оцифрованную информацию легче защитить.
Перейдя на цифровую обработку счетов-фактур, вы сэкономите время и деньги. Ускорив обработку документов, вы сможете реагировать на изменения быстрее, а значит, ваши отношения с партнерами и клиентами улучшатся. Используя прозрачные цифровые процессы и инструменты вроде электронных подписей, можно создавать соответствующие требованиям архивы, которые легко контролировать и проверять, оптимизировать отношения с контрагентами и быстро разрешать возникающие споры.
С чего начать цифровую трансформацию
Хотите оптимизировать ежедневную работу с документами? Начните с оцифровки входящей почты и счетов-фактур.
Решения на базе OCR избавят вас от множества ручной работы и ошибок, обусловленных человеческим фактором. С полученной цифровой информацией можно работать в уже существующих бизнес-системах, что еще больше упрощает рабочие процессы.