Несмотря на популярность удалённой работы и возможности Zoom-созвонов, командировки всё ещё необходимы для бизнеса. При этом в нынешних экономических условиях важно оптимизировать бюджет деловых поездок и одновременно не вынудить сотрудников путешествовать в спартанских условиях, которые замотивируют их уволиться. Рассказываем, как экономить на командировках так, чтобы соблюсти баланс счастья между работниками и финансовым директором.
1. Использовать диджитал-сервисы планирования командировок вместо тревел-агентств
Когда-то тревел-агентства снимали с бизнеса головную боль по организации командировок и брали весь процесс на себя. Однако сегодня более выгодный способ планирования деловых поездок - специальные цифровые сервисы. Как правило, у традиционных агентств ограниченный список поставщиков, а значит многие выгодные авиабилеты и отели не попадают в их поле зрения. Кроме того, агентства берут комиссию, которая иногда доходит до 15%.
У диджитал-сервисов более приятные и прозрачные условия. Например, Авиасейлс для бизнеса - это тот же метапоисковик, как и для частных клиентов, поэтому помогает находить лучшие предложения, но в нём есть функциональность, разработанная специально под тревел-задачи компаний (например, закрывающие документы для бухгалтерии). При этом сервис не берёт с клиентов абонентскую плату или дополнительные комиссии, так как зарабатывает на вознаграждениях от агентств и авиакомпаний.
2. Сравнивать цены билетов на соседние даты
Разница может достигать 20%, но, даже когда она небольшая, при частых командировках это будет складываться во внушительную сумму. Поэтому, если есть возможность перенести встречу на день-два, появляется пространство, чтобы сэкономить.
3. Сравнивать предложения разных авиакомпаний
Зачастую бизнес предпочитает покупать билеты для командировок у одной и той же авиакомпании. У всех свои причины: кому-то проще иметь дело с привычным поставщиком, кто-то заключает договор, который даёт скидку, а кто-то просто перенимает рабочие процессы предшественников.
Однако такой подход лишает разнообразия выбора и доступа к ситуативным специальным предложениям, которые периодически появляются у всех авиакомпаний. Чем больше выбор, тем больше шансы найти билеты по максимально выгодным ценам.
4. Держать в голове общий бюджет командировки
Погоня за самыми выгодными ценами должна происходить в рамках разумного. Иногда самые дешёвые авиабилеты провоцируют дополнительные расходы, и общий бюджет командировки неоправданно увеличивается.
Например, если у вас встреча в Перми 22 июля во второй половине дня, то кажется, что лучше купить билет на 21-е за 1750 рублей, чем покупать билет на утро 22-го за 2 822 рубля. Но, погнавшись за более дешёвым вариантов, вы будете вынуждены заплатить сотруднику суточные за 21 число и забронировать одну дополнительную ночь в отеле. По информации Авиасейлс для бизнеса, эта ночь в отеле с завтраком обойдётся вам минимум в 2 300 рублей, а разница в цене авиабилетов всего лишь 1 072 рубля.
5. Выбирать возвратные билеты
Все знают, что в случае форс-мажора невозвратный билет просто пропадёт, а вот в случае с возвратным большую часть денег можно будет вернуть. Тем не менее, многие продолжают надеяться на удачу до того момента, когда из-за перенесённой командировки сгорает билет за 20-30 тысяч рублей.
15% клиентов Авиасейлс выбирают возвратные билеты и делают это не зря - по статистике они возвращают каждый пятый билет. Постепенно доля поклонников возвратных билетов растёт, потому что однажды большинство компаний сталкивается с потерей крупной суммы денег на командировке из-за невозвратных билетов.
6. Разработать регламент трат для командировок
Один раз составленный внутренний регламент для командировок помогает оптимизировать расходы без лишних усилий в будущем. В тревел-политике можно прописать размер суточных, предпочтительные авиакомпании, рейсы и классы билетов, параметры отелей и другие нюансы. Это будет особенно удобно при небольшом бюджете, где и так почти нет пространства для манёвра.
В случае с диджитал-сервисами для командировок корпоративный регламент деловых поездок можно внедрить в процесс бронирования с помощью настроек. Так, в личном кабинете Авиасейлс для бизнеса можно заранее установить максимальную допустимую цену билета для разных категорий сотрудников и ограничить предложения только возвратными, назначить поиск отелей по цене за ночь и возможностью бесплатной отмены.
В случае с экономичными командировками особенно удобно, что в Авиасейлс для бизнеса у каждого сотрудника свой личный кабинет, и они могут искать то, что им нравится, но согласно ограничениям тревел-политики. Есть фиксированные рамки, и при этом остаётся некоторая свобода выбора конкретных рейсов и отелей. Если сотрудник попробует забронировать что-то за пределами бюджета, тревел-менеджер, властвующий аккаунтом компании на платформе, может просто не согласовывать этот вариант и отметить его как не соответствующий тревел-политике.
7. Проверять данные при бронировании на ошибки
Ошибки случаются, и авиакомпании могут закрыть глаза на пару опечаток в имени и фамилии пассажира. Но даже одна ошибка в номере паспорта может привести к отказу в регистрации на рейс. Особенно когда это международный перелёт. Не пренебрегайте проверкой всех данных.
Если вы пользуетесь Авиасейлс для бизнеса, то тут всё проще: один раз заполнив и проверив информацию всех сотрудников, вам больше не нужно будет её заполнять, так как она сохранятся в системе.
8. Выбрать оптимальный способ оплаты
Найдите наиболее выгодный для вашего бизнеса способ оплаты. Это может быть бизнес-карта с кэшбэком на путешествия, и тогда часть потраченных денег вернётся в виде миль. Непременно изучите все способы оплаты на сайте авиаперевозчика или сервиса для покупки билетов, потому что какие-то варианты могут оказаться более выгодными.
9. Бронировать отель рядом с работой или местом встречи
Ходить пешком дешевле, чем пользоваться каким-либо видом транспорта. Кроме того, если от отеля до работы идти пять минут, это хорошая экономия времени, а оно тоже стоит денег. При бронировании жилья стоит также обратить внимание на его расположение относительно аэропорта, чтобы оптимизировать затраты и на трансфер.
10. Заключить договор с авиакомпанией, если вы пользуетесь только одной
Если у вас всё же есть любимая авиакомпания и желание пользоваться только ей или так получается, что во все нужные города вы всегда летаете одними и теми же авиалиниями, то стоит заключить корпоративный договор. Обычно после подписания такого договора корпоративные клиенты получают скидки и другие плюшки - например, доступ в бизнес-залы, повышение класса билетов, более выгодные условия отмен и обмена бронирований и так далее.
Важна ли для вас экономия на командировках? Если да, то подключайтесь к Авиасейлс для бизнеса.