Фотографирование рабочего дня персонала компании осуществляется с целью повышения эффективности ее функционирования. Это своего рода вид отчетности. По сути метод позволяет исследовать распределение времени конкретного работника посредством наблюдения, измерения, документирования всех совершаемых им на протяжении рабочего дня операций. В расчет берется период с первой до последней минуты пребывания сотрудника на работе.
Однако не стоит трактовать термин буквально. От сотрудника не требуется снимать ход работы. В данном случае фотографирование предполагает фиксацию поминутно реализуемой человеком деятельности, оформленную в виде специального графика, таблицы. Необходимо установить специальное ПО.
Представленный метод подходит как для ручных, так и для автоматизированных работ. В итоге можно определить реальную занятость конкретного сотрудника. Его рабочий день представлен в расписанном по минутам виде. Отсюда можно сделать вывод, сколько времени у человека уходит непосредственно на решение рабочих вопросов, а сколько — на все прочие дела. Фотография используется для последующей корректировки штатного расписания, должностных инструкций. Информация полезна и для расчета норм, сдельных расценок.
Зачем нужна фотография рабочего дня
Фотографирование рабочего дня сотрудника как вид отчетности имеет множество достоинств. В результате его применения можно значительно повысить эффективность менеджмента на предприятии и работы персонала. У руководителей проектов появляется возможность увидеть, кто из сотрудников чем занят и каких результатов достиг. Такой формат отчетности выявляет и тех, кто нерационально расходует рабочее время и тратит его на отвлеченные дела.
Что дает фотографирование:
- максимальный контроль над работой персонала;
- определение достоинств и недостатков взаимодействия каждой из структурных единиц с другими;
- информацию для последующего анализа слабых мест и поиска решения в сложившейся ситуации;
- повышение дисциплинированности сотрудников, рост продуктивности их деятельности.
Фотография рабочего дня поможет определить причины недостижения заданных показателей. Данные позволят сбалансировать затраты и получаемые результаты. Важно учесть специфику профессии при выполнении хронометража рабочего дня.
Какие бывают фото рабочего дня
В задачи менеджера входит отслеживание деятельности сразу всего персонала отдела. Однако фото рабочего дня может быть не только индивидуальным. Выделяют также:
- групповое фото. Предназначено для выявления того, насколько согласована работа команды над общим проектом. Это позволяет определить проблемные места и причины срыва сроков. На базе полученной информации разрабатываются мероприятия по повышению эффективности командной деятельности. В зону наблюдения попадают до 15 человек. Подходит для фотографирования рабочего дня офисного персонала;
- комплексное. Предметом анализа становится работа одновременно нескольких отделов. Такой подход позволяет определить эффективность функционирования всей фирмы;
- самофотография. Как видно из названия, в этом случае сотрудник берет на себя задачу подсчета и дальнейшего анализа своего рабочего времени. Это избавляет менеджеров от лишней работы.
Способы фотографирования рабочего времени
Самофотографирование
От сотрудника требуется отметить совершенные за день действия с подтверждением предоставленной информации в виде скриншотов и пр. Однако процесс оформления отчетности отрицательно влияет на эффективность выполнения работником своих должностных обязанностей.
Помощь сторонних специалистов
С целью фотографирования рабочего дня персонала к делу могут быть привлечены специалисты. В этом случае информация более объективная, но возникает другая проблема — предварительное информирование персонала о проводимой проверке может исказить достоверность данных. Сотрудники на время активизируются, однако затем все возвращается к привычному ритму. В итоге полученная информация будет отличаться от реальных показателей.
Использование автоматизированных систем контроля
Добиться объективности позволит применение специального ПО для управления проектами. В этом случае учет рабочей деятельности осуществляется в автоматическом режиме. Информация предоставляется в удобном для ознакомления виде — как правило, в формате графиков. Руководители отделов и компании смогут изучить отчетности и быстро определить, что следует исправить.
Организация работы с фото рабочего времени
Среди предлагаемых в настоящий момент цифровых инструментов для фотографирования рабочего времени вполне подходит Projecto. В этом случае всю работу по контролю за выполнением должностных обязанностей берет на себя программа.
Усовершенствованные функциональные возможности Projecto позволяют персоналу компании самостоятельно устанавливать события в календаре с обозначением их старта и окончания. Упрощается задача самофотографирования. Полученные данные используются руководителем для последующего анализа.
Применение Projecto позволит избавиться от лишней бумажной волокиты. Программа берет на себя задачу подготовки необходимых отчетов.
#повышениеэффективности #отчетность #работники #подчиненные #персонал #таймменеджмент #программноеобеспечение #руководительпроекта #контрольсотрудников
