Электронный кадровый документооборот. Как помочь своему кадровику
Охрана труда работников - это обязанность работодателя, это закрепляет первый абзац статьи 212 Трудового кодекс: «обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда в организации возлагаются на работодателя». Для соблюдения законодательства в компаниях создаются службы охраны труда и проводятся специальные мероприятия — обучения, инструктажи, проверки.
В компаниях численностью менее 100 человек создавать службу или вводить должность специалиста по охране труда не обязательно. Выполнять соответствующие функции по совместительству можно поручить уже работающего сотруднику с инженерно-техническим образованием и прошедшим специальное обучение.
🕵️♂️Если государственный инспектор по охране труда посетит вашу организацию и обнаружит полное отсутствие мер, направленных на охрану труда, он наложит на директора фирмы штраф от 500 до 5000 рублей, а на саму компанию штраф на сумму от 30.000 до 50.000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Есть и уголовная ответственность за нарушение правил охраны труда (ст. 143 УК РФ), среди наказаний - штраф до 200.000 рублей и лишение свободы сроком до трех лет.
Какие документы по охране труда должны быть в организации?
Конкретный перечень документов законодательством не устанавливается, поэтому работодатель самостоятельно определяет состав комплекта документов по ОТ, которые нужно разработать и утвердить.
💡Мы же рекомендуем иметь следующие документы в по охране труда:
• положение об ОТ;
• программу обучения по ОТ;
• документы по системе управления ОТ;
• приказы, устанавливающие ответственных лиц за обучение, выдачу средств индивидуальной защиты, пожарную безопасность и тому подобное;
• инструкции по ОТ для всех должностей и специальностей, указанных в штатном расписании, и распорядительные документы к ним;
• журнал регистрации микротравм и несчастных случаев на производстве;
• журналы регистрации инструктажей, в том числе первичных, целевых повторных и внеплановых, а также протоколы проверки знаний сотрудников.
Поправки, внесенные Федеральным законом № 377-ФЗ в Трудовой кодекс РФ в ноябре 2021 года, создали законодательную базу для электронного документооборота в кадровом делопроизводстве, что позволяет оформлять, заверять, применять и хранить в электронном виде, не дублируя кадровую документацию на бумажные носители.
📑Везде существуют исключения, поэтому некоторые документы необходимо оформлять на бумаге. Среди них: приказы об увольнении, трудовые книжки, журналы инструктажа по охране труда и акты о несчастных случаях.
Это связано с тем, что не все надзорные органы, перед которыми отчитывается работодатель принимают электронные документы. Для организации электронного документооборота между работодателем и ведомством, нужно заключить допсоглашение, на согласование которого потребуется время. Кроме того, процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ №73, не предусматривающими применение электронных подписей.
С 1 марта 2022 года начал действовать Федеральный закон № 311-ФЗ, который утверждает право работодателя на внедрение ЭДО в области охраны труда (ст. 214.2 ТК РФ).
💾Документы по охране труда, которые можно оформлять в электронном виде: правила, положение, политика в области ОТ, инструкции, документы по обучению, распоряжения, приказы и т.д.
В чем плюсы ЭДО?
➕Ускорение процессов оформления документации и ознакомления с ней сотрудников.
➕Создание компактного электронного архива, который надежнее бумажного.
➕Экономия времени сотрудников при взаимодействии с кадровой службой, в частности во время удаленной работы или для территориально-распределенных организаций. Так, например, специалисты по ОТ в сэкономленное время могли чаще встречаться с персоналом, предупреждать производственный травматизм и посещать объекты работ с повышенной опасностью.
➕Оперативное предоставление в налоговый орган оригиналы документов при необходимости.
Если нужна помощь в подключении КЭДО или остались вопросы, мы с удовольствием на них ответим.
