Д — делегирование. Это один из навыков руководителя, который многие приобретают с большим трудом, путём проб и ошибок, через выгорание и конфликты с сотрудниками. Один из способов разобраться с делегированием — построить организационную структуру предприятия. Звучит угрожающе, но на самом деле это вполне рабочее решение.
В простейшем понимании оргструктура — это схема штатного расписания, в которой показаны роли и подотчётность сотрудников с разными должностями. Но функционал оргструктуры гораздо шире: выявление слабых мест в бизнес-процессах, планирование расходов на персонал, выравнивание и объединение отдельных частей организации.
В статье рассмотрим самые распространённые типы организационных структур, их сильные и слабые стороны.
Зачем вам это нужно
Помните про делегирование? Когда каждый понимает, где его место в иерархии, передоверять задачи становится проще. Сразу ясно, кому можно делегировать, а кто отправит «делегатора» … посмотреть на структуру и командовать своими подчиненными.
Но это будет, когда в компании получится выстроить структуру, описать ее в регламентах и довести до каждого сотрудника.
По факту же любая компания, будь то массажный салон, сеть автомоек, кафе или агентство веб-разработчиков, развивается и существует без жёсткого академического плана. Или же план есть, но он такой уникальный, что к нему неприменимы никакие схемы. Но это как раз — заблуждение.
Вы удивитесь, когда в описаниях ниже найдете схему взаимодействия внутри своей компании. Хорошо, если описание схемы подтвердит ваши представления о том, как всё должно быть. Но может оказаться, что вы найдете более удобную для вас структуру, и займетесь перестройкой своих процессов.
Валерий Неклюдов, консультант Эвотора:
«Иногда кажется, что учебники по управлению предприятиями стоит выбросить и забыть. Что дает сухая теория или примеры из далёкого прошлого? Практика Генри Форда или Ли Якокка никак не поможет предпринимателю сейчас. Но это только кажется.
Например, как быть с управляющим одного из бьюти-салонов в сети, который зовет на помощь собственника при любой проблеме? Определить его роль в структуре и договориться о том, какой круг задач он решает самостоятельно. Или — как выстроить работу, если каждый новый контракт требует другого набора компетенций от команды? Использовать матричную систему взаимодействия и не раздувать существующие команды новыми людьми каждый раз при запуске нового проекта.
Сухая теория только кажется неприменимой в реальном бизнесе. Иногда она может показать выход в сложной ситуации».
Понятие организационной структуры
Организационная структура — это система, которая описывает, как определенные действия сотрудников направляются для достижения целей организации. Она определяет правила, роли и обязанности, а также — как информация перемещается между уровнями внутри компании.
Организационные структуры активно используют компании всех форм собственности и сфер деятельности. Схемы наравне со штатным расписанием определяют конкретную иерархию внутри организации и ответственность каждого сотрудника.
Оргструктуры обычно изображаются в виде диаграммы, например, пирамиды, где самые влиятельные сотрудники находятся наверху, а те, у кого меньше власти, — внизу.
Централизованные и децентрализованные организационные структуры
Организационная структура бывает централизованной или децентрализованной.
Традиционно предприятия были структурированы с централизованным руководством и определенной цепочкой подчинения. И сразу пример: Вооруженные Силы страны, система, известная своей высокоцентрализованной структурой с длинной иерархией начальников и подчинённых. В централизованной оргсистеме есть очень чёткие обязанности для каждой роли, подчинённые по умолчанию выполняют команды своего руководства.
Децентрализованные организации выросли как технологические стартапы. Схема позволяет компаниям оставаться быстрыми, гибкими и адаптируемыми, при этом почти каждый сотрудник получает высокий уровень личного участия.
Например, Johnson&Johnson — компания с децентрализованной структурой. Более 200 бизнес-подразделений и брендов торговой марки работают автономно в очень разных отраслях, от производства бытовой химии до фармацевтических продуктов.
В децентрализованных компаниях обычно тоже есть встроенные иерархии. Тем не менее команды имеют право принимать собственные решения и выполнять их, необязательно получая одобрение сверху.
Типы оргструктур
Типы организационных структур в бизнесе так же важны, как и его продукты, маркетинговый план и долгосрочная стратегия. Компаниям нужна прочная структура для привлечения и удержания талантливых сотрудников, а также для создания работоспособной организационной иерархии. В зависимости от характера связей между подразделениями выделяют бюрократические и адаптивные организационные структуры:
- Бюрократические — это структуры, в которых формализация управленческой деятельности преобладает над ее творческой составляющей.
- Адаптивные — это гибкие структуры, способные быстро модифицироваться в соответствии с изменениями внешней среды или целыми компании. Отличительной чертой адаптивных организационных структур является большее внимание творческому аспекту деятельности, нежели формальным правилам.
У каждого типа организационной структуры есть свой набор преимуществ и недостатков. Их обязательно необходимо учитывать при построении успешного бизнеса.
Линейная структура управления
Схема в форме пирамиды известна как линейная или иерархическая организационная структура. Это наиболее распространённый тип, цепочка подчинения здесь идёт сверху вниз. Например, генеральный директор — руководители — сотрудники начального и низшего звена.
Плюсы такого порядка:
- Лучше определяет уровни полномочий и ответственности.
- Показывает, перед кем каждый человек отчитывается или с кем можно поговорить о конкретных проектах.
- Мотивирует сотрудников чёткими карьерными путями и шансами на продвижение по службе.
- Создаёт для каждого сотрудника определённую зону ответственности.
- Способствует дружеским отношениям между сотрудниками одного отдела.
Минусы:
- Решения спускаются сверху вниз, в длинной цепочке возможна неправильная интерпретация информации.
- Руководитель любого уровня может использовать власть для своей выгоды.
- Замедляет внедрение инноваций или важных изменений в компании из-за увеличения бюрократии.
- Заставляет сотрудников действовать в интересах отдела, а не компании в целом.
- Сотрудники более низкого уровня чувствуют, что они менее ответственны и не могут выражать свои идеи для компании.
Иерархическую оргструктуру целесообразно использовать небольшим компаниям или лицам с частной практикой, например, адвокатам, нотариусам или стоматологам. Предприниматель, как руководитель, делегирует часть обязанностей помощнику — секретарю, администратору. Тот в свою очередь координируют деятельность разнорабочих — водителя, курьера, уборщицы и т.д. Простое распределение ролей в коллективе формирует дисциплину, способствует принятию быстрых и эффективных решений.
Но по мере роста компании структуру необходимо менять или совмещать с другими типами, чтобы избежать тех самых длинных бюрократических цепочек доставки информации сверху вниз.
В современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая схема плохо совместима с современной философией качества.
Для тех, кто с Эвотором
Покупайте приложения для Эвотора со скидкой 50%. Вас ждут сервисы для товарного учёта, маркировки, ЕГАИС, управления кафе, интеграции с 1С — и много чего ещё!
Узнать об акции
Функциональная структура управления
Подобно иерархической, функциональная организационная структура начинается с должностей с наивысшим уровнем ответственности. Однако в первую очередь сотрудники организованы в соответствии с их конкретными навыками и соответствующими функциями в компании. Каждый отдел управляется независимо.
Плюсы:
- Позволяет сотрудникам сосредоточиться на своей роли.
- Поощряет специализацию.
- Помогает командам и отделам чувствовать себя самостоятельными.
- Легко масштабируется в компании любого размера.
Минусы:
- Может создавать барьеры внутри организации.
- Затрудняет общение между командами.
- Скрывает процессы и стратегии для различных рынков или продуктов в компании.
Эта форма организационной структуры наиболее эффективна в организациях с высоким уровнем квалификации специалистов при их хорошем техническом оснащении, в особенности в сочетании с управлением по проектам. Это один из типов организационных структур, в которых наиболее эффективно воплощаются идеи современной философии качества.
Линейно-функциональная структура управления
Это самая распространённая структура иерархического типа, широко используется во всём мире. Основой служат функциональные подразделения, которые могут сами отдавать распоряжения нижестоящим звеньям, но не по всем, а по ограниченному кругу вопросов, определяемых их функциональной специализацией.
В основу структуры положена специализация управленческой деятельности по функциональным подсистемам организации: маркетинг, исследования и разработки, производство, финансы и экономика, персонал и т. п.
Оформленные по линейно-функциональному принципу организации сохраняют жёсткость и простоту линейных структур. Освобождение линейных подразделений от решения общих управленческих задач позволяет резко увеличить масштабы их деятельности.
Выполнение управленческих функций на базе разграничения и специализации менеджмента обеспечивает рост качества управления всей организацией.
Плюсы:
- Стимулирование деловой и профессиональной специализации сотрудников.
- Высокая производственная реакция компании, так как она построена на узкой специализации производства и квалификации специалистов.
- Уменьшение дублирования усилий в функциональных областях.
- Улучшение координации и контроля деятельности.
Минусы:
- Размывание разработанной стратегии развития организации. Подразделения могут быть заинтересованы в реализации своих локальных целей и задач в большей степени, чем всей организации в целом, т. е. ставить свои собственные цели выше целей всей организации.
- Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями.
- Резкое увеличение объёма работы руководителя организации и его заместителей в силу необходимости согласования действий разных функциональных служб.
- Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали.
- Утрата гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур.
- Слабая инновационная и предпринимательская реакция организации с такой организационной структурой управления.
Линейно-штабная структура управления
В этой схеме использованы принципы линейной структуры. Но у руководства есть штаб, которому можно передать часть полномочий. Преимущественно передаются аналитические процессы — сбор информации, корректировка стратегии, аудит. Штаб не принимает решения самостоятельно, он нужен, чтобы снять часть управленческой нагрузки, дать прямому руководителю полезные рекомендации по развитию бизнеса.
Плюсы:
- Сотрудники имеют узкую специализацию, что позволяет выполнять работу эффективно.
- Внешняя независимая помощь облегчает рабочие процессы.
- Руководитель принимает решения взвешенно, что снижает финансовые и производственные риски.
- Вклад сотрудников в общее дело более ощутим, по сравнению с линейной схемой.
Минусы:
- В управлении теряется чёткая иерархия, сотрудникам трудно фильтровать решения, которые исходят от прямого руководителя и штаба.
- Возрастает время принятия решений в силу необходимости согласования между всеми участниками процесса, что неизбежно отражается на скорости работы.
- Могут возникать разногласия между штабом, директором и линейными руководителями.
Линейно–штабная и линейно–функциональная структура — это хорошая промежуточная ступень при переходе от линейной структуры к более эффективным. Схема управления позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.
Дивизиональная структура управления
В дивизиональных организационных структурах подразделения компании контролируют свои собственные ресурсы, по сути, действуя как отдельная компания в рамках более крупной организации. В каждом подразделении может быть своя команда маркетинга, отдела продаж, ИТ и т. д. Эта структура хорошо подходит для крупных компаний, поскольку позволяет различным подразделениям принимать решения без необходимости отчитываться перед несколькими руководителями.
В зависимости от направления деятельности организации существует несколько вариантов, которые следует учитывать при выборе схемы.
- Рыночная дивизиональная организационная структура
Подразделения сегментированы по рынкам, отраслям или типам клиентов. Например, крупная компания по производству потребительских товаров может отделить свои товары длительного пользования (одежда, электроника, мебель и т. д.) от своих пищевых или логистических подразделений.
- Организационная структура подразделений, основанная на продуктах
Филиалы разделены продуктовой линейкой. Так, в технологической компании может быть подразделение, занимающееся облачными приложениями, в то время как остальные отделения сосредоточены на различных предложениях программного обеспечения — например, Adobe и его творческий пакет Illustrator, Photoshop, InDesign и т. д.
- Географическая дивизиональная организационная структура
Филиалы разделены по регионам, территориям или районам, что обеспечивает более эффективную локализацию и логистику. Компании могут открывать дополнительные офисы по всей стране или по всему миру, чтобы оставаться ближе к своим клиентам.
Плюсы дивизиональной структуры управления:
- Оперативное реагирование на изменение внешних условий деятельности.
- Сближение того, кто принимает решение с тем, кто его реализует.
- Хорошие условия для роста менеджеров.
- Высокая степень координации управленческой деятельности в рамках одного дивизиона.
- Более тесная связь производителя с потребителями.
- Центры ответственности более эффективно работают над вопросами повышения прибыли.
Минусы:
- Наличие внутренней конкуренции за ресурсы и персонал.
- Сложность разделения накладных расходов и подсчёта себестоимости.
- Трудность согласования интересов различных дивизионов.
- Волокита и перегруженность из-за большого количества вертикальных связей.
- Дублирование функций на различных уровнях управления.
- В отделениях сохраняется линейная структура управления.
- Удалённость центрального аппарата от конкретных сфер деятельности организации. Следовательно, это ведет к росту численности персонала и прочим проблемам, связанным со служебными злоупотреблениями.
Достоинства дивизиональных структур перевешивают их недостатки только в периоды достаточно длительного существования. При нестабильном окружении они рискуют повторить судьбу динозавров, так как выстраивание рабочих отношений между дивизионами и высшим руководством, разделение сфер ответственности, отчетности, стратегий требует большого времени.
При данной структуре возможно воплотить большую часть идей современной философии качества.
Для тех, кто с Эвотором
Покупайте приложения для Эвотора со скидкой 50%. Вас ждут сервисы для товарного учёта, маркировки, ЕГАИС, управления кафе, интеграции с 1С — и много чего ещё!
Узнать об акции
Матричная структура управления
Основу матричной структуры образует линейно-функциональная структура, дополненная структурами управления. Помимо руководителя организации определяется руководитель программы, ранг которого выше ранга руководителя организации.
Матричные структуры весьма многообразны: управление по проекту, временные целевые группы и постоянные комплексные группы. Временные целевые группы активно применяются малыми предприятиями, в основе которых лежит венчурный бизнес, а также в электронной промышленности и других областях с высокими технологиями.
Матричная организационная диаграмма выглядит как сетка и показывает функциональные команды, которые формируются для специальных проектов. Например, инженер может постоянно работать в ПТО под руководством технического директора, и точно так же работать над временным проектом под руководством менеджера проекта.
Плюсы:
- Позволяет руководителям легко выбирать людей в соответствии с потребностями проекта.
- Поощряет сотрудников использовать свои таланты и навыки в различной профессиональной среде.
- Сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путём передачи полномочий менеджерам среднего звена.
- Усиление личной ответственности конкретного руководителя.
- Достижение большей гибкости и координации работ.
- Преодоление внутриорганизационных барьеров, не мешая при этом развитию функциональной специализации.
Минусы:
- Структура сложная, громоздкая, дорогая во внедрении и в эксплуатации.
- В связи с системой двойного подчинения подрывается авторитет отдельных руководителей.
- Нечёткое распределение прав и ответственности между элементами.
- Для этой структуры характерна борьба за власть.
- Чрезмерные накладные расходы в связи с содержанием большего количества руководителей.
- Возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании.
- Наблюдается частичное дублирование функций.
- Несвоевременно принимаются управленческие решения.
- Схема требует частой корректировки.
Внедрение матричной структуры дает хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем корпоративной культуры и квалификации сотрудников. В противном случае возможна дезорганизация управления. Так, в корпорации «Тойота» внедрение матричной структуры заняло около 10 лет. Но можно уверенно утверждать — эффективность доказана опытом гиганта автоиндустрии.
Проектная организационная структура
В проектной структуре основное внимание уделяется одному проекту. В схеме менеджеры проектов выступают в качестве руководителей. В отличие от других типов структур, проектируемая предполагает демобилизацию команд и ресурсов после выполнения поставленных задач.
Плюсы:
- Способствует более эффективному принятию решений и общению.
- Ощущение безотлагательности завершения проекта увеличивает продуктивность сотрудников.
- Увеличивает гибкость и универсальность сотрудников.
Минусы:
- Строгие сроки могут усилить стресс у исполнителей.
- Власть может быть слишком централизована с менеджером проекта.
- Нет возможности для долгосрочного развития навыков среди сотрудников.
Преимущества перевешивают недостатки на предприятиях с небольшим числом одновременно выполняемых проектов. Возможности воплощения принципов современной философии качества определяются формой управления проектами.
Подытожим
Рассмотрены семь типов самых распространённых организационных структур. Сразу стоит оговориться, ни одна из схем не является универсальной. При выборе подходящего решения для собственной компании необходимо продумать каждую деталь:
- сколько полномочий передать сотрудникам,
- сколько места оставить для внедрения инноваций,
- насколько масштабна компания или какие перспективы ближайшего роста,
- насколько гибкой должна быть структура для решения типовых задач,
- насколько важно взаимодействие между сотрудниками и поддержание дружеской атмосферы в коллективе.
Только тщательно взвесив эти факторы, можно узнать, какая организационная структура лучше всего подходит для компании. А затем выстраивать управление компанией, учитывая по ходу развития ошибки и победы.
Подписывайтесь на канал «Жиза», чтобы быть в курсе всех новостей для малого и среднего бизнеса. Мы пишем только о важном для предпринимателей.
#управлениебизнесом #оргструктура #делегирование