Илья Авдеев руководит концертным агентством, которое устраивает выступления и туры музыкантов в России. Он рассказал нам, как менялась организация поездок артистов за годы существования бизнеса, какие сложности возникают при планировании логистики музыкантов и как Авиасейлс для бизнеса помогает оптимизировать расходы и справляться с форс-мажорами.
О клиенте
Мы работаем с двумя десятками артистов, при этом имея в штате всего лишь 15 человек. В основном сотрудничаем с популярными музыкантами, способными собрать большой клуб или концертный зал на несколько тысяч человек. До пандемии мы также организовывали гастроли зарубежных исполнителей, а теперь начали понемногу работать с российскими артистами меньшей популярности, чем мы привыкли, но с хорошими, на наш взгляд, перспективами.
Мы все тут из-за любви к музыке и не хотели бы заниматься чем-то ещё. Поэтому оптимизация расходов для нас очень важна, так как времена сейчас совершенно непредсказуемые. Последние два с лишним года дали понять, что надо не только разумно относиться к бюджетам, но и создавать финансовую подушку безопасности для бизнеса. Я считаю, что нам удалось прийти к наилучшей системе организации передвижений музыкантов за все годы существования агентства.
Тревел-специфика концертного агентства
Наша задача ― сделать так, чтобы в нужное время музыканты были в нужном месте и им было, где жить. Звучит просто, но необходимо учитывать много нюансов.
Например, во время тура концерты стоят плотно друг к другу, и между ними есть всего один день, а иногда нет и этого дня. Бывает, что из-за накладок или технических проблем выступление задержалось на час-два, и логистику до следующего пункта назначения приходится придумывать заново. Ещё случаются форс-мажоры, которые нужно спешно разруливать.
Другая важная задача ― не прогореть. Концерт требует больших вложений денег, и нам важно потом их отбить и заработать, чтобы платить зарплаты сотрудникам и продолжать организовывать концерты. Без аккуратного финансового планирования мы просто закроемся.
Какие проблемы возникали раньше
Мы более десяти лет на рынке и перепробовали разные способы организации логистики музыкантов. Когда-то работали с тревел-агентством, но у них была совершенно непрозрачная политика выбора рейсов, авиакомпаний и гостиниц. Их ценообразование было для нас загадкой. Мы не знали, была ли предлагаемая цена самой выгодной и ещё платили большой сбор за выписку каждого билета. В итоге мы расстались с агентством в середине 2010-х и наняли тревел-менеджера в штат.
Эксперименты продолжались. Как-то мы на год заключили договор с авиакомпанией S7 и получали бонусные баллы, которые потом можно было потратить на покупку билетов и другие плюшки. Что-то мы на этом выиграли, но иногда у них не было идеально подходящего рейса, и нам всё равно приходилось покупать часть билетов у других поставщиков и уже без бонусов.
Потом мы решили заниматься логистикой исключительно своими силами, но оказалось, что одним наличием тревел-менеджера в штате невозможно достигнуть эффективности. У нас очень много артистов, у всех свои графики, маршруты и команды, и одному человеку трудно с этим справляться, если он должен всё делать своими руками.
Как экономят время и деньги с Aviasales
Функционал Авиасейлс для бизнеса отлично решает большинство наших обычных «головных болей» и даёт возможность экономить.
Доступ к предложениям всех авиакомпаний. Как бизнес мы получаем доступ к тому же метапоисковику билетов, что и частные пользователи. Это даёт нам возможность выбрать самый оптимальный рейс и по времени, и по цене. Кроме того, в поиске мы можем посмотреть разницу в цене на соседние дни, и, если позволяет график тура, на этом тоже получается сэкономить.
Доступ к огромной базе гостиниц. Мы несём ответственность и за жильё артиста. У некоторых из них бывает какой-то набор требований, так что нельзя бронировать что попало. Через Aviasales мы получаем доступ к огромному количеству вариантов проживания, и можем выбрать то, что учитывает и пожелания артиста, и наш бюджет.
Все данные хранятся в системе. Музыканты не ездят одни, у них свои команды. Часто нужно купить билеты на дюжину человек на десять рейсов и забронировать для них отели. Раньше у нас случались казусы с ошибками в именах и фамилиях. Это не всегда создавало проблемы, но несколько раз пришлось висеть ночью на телефоне и уговаривать пустить на рейс или в номер гостиницы кого-то из наших подопечных. Было и такое, что пришлось покупать билет на другой рейс и потерять на этом деньги за предыдущий и немного нервных клеток. В личном кабинете Авиасейлс можно ввести все данные один раз и сохранить их в системе. Это помогает тревел-менеджеру работать быстро и без косяков.
Нет сервисных сборов. Если сначала вносить деньги на свой счёт в личном кабинете, то Авиасейлс для бизнеса не берёт никаких комиссий и сборов. Вместе с возможностью покупать билеты у любых авиалиний и бронировать любые отели, это создаёт максимально прозрачную и выгодную систему организации поездок.
Можно настроить свои параметры. Удобно, что в систему сразу можно внести и сохранить параметры поиска. Мы периодически пересматриваем тревел-политику агентства и меняем бюджеты в зависимости от ситуации в мире. Например, можем внести ограничения по цене билетов и гостиниц, чтобы сразу видеть, сколько подходящих вариантов есть и понимать, насколько избирательными мы можем быть в каждом конкретном случае.
Есть контроль расходов. Нам важно следить за расходованием средств. Как я уже говорил, аккуратное отношение к тратам ― ключевой фактор нашей способности оставаться на плаву.
Служба поддержки. Когда гастроли артиста уже вовсю идут, то в случае накладок и форс-мажоров проблемы нужно решать стремительно. Если музыканты не попали на нужный рейс, следующего концерта может не быть, а это финансовые и репутационные издержки. Например, как-то музыканты прошли паспортный контроль, но забухали в баре в зоне вылета, и самолёт улетел без них. Наш тревел-менеджер в это время гуляла в парке с друзьями, но смогла быстро забронировать билеты на ближайший рейс, просто связавшись с поддержкой Авиасейлс через приложение в смартфоне.
Закрывающие документы для бухгалтерии. Кажется, что ерунда, но подготовка документов своими руками ― времязатратное занятие, да и бухгалтерия любит придираться. Автоматизация этой задачи с помощью Авиасейлс экономит нам много времени, и «закрывашки» получаются идеальными.
Мы довольны тем, что можем одновременно держать в своих руках максимум контроля и доверять автоматизацию и упрощение процессов сервису. Благодаря этому агентство справляется с одним тревел-менеджером. И, конечно, экономия денег ― фундаментальная вещь для благополучия нашего бизнеса сегодня.