Многие руководители компаний являются одновременно и хозяевами, владельцами этих компаний. И будучи хозяевами, как это ни удивительно, работают не меньше, а больше своих подчиненных. Если подчиненный, простой сотрудник компании, имеет полное право уйти ровно в шесть часов с работы (или в то время, когда заканчивается по внутреннему регламенту рабочий день), то хозяин такой возможности не имеет.
Право у него есть, а вот возможности нет. Почему? Вроде бы все зависит от него. Хочет - работает, не хочет - отдыхает. Но сотрудники делают все, что в их силах, чтобы у руководителя (хозяина) было впечатление его незаменимости. Таким образом, «убиваются» несколько зайцев.
Ложное впечатление от ручного управления бизнесом
Во-первых: Самолюбие хозяина удовлетворено: «Без тебя мы ничего сделать не можем. Только ты нам можешь помочь».
Во-вторых: У хозяина создается впечатление, что все безумно заняты.
В-третьих: Создается впечатление, что работа кипит, и именно поэтому возникает много проблем.
А на самом деле, проблемы создаются самими сотрудниками!
В-четвертых: Заняв хозяина своими (именно своими проблемами) можно спокойно ничего не делать, расслабиться, поиграть в разные компьютерные игры на работе, пока руководитель не решит их проблемы.
Вот такая картина получается.
Что происходит дальше? Пока руководитель решает уже «наваленные» на него проблемы, сотрудники отвлекаются от пасьянсов, или от написания никому не нужных отчетов, создаваемых нечеловеческими усилиями, но не отличающихся объективностью. И в свободное от всего этого время, сотрудники создают еще очередную партию проблем, чтобы хозяину было чем заняться в ближайшее время. Довольно часто сам хозяин такое положение вещей приветствует, и рассказывает всем и себе, в том числе, что «умирает» на работе, борется за существование своей компании, и так далее...
Есть еще одна общая проблема! Чем больше сотрудников, тем вроде бы больше и солиднее компания. Но есть и обратная сторона медали: чем больше сотрудников, тем больше они генерируют проблем.
Еще одна стандартная ситуация:
Предположим, хозяин решает, что надо реализовать определённый проект и зовет своих подчиненных. Хозяин просит помочь в реализации этого проекта, а они ему отвечают, что они безумно заняты, времени страшно мало, но, конечно, если у них появится минутка, то они займутся его «капризами». Возникает вопрос: кто и кем управляет?
Кроме всего прочего, не каждый хозяин знает свою реальную прибыль, даже, если у него идеально налажен бухгалтерский учет. Это происходит потому, что у многих хозяев сложилось впечатление (и не без помощи главных бухгалтеров), что бухгалтерский учет самый точный и самый надежный. Это так, но только для налоговых и фискальных органов. Для реального управления предприятием, и понимания, что происходит на самом деле, бухгалтерский учет не подходит.
И получается следующее: При так называемом «ручном управлении» у хозяина создается иллюзия, что он в курсе всех событий, что он управляет предприятием, и делает это максимально правильно, потому что только он заинтересован в успехе и развитии своего «детища». И тут надо четко разделить понятия: заинтересованность в успехе, и возможность объективно управлять. А объективно управлять невозможно без объективной исходной информации!
Что такое объективная информация и где её взять?
Объективная же информация — это вовсе не та информация, которую в отчетах или докладных записках представляют подчиненные. И информация для управления компанией - это не информация из бухгалтерских отчетов.
Объективная информация может быть получена только из рабочих документов, которые циркулируют в корпоративной информационной системе.
Причем возможность формирования любого отчета, на основе рабочих документов, по любому направлению деятельности должна быть именно у хозяина. Что такое «рабочие документы» в корпоративной системе?
Рабочие документы – это документы, которые оформляются в начале и конце любого (именно любого) процесса.
Процесс связан с должностью и ФИО сотрудника, который его выполняет. В корпоративной системе должна быть записана (без права поправок со стороны исполнителя процесса) плановая стоимость процесса и плановое время процесса. А при фактическом выполнении процесса в рабочем документе, завершающем процесс, должно появляться и фактическое время, и фактическая стоимость.
То есть для того, чтобы информация была объективной, она должна появляться из рабочих документов. Каждый документ должен быть связан с процессом, и, соответственно, с предыдущим и последующим документом.
Что такое системой встречных документов и чем она полезна?
Система, в которой все абсолютно документы связаны условно называется «системой встречных документов». В основном термин «встречная проверка документов» встречается при налоговой проверке, но предлагаемая система не имеет отношения к налоговым проверкам. Это внутренняя система контроля и учета работы сотрудников. Дело в том, что при внедрении системы «встречных документов» во многих организациях сотрудники сразу говорили, что это смешно, что в документах будет «правдивая» информация. Они сразу же соображали, как смогут ее подделать. Но, подделать - то в одном документе можно. Причем только в том, к которому они имеют доступ. А что именно произойдёт со всеми, связанными документами, тот, кто будет подделывать, даже предположить не сможет. Да и не «подправится» ничего в других документах. И сразу же пойдет все «вкривь и вкось». Так что «подделка» документов в системе встречных документов ни к чему хорошему не приведет!
Второе: каждый сотрудник при таком учете будет иметь свой собственный «учетный регистр», в котором будет отражаться вся его деятельность. И вовсе это не тотальный надзор. То есть тот сотрудник, который играл в пасьянс, может продолжать в него играть, но только тогда по плану, какой - то процесс, например, разработка плана работы на неделю, должна занимать 2 часа, а при игре в пасьянс, эта же работа займет, 5 часов. И это будет сразу видно, и может вызвать удивление. При постановке такого учета, проверки можно производить как по длительным периодам, так и выборочно, например, за день.
Краткие выводы такие:
- «Ручное» управление не дает практически никаких положительных результатов;
- При «ручном» управлении отсутствие объективной информации является причиной возникающих беспрерывно проблем;
- При «ручном управлении» огромное количество времени уходит на практически бесполезные совещания, заседания, планерки и обсуждения, а также на «brain storming», который на практике также ничего особенно полезного не дает.
- Рост количества разнообразных, хаотически возникающих должностей, и, соответственно, рост количества сотрудников, при «ручном управлении» только увеличивает количество проблем, но ни в коем случае, не решает задач по повышению эффективности.
Как уйти от «ручного управления»?
Только при помощи учёта. Учёт должен быть построен на «прозрачной» понятной организационной структуре с должностями, на которых выполняются абсолютно понятные и контролируемые функции. Выполнение функций должно контролироваться автоматически. Тогда это будет объективный контроль. И информация для анализа и управления будет также объективной. То есть нужна автоматизированная система учета и контроля работы всех сотрудников предприятия. Разработать ее не сложно. Чуть сложнее запрограммировать. И очень сложно внедрить, так как персонал понимает всю губительность учета для себя практически мгновенно, и сопротивление будет очень серьезным.
Однако внедрение такой системы крайне положительно влияет и ускоряет все процессы в компании. Для того, что бы правильно разработать и внедрить систему автоматизированного учёта читайте наши следующие статьи:
Дополнительные статьи на данную тему:
- Статья 1 ссылка
- Статья 2 ссылка
- Статья 3 ссылка
- Статья4 ссылка
- Статья 5 ссылка
PS
Если данная статья оказалась для вас полезной, то не забудьте поделиться ей с друзьями и поставить лайк! Вам не сложно, а нам приятно. К тому же вы можете задать интересующий вас вопрос в комментариях и вы обязательно получите не него ответ!
#бизнес #управлениебизнесом #управлениепроектами #собственник #учёт #система