Бесконечные встречи по Zoom, часовые разговоры о проблемах, которые можно решить всего одним сообщением в чате и попытки обсудить все задачи за «у меня только 15 минут между коллами»… Если дела в команде ведутся таким образом, провалов не избежать. Мы в ИКРЕ разобрались, как правильно формулировать повестку совещания и готовиться к нему, чтобы каждый участник оставался замотивированным и не чувствовал, что нагло и бесполезно потратил несколько часов своей жизни.
Как сформировать Agenda
Не начинайте встречу, пока не подготовили хотя бы минимальную повестку — agenda. Вот, что там обязательно должно быть:
- Цель встречи
- Общие вопросы
- Вопросы других членов команды
- Тайминг
- Ответственные лица за каждый пункт
- Желаемый результат встречи
- Отдельное время для фидбэка и согласования следующих шагов
Если вы собрались с командой без четкой повестки, на протяжении 30 минут потягиваете чай-кофе и обсуждаете любимые кофейни, это совсем не похоже на деловую встречу. Такие разговоры хороши, когда у всех есть на них время, а не когда каждый думает, какие задачи нужно будет срочно закрыть после совещания.
Шаблоны для подготовки к встрече
Скачать фреймворки можно здесь
Даём слово команде
Тимлид на встрече вовсе не единственный игрок. Иногда повестка совещания формируется так, что необходимо осветить вопросы, за которые отвечают другие люди. Если вы дадите им слово прямо на встрече, без подготовки они вряд ли скажут что-то вразумительное.
Любая встреча — это кооперация. Предупредите членов команды и руководителей отделов, что им нужно подготовить свои отчёты и данные, чтобы осветить отдельные вопросы.
Никаких бессрочных таймингов
Если вы цените своё время, будьте бережны и к времени своих коллег. У встречи должны быть четкое начало и конец. Нет, «ещё 5 минуточек» не работает: составьте чёткий регламент для каждого спикера, не отвлекайтесь на дополнительные разговоры и переносите всё невысказанное на другую встречу. Если это надо.
Только самое важное
Сколько бессмысленных часов мы провели на коллах, обсуждая вопрос, который можно было решить одним сообщением в Телеграме. Пусть каждая ваша встреча будет действительно важной и основополагающей, а не просто запланированной в календаре на каждый понедельник. Если сказать по проекту совсем нечего, то лучше не говорить ничего, дождаться следующей недели, когда информация подкопится. Совещания ради совещаний мало кому приносили пользу.
Проверьте своё ближайшее расписание. Вы готовы ко всем созвонам?
Хотите научиться филигранно самому вести встречи как офлайн, так и онлайн, чтобы ваша проектная команда всегда приходила к результату и плану действий? И при этом не зависела от длительности встречи, настроения участников, их желания вовлекаться и брать дополнительные задачи? Освойте навыки фасилитации и научитесь приводить команду к результату. Двухдневный интенсив по фасилитации в ИКРЕ пройдёт 2-3 июля. Подробнее здесь, смотрите.