Мир вокруг меняется постоянно, а потребность в эффективной организации работы в команде была и остаётся актуальной. Ещё в 1984 году Томас Кайзер разработал подход Mining Group Gold (дословно: «добывая золото из рабочей группы») — управление персоналом, построенное на принципах фасилитации.
Фасилитация — особый стиль управления, при котором лидер группы для достижения желаемых результатов максимально задействует ресурсы всех участников через вопросы, сопереживание, направление дискуссии, призывы выразить мнение и т.п.
Подход Mining Group Gold — своеобразная инструкция по эффективному ведению встреч и собраний для менеджеров компании «Xerox», где работал Том. Именно она впоследствии легла в основу книги, вышедшей в 1990 году и пережившей за прошедшие десятилетия несколько изданий.
Российская бизнес-литература пополнилась руководством Кайзера только в 2020 году: книга вышла на русском языке в издательстве «МИФ». На базе книги мы собрали для вас чек-лист из 10 основных правил по организации эффективных совещаний в условиях удалённой работы:
1. Обеспечьте личную заинтересованность
Эффективные совещания начинаются с планирования. Кайзер предупреждает: если потенциальный участник видеоконференции не может сформулировать свою заинтересованность в её ожидаемых результатах, он просто не явится на встречу или будет присутствовать формально.
Поэтому очень важно грамотное управление коллективом:
- заранее пригласите на онлайн-совещание действительно заинтересованных лиц,
- разошлите повестку с целями и ожидаемыми результатами,
- распределите роли — назначьте ответственных за: тайминги — хронометриста, протокол совещания — протоколиста, а также своего помощника по включению участников в обсуждение — кофасилитатора и прочих.
2. Будьте гибки
В удалённом совещании могут возникнуть невозможные для очного формата помехи: технические сбои, кричащие на заднем плане дети и тому подобное. Поэтому смело вносите коррективы в график совещания, если это необходимо. В этом вам поможет хронометрист — всегда назначайте на эту роль ответственного человека.
3. Не забывайте о главном
На виртуальных конференциях отклониться от темы проще, чем на очных: намного больше внешних факторов, гораздо проще «выключиться» и начать заниматься своими делами. Поэтому, в случае необходимости, возвращайте дискуссию в нужно русло, напоминайте участникам об ожидаемых результатах встречи.
4. Задавайте вопросы и давайте обратную связь
На виртуальных конференциях отклониться от темы проще, чем на очных: намного больше внешних факторов, гораздо проще «выключиться» и начать заниматься своими делами. Поэтому, в случае необходимости, возвращайте дискуссию в нужно русло, напоминайте участникам об ожидаемых результатах встречи.
5. Выполняйте проверку групповой динамики
На виртуальных совещаниях участники не могут видеть реальную работу других членов группы, из-за чего у них может создаться впечатление, что они одиноки.
Вопросы формата:
<Имя>, вы с нами? Какие у вас есть замечания по поводу направления обсуждения данного вопроса?
— позволят отдельным участникам предложить свои комментарии, а также не потерять интерес к тематике встречи.
6. Поощряйте вербальное выражение эмоций
На видеоконференциях сложно считывать язык тела, а иногда невозможно вовсе. Установите правило: высказывать эмоции словами, а не копить их внутри. Только так можно обеспечить открытость.Фасилитатор должен периодически задавать участникам вопросы про их чувства; хорошо для этого использовать «круговое» обсуждение: предложите участникам по очереди кратко описать эмоции по поводу предмета обсуждения, затем — разделить чувства на категории по основным темам. Результаты «кругового» обсуждения следует обязательно фиксировать.
7. Не допускайте одновременного разговора
Как главный фасилитатор вы можете прерывать перекрывающиеся монологи, а ещё лучше — сразу закрепите в регламенте их недопустимость. Причин здесь несколько: во-первых, в онлайн-формате это ещё более непродуктивно и неприятно для остальных участников, чем на очных собраниях; во-вторых, в программах для совещаний такое «общение» нередко приводит к отключению звука одного из спикеров.
8. Составляйте исчерпывающие планы
В онлайне значительно сложнее вести разговоры об уступках убеждать и оспаривать, поэтому разрабатывайте и продумывайте ход действий заранее, например, с помощью специальной маленькой команды.
9. Используйте помощь кофасилитаторов
Не бойтесь привлекать себе в помощники людей, которые будут ответственны за включение в обсуждение более мелких групп участников: так вам будет значительно проще контролировать аудиторию.
10. Установите правила
Список правил следует продумать заранее и донести до участников. Включите в него то, что, на ваш взгляд, является наиболее важным и действенным с точки зрения работы вашей команды или обсуждения тех или иных вопросов.Например, это может быть снижение фонового шума, выражение эмоций словами, подача обратной связи и т.п.
Онлайн-совещания на Webinar.ru
Итак, теперь вы знаете, как сделать онлайн-совещания эффективными и продуктивными. А чтобы в процессе была возможность сосредоточиться только на контенте, используйте модуль совещаний на платформе Webinar.ru, предоставляющий все технические возможности для продуктивных встреч с удалёнными командами.