Для успешного участия в тендерах многие компании, которые регулярно имеют дело с закупками, организовывают собственные тендерные подразделения (отделы). Сколько в среднем может стоить создание такого отдела и какое время займет? Подсчитываем расходы в этой статье.
Для начала – пара слов о том, в чем вообще смысл тендерного подразделения. Основная задача такого отдела заключается в том, чтобы обеспечивать регулярное участие компании в закупках, подготавливать заявки, выстраивать взаимодействие с заказчиками, находить новых клиентов посредством торгов. В самом общем смысле, тендерный отдел занимается продажами товаров (услуг) фирмы через торги. Сотрудники этого отдела берут на себя все связанное с аккредитацией на специализированных электронных торговых площадках, анализом закупок, подготовкой документации.
Как правило, в тендерный отдел входят несколько человек, хотя встречаются и варианты, когда все подразделение состоит из одного сотрудника – или, наоборот, представляет собой разветвленную структуру со множеством специалистов. Все зависит от масштабов предприятия и объема сделок, проводимых через тендеры. В типовом тендерном отделе, состоящем из нескольких человек, обычно есть руководитель (координирует работу отдела), тендер-менеджер (непосредственно осуществляет процесс ведения тендеров) и юрист (анализирует контракты с заказчиками, готовит жалобы, представляет фирму в суде). В некоторых случаях отдел может быть дополнен аналитиком, который изучает конкурентов в выбранной нише, ищет наиболее выгодные тендеры, проверяет заказчиков – но чаще функции аналитика берет на себя тендер-менеджер.
Цена вопроса
Теперь непосредственно к тому, сколько стоит создать тендерный отдел. Из чего складываются расходы на его организацию?
1. Заработная плата сотрудников. Разброс здесь очень широкий, в зависимости от региона и квалификации специалиста. Приведем средние цифры.
● Руководитель отдела – 150-200 тыс. руб.
● Тендер-менеджер – 60-120 тыс. руб.
● Юрист по тендерам – 70-100 тыс. руб.
Если взять значения по нижней границе, то суммарно на оплату труда троих специалистов понадобится 280 тыс. руб. ежемесячно.
1. Страховые и медицинские взносы на сотрудников. Помимо заработной платы, это еще одна крупная статья расходов. В среднем, общая сумма всех взносов составляет около 30% от заработной платы специалиста. 30% от приведенных выше расчетов – это чуть больше 93 тыс. руб. Итого уже 373 тыс. руб. ежемесячно.
2. Расходы на оснащение рабочих мест – компьютеры, офисная техника, мебель. По самым скромным подсчетам, на оснащение одного кабинета для троих сотрудников уйдет не менее 200 тыс. руб.
3. Расходы на различные сервисы. Это: интернет, подписка на сервис поиска тендеров, подписка на справочно-правовую систему, электронная подпись для торгов, открытие и обслуживание спецсчета в банке. Все эти расходы, как и зарплата, и взносы, являются регулярными. Стоимость сервисов также варьируется, однако в среднем в год компании придется раскошелиться на сумму не менее 70-80 тыс. руб.
Можно ли сэкономить?
Можно. Сократить расходы можно следующим образом:
1. Перевести сотрудников тендерного отдела на удаленную работу. Это позволит исключить расходы на офисную технику и мебель.
2. Отказаться от платных сервисов или, при возможности, заменить их бесплатными. Например, можно отказаться от платной подписки на поиск тендеров и пользоваться ручным поиском. Однако следует иметь в виду, что времени на это будет уходить в разы больше – особенно если товар (услуга) специфичные.
3. Сократить сам тендерный отдел – возможно, достаточно будет иметь в штате одного менеджера, а не команду. Однако при этом нагрузка на специалиста возрастет, что может сказаться на качестве его работы и, следовательно, на количестве выигранных тендеров и доходах компании.
Наиболее выгодным решением может стать передача работы с тендерами на аутсорс. Это разом решит проблему всех расходов – от заработной платы до подписок на различные профильные сервисы. Для небольших фирм, которые участвуют в торгах нерегулярно или берутся за исполнение недорогих контрактов, такое решение может быть единственно оправданным с финансовой точки зрения.
Однако при подборе специалиста следует быть внимательным. Сегодня многие консалтинговые фирмы предлагают услуги тендерного сопровождения. Но затраты на работу с такими фирмами могут лишь незначительно отличаться от найма менеджеров в штат. Оптимально, если удастся выйти на контакт с тендерным экспертом напрямую – это позволит избежать расходов на посредников и действительно сэкономить.
Прямой контакт с опытными тендер-менеджерами можно установить посредством платформы Тендин. На платформе собраны проверенные тендерные специалисты с реальным опытом. Многие из них оформлены как самозанятые, что позволяет сэкономить на уплате страховых взносов за них.
Тендин дает возможность выбирать специалиста как для решения какой-то конкретной задачи (например, заполнения заявки на участие в торгах), так и для комплексного ведения тендеров.
Образование и опыт всех зарегистрированных сотрудников проверены – можно быть уверенным в качестве исполнения ими своих обязанностей. А наличие безопасной сделки гарантирует, что работа будет доведена до конца, прежде чем подрядчик получит оплату.
Найдите своего тендерного специалиста уже сегодня на сайте www.tendin.ru!