Каждое медицинское учреждение сегодня обязано иметь свой Интернет-сайт. Там представлена актуальная информация об организации и предоставляемых ею медицинских услугах, контактные данные – адрес, телефон, адрес электронной почты или формы обратной связи «Задать вопрос», «Написать письмо» и др. Это дает возможность оперативно связаться с сотрудниками медицинского центра, больницы, онкологического диспансера, направить им запрос. Какие простые правила при написании запроса необходимо соблюдать? Что нужно сделать, чтобы получить максимально подробный ответ в течение короткого времени?
Рассказывает Анна Николаевна Малкова, руководитель информационно-сервисной службы и отдела телемедицинских технологий НМИЦ онкологии им. Н.Н. Петрова.
1. Обязательно указывайте тему письма.
Пример
ИВАНОВ И.И. 01.01.1958 аденокарцинома G1 (где, 01.01.1958 – дата рождения пациента).
2. Начинайте свой запрос с приветствия.
Пример
Добрый день, уважаемые сотрудники «наименование учреждения»!
3. В первых предложениях письма обязательно укажите, о чем оно. На общую почту учреждения, то есть к секретарю директора или главного врача, ежедневно приходит множество писем. Для того, чтобы сотрудник понимал кому перенаправить запрос, кратко укажите его суть в самом начале текста.
Пример
Я хочу обратиться к вам по медицинскому вопросу / по вопросу лечения/ по вопросу консультации / по юридическому вопросу / по вопросу регистрации моего письма / для разъяснения общих вопросов / для получения налогового вычета и т.д.
4. Следующим пунктом идет сам запрос. Если речь идет о диагностике или лечении обязательно кратко опишите историю болезни с дебюта (начала) заболевания.
5. Обязательно выучите наименование диагноза, о котором идет речь в письме. Пишите его всегда правильно, без ошибок, без уточняющих оборотов речи.
Пример
Не стоит писать «диагноз вроде клетчатая лимфома, если я не ошибаюсь (документы во вложениях)»
В завершении текста задайте один или несколько вопросов. Подумайте, сформулируйте, не торопитесь!
6. Подпись – обязательно в конце текста напишите все контактные данные (в том числе, номер телефона или несколько номеров) с указанием полных ФИО перечисленных в запросе лиц.
Вложения в письма должны быть
- читаемыми
- в формате pdf, не прикладывайте фото - форматы jpg, png, tif
- с понятными наименованиями
Пример
Правильное название «Выписка 2021 год стр. 1» или «Первая химия стр. 1». Не называйте документ «Мамина болезнь» или «Моё» или 12-4789363,55
- не прикладывайте документы вверх ногами (возьмите на себя эту техническую работу, в медицинских учреждениях, как правило, дефицит технического персонала, а запросов немало)
- не грузите zip архивы, не отправляйте ссылки – во многих учреждениях запрещено их открывать
- если вложений много, и вы хотите отправить их несколькими письмами, то тема письма должна называться так:
Письмо 1 ИВАНОВ И.И. 01.01.1958 аденокарцинома G1
Письмо 2 ИВАНОВ И.И. 01.01.1958 аденокарцинома G1
Письмо 3 ИВАНОВ И.И. 01.01.1958 аденокарцинома G1 и т.д.
В каждом письме дублируйте то, что писали в первом запросе, в том числе контакты и ФИО.
И еще, важный момент – не пишите сразу на несколько адресов одного учреждения, это вносит путаницу и отнимает время специалистов, и, в конечном итоге, удлиняет срок ответа на ваше обращение.
Официальный срок ответа на запросы граждан – 30 календарных дней. Мы уверены, если вы будете соблюдать вышеизложенные правила, то ваш запрос будет обработан гораздо быстрее, а проблема – решена конструктивно.