В первую очередь, продолжают вести кадровые документы в электронном виде участники эксперимента, если не объявили об отказе.
Они на себе откатали предложенную правительством технологию, и теперь не распечатывают на бумаге следующие документы:
- трудовые и ученические договоры;
- договоры о полной матответственности;
- приказы на отпуск;
- распоряжение о направлении в командировку и другие.
Полный список установлен в №377-ФЗ, который внес поправки в ТК РФ.
Переход на КЭДО не отменяет обязанности оформлять бумажные:
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы об увольнении;
- подтверждения, что сотрудники прошли инструктаж по охране труда;
- трудовые книжки только для работников, отказавшихся от перевода в электронный формат.
К участникам эксперимента имеют полное право, пока ещё на добровольной основе, подключиться все желающие юрлица и предприниматели.
Перед тем как откажитесь от бумажных носителей, выполните следующие действия:
1. утвердить порядок кадрового ЭДО и закрепить его во внутренних локальных актах;
2. уведомить работников и получить письменное согласие;
3. выбрать и внедрить систему КЭДО;
4. снабдить персонал ЭЦП.
К сожалению, все расходы за организацию и переход на КЭДО полностью несет бизнес. Перекладывать издержки на плечи персонала нельзя, также как бесполезно ждать субсидий от государства.
Желающим сэкономить на операторе ЭДО стоит дождаться 1 сентября, когда можно будет вести учет на государственной платформе “Работа в России”.
Перед тем как отложить использование КЭДО из-за высоких первоначальных вложений, стоит изучить, какие плюсы он принесет в будущем.
- Самый очевидный плюс - экономия на бумаге и картриджах для принтера
- Сокращаются затраты на хранение и утилизацию архива.
- Необходимые электронные документы находятся в круглосуточном онлайн доступе, а их поиск занимает несколько секунд.
- Автоматизация позволит сократить рутинные операции и избежать ошибок в учете.
- Персональные сведения под надежной защитой, доступ предоставлен только уполномоченным и ответственным сотрудникам организации.
- Идеально подходит для работы с удаленным сотрудниками.