Автор Лоррейн Ли
Изучение того, как организовывать эффективные виртуальные и гибридные встречи и участвовать в них, станет одним из самых значительных конкурентных преимуществ, которые вы можете дать себе в этом новом мире работы.
Почему?
Относительная (но не удивительная) статистика: согласно исследованию Microsoft, каждый день мы проводим на 250% больше совещаний, чем до пандемии.
Еще одно исследование Reclaim.ai, в котором приняли участие 15 000 человек, показало, что мы проводим более половины нашей стандартной рабочей недели на собраниях, в общей сложности 21,5 часа (увеличение на 7,3 часа в неделю с начала пандемии).
Многие из нас, вероятно, видели всплеск совещаний в нашем календаре с тех пор, как мир стал удаленным, а затем гибридным. Так что эти цифры, конечно, не слишком шокируют.
Однако проблема заключается не в количестве встреч. Проблема в плохих встречах.
Встречи не должны исчезнуть из нашей рабочей культуры. Они жизненно важны для сотрудничества и построения отношений. Но увеличение количества совещаний, по-видимому, коррелирует со снижением качества совещаний — это означает, что фасилитаторы появляются неподготовленными, участники многозадачны, а решения откладываются до следующего совещания, потому что с самого начала не ставится четких целей.
К счастью, многие офисы используют преимущества удаленной и гибридной работы.
Тем не менее времена меняются, и наши встречи — краеугольный камень любого бизнеса — тоже должны меняться.
Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать для улучшения совместной работы и будущих онлайн-совещаний:
Всегда имейте повестку встречи и цель
Одна из самых больших ошибок при встречах — не готовиться к встречам заранее.
Я была на бесчисленных собраниях, где кто-то хотел «обсудить» что-то. К сожалению, тема не продумывается заранее, а структура звонка отсутствует, поэтому разговор уходит не по теме, и непонятно, чего мы хотим добиться.
Вводная: повестка дня.
Выясните, что вы хотите решить, затем поставьте это на первое место в своей повестке дня — это общая цель, которую вы хотите достичь. Затем определите темы для обсуждения, необходимые для достижения этой цели — это темы вашей повестки дня. Это предотвратит срыв совещаний и потребует от фасилитатора продумать собрание, прежде чем он нажмет «Присоединиться к вызову».
Также полезно получить информацию от участников для повестки дня. Это сразу создает более совместную встречу, дает каждому право голоса и помогает фасилитатору встречи эффективно управлять повесткой дня.
Вы получили приглашение на собрание без повестки дня? Вежливо откажитесь и попросите об одном, или спросите, как вы можете внести свой вклад или что вы можете подготовить заранее, чтобы фасилитатор обдумал встречу, прежде чем вы присоединитесь.
Если вы изо всех сил пытаетесь создать свою повестку дня или поставить четкую цель, это может указывать на то, что это больше похоже на обновление статуса, а не на обсуждение. Попробуйте заменить встречу асинхронной формой общения, такой как электронная почта или записанное видео.
Пользуйтесь преимуществом асинхронной связи
Говоря об асинхронности, ее предполагаемое использование — заменить встречи, на которых требуется, чтобы один человек говорил с каждым, вместо тех, которые требуют участия и совместной работы.
Еще лучше — попробуйте асинхронное видео.
Этот тип видео — особенно эффективный способ общения, поскольку он более точно отражает сообщение, которое вы пытаетесь передать, и ваш тон (по сравнению с электронным письмом или сообщением в Slack, где при переводе некоторые вещи могут потеряться). Они также придают названию лицо и могут создать более сильное чувство связи. Примерами асинхронных видео могут быть обновления статуса, объявления и обзоры продуктов.
Кроме того, асинхронность позволяет вашей команде смотреть или просматривать контент, когда им это удобно, независимо от их часового пояса. Когда вы можете обеспечить большую гибкость и позволить командам работать в то время, когда они наиболее продуктивны, ваша команда становится более счастливой. А кто этого не хочет?
Создавайте опыт
Вы все еще используете функции демонстрации экрана? В наши дни это минимальное требование, а это означает, что в конечном итоге он не сможет удерживать внимание в долгосрочной перспективе.
Встречи должны стать впечатлениями, как ваше последнее залипание на Netflix или Hulu. Так что не имеет значения, стряхиваете ли вы пыль со стола для PowerPoint или делаете презентацию для Prezi; Вы должны убедиться, что ваши презентации включают в себя элементы, которые подходят для виртуального мира, такие как движение и сильные визуальные эффекты.
Даже лучше? Размещайте привлекательный контент на экране, чтобы сделать ваши виртуальные встречи более захватывающими. И это также дает вашей аудитории повод смотреть на вас, а не на свои телефоны. Вы можете создать инклюзивность с помощью таких функций, как ответы на экране. Это позволяет всем типам личности участвовать в собрании, не прерывая разговора.
Следуйте схеме проведения собраний от пассивного к активному — простой пошаговый процесс, который поможет вам разогреть свою аудиторию (да, как артист), сделать паузу, чтобы приветствовать обсуждение, и использовать множество доступных инструментов для вовлечения вашей команды (некоторые из моих любимых включают Slido, Miro, Kahoot, Stormboard, Asana и Slack).
Заключение
Совещания — одна из самых больших возможностей для лидеров и организаций, которые должны преуспеть на своих будущих рабочих местах. Это остается верным, будь то виртуальная или гибридная модель. Они не уходят — и не должны. Пришло время превратить страшное времяпрепровождение во что-то, что мотивирует, заряжает энергией и вдохновляет вашу команду.
