На фоне новых правил работы с электронной подписью в 2022 году появились машиночитаемые, или электронные, доверенности (МЧД). Компании обязаны перейти на них в 2023 году. Но, чтобы переход был комфортным, а работа бизнеса не встала, готовиться нужно уже в 2022 году. Эксперты Удостоверяющего центра Контура объяснили, зачем ввели МЧД и как с ней работать.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. В файле есть информация о доверителе, сотруднике и его полномочиях.
С помощью МЧД сотрудник подтверждает, что может подписывать электронные документы от имени организации.
Важно: скан-копия бумажной доверенности не равна машиночитаемой доверенности.
Как работает МЧД
- Директор или сотрудник вносит информацию в МЧД.
- Директор подписывает МЧД своей квалифицированной электронной подписью (ЭП).
- Сотрудник прикладывает электронную доверенность к пакету подписанных документов, когда сдает отчетность или заверяет счета-фактуры.
Когда начнут использовать МЧД
Обязательными МЧД станут 1 января 2023 года — без них сотрудник не подпишет документы от лица компании. В 2022 году переходить на доверенности можно по желанию.
Лучше не откладывать переход на МЧД до 2023 года. Ведь потребуется время, чтобы оформить сертификаты ЭП всем сотрудникам, которые подписывают документы. А также научить сотрудников работать с МЧД.
Зачем вводят МЧД
МЧД повышают безопасность в компании:
- Сотрудники используют собственные ЭП, а не дубликаты ключа ЭП директора.
- Директор оперативно управляет полномочиями сотрудников — отзывает доверенности тех, кто уволился.
Снижается риск, что сотрудник совершит незаконные действия с компанией: подпишет договор ЭП директора или подаст неверную отчетность, не имея на то права.
Где уже используется МЧД
С машиночитаемыми доверенностями уже сдают отчетность в ФНС и ФСС, а также ведут ЭДО с контрагентами. В будущем МЧД планируют принимать Росстат, Честный ЗНАК и ЕГАИС Алкоголь.
Создать доверенность можно на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, в системе отчетности или в сервисах Контур.Доверенность, Экстерн и Диадок.