Как отразить покупку основного средства и его монтаж в арендованное помещение? Почему необходимо указывать неотделимые улучшения в договоре аренды или отдельным согласием к договору?
Неотделимые улучшения – это те, которые нельзя отделить без вреда для имущества (ст 623 ГК РФ). Под улучшениями понимают работы, связанные с модернизацией, реконструкцией, достройкой, дооборудованием объекта, полученного в аренду. К неотделимым улучшениям, можно отнести: установку пожарной и охранной сигнализации, замену коммуникаций в здании (помещении), замену окон и дверей, установку системы кондиционирования и т.п.
Если арендатор произвел неотделимые улучшения арендованного имущества за счет собственных средств и с согласия арендодателя, он имеет право на возмещение стоимости этих улучшений после прекращения действия договора, если иное не предусмотрено договором аренды.
В налоговом учете такие капвложения можно амортизировать, если согласно договору арендодатель не возмещает компании их стоимость. Но есть еще одно обязательное условие — компании нужно получить согласие арендодателя на подобные работы (п. 1 ст. 256 НК РФ). Иначе налоговики откажут в учете расходов. Более того, есть риски и в отношениях с арендодателем. Ведь он может потребовать, чтобы компания вернула имущество в прежнем состоянии (ст. 622 ГК РФ). Пример запроса согласия на улучшение арендованного имущества представлен внизу.
Данные улучшения могут быть прописаны в договоре аренды или к договору можно написать письмо об соглашении от арендатора. Ведь при наличии согласия, Арендатор (к примеру, при покупке кондиционера) может принять к учету ОС и начислить по нему амортизацию. Стоимость неотделимых улучшений арендованного имущества, произведенных без согласия арендодателя, возмещению не подлежит.
☞ Примером данного запроса-согласия может послужить письмо (можно оформить на официальном бланке организации) от Арендатора: ХХХ приняло в аренду от Иванова нежилое помещение, расположенное по адресу: …по договору аренды № от. В связи с производственной необходимостью ХХХ предполагает установить в указанном помещении встроенную систему вентиляции и кондиционирования (подробное описание видов работ и их примерной стоимости приведено в приложении). ХХХ приняло в аренду от Иванова нежилое помещение, расположенное по адресу: …по договору аренды № от. В связи с производственной необходимостью ХХХ предполагает установить в указанном помещении встроенную систему вентиляции и кондиционирования (подробное описание видов работ и их примерной стоимости приведено в приложении).
Просим сообщить о Вашем согласии/несогласии на проведение ХХХ указанных неотделимых улучшений арендованного имущества в срок до 20.05.2022 года включительно.
Приложение:
- описание системы вентиляции и кондиционирования, планируемой к установке.
☞ Пример ответного согласия от Арендодатора: Настоящим выражаю свое согласие на проведение неотделимых улучшений нежилого помещения, переданного мною в аренду по договору № от г., которые состоят в установке встроенной системы вентиляции и кондиционирования, согласно описанию, приложенному к указанному письму.
Запрос контрагенту безопаснее направить, даже если в договоре сказано о праве вашей компании производить неотделимые улучшения без согласия арендодателя. Ведь вряд ли в договоре указаны конкретные виды и стоимость работ.