Может ли онлайн-встреча быть такой же эффективной, как и офлайн-совещание? Как избежать бесполезных встреч в стиле «погенерили и забыли»? Советами эффективной коммуникации поделилась Екатерина Мешкова, фасилитатор топ-команды Skyeng, популярной российской онлайн-школы английского языка.
Разбираемся в форматах: какими бывают встречи
Тет-а-тет
- Регулярный менеджмент: встречаемся с сотрудником, чтобы узнать, как он справляется с задачами, какая нужна помощь, обсуждаем KPI
- Развитие и оценка: снимаем ожидания, намечаем план роста
- По запросу сотрудника: обсуждение инициатив, вопросов по проектам
Групповые
- Регулярные отчетные
- Ретроспектива: рефлексируем, вспоминаем отчетный период, выявляем достижения и неудачи
- Демо: презентуем разработки, выявляем лучшие проекты
- Планирование работ: планируем задачи на квартал/год
- Неформальные: празднуем победы, благодарим друг друга
Суть встреч по запросу в том, что у сотрудника всегда есть возможность по любому проекту поставить руководителю встречу на полчаса, не дожидаясь очередной регулярной встречи. Руководители пугаются, что это будет пользоваться чрезмерным спросом. Как показывает опыт, не так уж часто сотрудники запрашивают такой формат и решают вопросы самостоятельно, но очень благодарят, если такая возможность есть.
Екатерина Мешкова, Фасилитатор Skyeng
Начинаем подготовку: 3 вопроса перед встречей
Прежде, чем приступить к планированию встречи, задайте себе 3 вопроса:
1. А нужна ли встреча?
Встречу лучше не проводить в 3 случаях:
- Если вы уже приняли решение и хотите просто проинформировать команду — для этого достаточно письма.
- Если решение нужно срочно — в сжатые сроки вряд ли получится провести качественную подготовку.
- Если участники не могут повлиять на проблему — например, ищут решения для команды другого отдела.
Точно ли встреча — самый эффективный вариант решения проблемы? Если да, переходите ко второму вопросу.
2. Кто нужен на встрече?
Планируя состав совещания, не стоит следовать принципу «чем больше, тем лучше». Приглашайте только тех, кто действительно может решить проблему. Присутствие коллег, не заинтересованных в вопросе напрямую, может негативно влиять на общую вовлеченность и динамику. К тому же, чем больше человек на встрече, тем труднее договориться.
Обязательно решите, кто возьмёт на себя роли ведущего, таймкипера и кто будет отвечать за формирование и рассылку итогов собрания. Продолжительные и важные встречи требуют участия фасилитатора.
3. Зачем вам встреча?
У вас должна быть четкая цель, сформулированная в глагольной форме.
Например: решить, что делать, чтобы увеличить продажи.
Или: найти способы предотвращать и решать конфликты в нашей команде.
От этой цели нужно отталкиваться при планировании структуры и времени встречи.
Часто идут от обратного и говорят: «Значит так, у нас есть час, и мы должны добежать до вот такого результата», — но это не учитывает реальность. Иногда цель настолько большая, а времени настолько мало, что нужно просто признать это и дать себе нужное количество времени. Или снизить амбициозность задачи, чтобы уложиться в час. Поэтому сначала цель — потом время.
Екатерина Мешкова, Фасилитатор Skyeng
Agenda — инструмент подготовки эффективных встреч и совещаний
Agenda отражает цель встречи и список пунктов, которые планируется обсудить. Она высылается участникам не позднее, чем за сутки до собрания.
Например, если цель совещания – договориться о том, как мы действуем в ситуации возникновения или проживания конфликта, то Agenda может выглядеть так:
5-10 мин - Warm-up
15 мин - Актуализация темы и цели встречи
15 мин - Как мы могли бы предотвращать конфликты
15 мин - Как мы можем безболезненно решать конфликты
10 мин - Итоги: фиксируем правила поведения при конфликтах
Важный блок — разговаривать о чем-то неформальном на старте, интересоваться, как дела у коллег. Это позволяет участникам переключиться из своих рабочих контекстов в общий, создаёт единое пространство для коммуникации. И отдельно подчеркну: важно, чтобы прозвучал голос каждого. То есть вкинутый вопрос «как вы?» с кивками от участников и парой «нормально» – это не warm up.
Екатерина Мешкова, Фасилитатор Skyeng
Agenda может сопровождаться домашним заданием: вспомнить ситуации, прочитать аналитику, изучить статью, «выгрузить» идеи на онлайн-доску Miro и так далее. Такая подготовка заранее погружает участников в контекст и значительно сокращает время встречи.
Как поддерживать нужную атмосферу
на онлайн-встрече
Прежде всего, необходимо установить правила, которые будут действовать всегда. Классический перечень выглядит так:
- Выходим в эфир с видео.
- Микрофон включен только у того, кто говорит.
- «Паркуем» вопросы в чате.
- Не бегаем: заранее готовим воду и проветриваем комнату.
- Высказываем свои мысли и идеи: нет глупых вопросов, каждое мнение важно.
- Соблюдаем тайминг: не опаздываем, не уходим раньше.
Главное правило: во время встречи мы на встрече. Важна вовлеченность. Мы не пишем сообщения в slack или любом другом мессенджере, не отвечаем на звонки. Стремимся быть здесь и сейчас — это база.
Екатерина Мешкова, Фасилитатор Skyeng
После принятия правил дальнейшие действия зависят от того, какой настрой участников вам нужен.
- Сконцентрированная работа: поставить четкую цель, которая «драйвит» участников, провести разминку на концентрацию внимания
- Сближение: провести игру на знакомство, поблагодарить друг друга, «подсветить» сильные стороны, найти общее
- Дискуссия: создать условия, в которых каждый будет услышан: например, высказываемся по кругу ровно по минуте
- Подъём энергии: работа в микрогруппах
- Спад энергии: переключиться на презентацию
- Неформальная обстановка: поменять формат: встретиться вечером за бокалом вина
Для меня встреча — это микроуправление. Здесь команда проживает весь цикл подобно компании: от рождения до финала. На встрече можно проявить все свои управленческие навыки: планировать, контролировать, мотивировать, организовывать и вести команду к результату.
Екатерина Мешкова, Фасилитатор Skyeng
Что делать после онлайн-встречи
После встречи важно оценить то, насколько эффективно она прошла.
Вы можете собрать обратную связь участников, предложив им заполнить форму с вопросами:
- Было ли полезно проведенное мероприятие? Да/Нет
- Как вы оцениваете эффективность встречи по шкале от 1 до 10?
- Почему вы поставили такую оценку?
А также не будет лишним проверить самого себя по чек-листу:
- Тайминг соблюден.
- Цель достигнута.
- Структура выдержана.
- Нужная атмосфера создана.
- Контакт с участниками установлен.
- Правила соблюдены.
- Решения внедрены.
Ищете сервис для проведения онлайн-совещаний? Попробуйте Webinar Meetings: просто, бесплатно и без лимита на время встречи
Пробный бесплатный тариф включает:
- Безлимитное использование
- До 15 участников и спикеров
- Голосования, опросы
- Статистику активности каждого участника
- Русскоязычную поддержку 24/7
- Работу через мобильное приложение
- Хранение истории встреч и файлов (презентаций, записей, документов)
- Автоматическую запись встреч
Переходите по ссылке, чтобы попробовать Webinar Meetings в деле