Каждый день в различных компаниях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Рабочие процессы при этом далеко не всегда организованы оптимально и поэтому требуют большого количества времени, а сотрудники вынуждены заниматься не своими прямыми обязанностями. Горящие сроки, дедлайны — даже кофе нет времени выпить.
Типичные сложности бухгалтера
Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, обрабатывает поток первичных документов. Рассчитывает зарплату, готовит отчётность по страховым взносам и НДФЛ.
И тут ему приходит очередное письмо счастья из ФНС с требованием предоставить документы и подготовить соответствующие пояснения в недельный срок. Зачастую это сотни документов, которые уже сданы в архив.
Что бы предоставить ответ в ФНС бухгалтеру потребуется:
- подготовить на основе данных учётной системы список документов.
- отправиться в архив – помещение, где хранятся оригиналы первичных документов.
- найти в архиве нужные стеллажи и папки с договорами, актами выполненных работ и банком;
- взять документы и сделать копии, при этом расшить папку, чтобы каждая копия для ФНС была читабельной и качественной;
- если часть документов поступила в электронном виде – открыть сервис оператора ЭДО и выгрузить оттуда необходимые документы
- подготовить ответное письмо для ФНС с перечнем приложений и подписать письмо у руководителя;
- отправить ответ в ФНС почтой или отсканировать документы и затем в электронном виде прикрепить к ответному письму, которое подпишет руководитель своей ЭЦП.
Вполне очевидно, что на эти действия у бухгалтера уйдёт много времени. Сколько именно — 2, 3, 4 дня — неизвестно. А ещё в процессе поиска документов часть документов может не найтись. А ведь основную работу никто не отменял и её тоже нужно выполнять.
Непосредственно лайфхаки
1. Электронный архив
Электронный архив — система хранения электронных документов, которая позволяет быстро наполнять его документами и предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.
В сравнении с приведённым примером работа с бумажным архивом займёт у бухгалтера очень много времени.А с электронным архивом можно подготовить документы для ФНС за несколько минут.
2. Юридически значимый документооборот (ЮЗДО)
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
ЮЗДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:
· гарантирует юридическую силу документа и правомерность операций;
· выстраивает полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
· позволяет участвовать в государственных закупках и тендерах;
· налаживает простой и прозрачный диалог с ФНС;
· снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.д.
3. Внутренний электронный документооборот
В условиях массового перехода на удалённую работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно автоматизировали внутренний и внешний электронный документооборот. Если вы не в их числе – это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.
Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:
- Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
- Согласование договоров и счетов
- Согласование коммерческих предложений и спецификаций
- Авансовые отчёты
- Служебные записки
- Командировки
- Кадровые документы.
Вывод
Единый электронный архив первичных учётных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков. Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих обязанностей.
В случае необходимости каких-либо юридических, консалтинговых, бухгалтерских, налоговых и консультационных услуг или, если Вам необходимо, мы поможем Вам сконцентрироваться на Вашем бизнесе, ведь Вы всегда можете обратиться за любой помощью в компанию «Аудит Картель», т.к. мы всегда выполняем качественную работу и оказываем услуги любой сложности.
Также вы можете узнать больше о наших аудиторских услугах, способах оплаты и получить коммерческое предложение для вашей организации, позвонив по телефону +7 (499) 398-09-32 или написать на почту eka@kartelltd.ru.
Обязательно ставьте лайки и читайте статью до конца, пишите комментарии! Нам очень важно Ваше мнение.