Когда руководители компаний задумываются о запуске тендерного отдела, то часто они впадают в две крайности:
— создам отдел сам: «Что здесь сложного?»;
— отдам на аутсорс: «Есть же агентства, которые занимаются сопровождением».
На самом деле, не все так однозначно, коллеги!
У нас в подкастерской Тендерного клуба побывала Ася Муфтахина – бизнес-консультант, специалист по развитию бизнеса, созданию и масштабированию тендерных отделов.
Поговорили о тендерных отделах: когда они нужны в компании, из скольких сотрудников должен состоять, офлайн- или онлайн-формат лучше и о многом другом.
Андрей Плешков: Коллеги, всем привет! В эфире подкаст Тендерного клуба, на связи Андрей Плешков и Евгений Бобышев.
Евгений Бобышев: У нас в гостях эксперт по госзакупкам Ася Муфтахина. Ася, расскажите несколько слов о себе, своей деятельности и своем опыте.
Ася Муфтахина: Здравствуйте! Я занимаюсь тендерами с 2010 года. Сейчас специализируюсь на бизнес-консалтинге, т.е. строю и масштабирую тендерные отделы. Начинала с того, что пришла в компанию, где не было тендерного отдела, и строила этот тендерный отдел. Потом ушла в обучение, сейчас снова вернулась в консалтинг в сфере тендерных отделов, в том числе в производственных компаниях.
Андрей Плешков: Как понять, что компании уже нужен тендерный отдел?
Ася Муфтахина: На этот вопрос нет короткого и однозначного ответа. Буду приводить примеры из своей текущей практики, что-то зацеплю из прошлого… Все зависит от темпа развития компании, планов руководителя.
У меня сейчас есть компания, которой я оказываю тендерное сопровождение. Из месяца в месяц у нас стабильные показатели. Три месяца назад мы договорились, что нам нужно больше, с производственной точки зрения мы можем делать больше, но с точки зрения тендерного отдела мы никак не можем дальше расти. Когда я начала анализировать, то увидела, что наше узкое место – это люди, которые отбирают для меня тендеры. Т.е. я могу их обрабатывать больше, но мне приходит их мало. Начали искать причину и выяснили, что у человека, который отбирает тендеры, просто нет времени.Возник следующий вопрос: как нам эту историю масштабировать? Хочется роста, но его нет. В течение 3-х месяцев мы пытались повлиять на результат, но результата тоже нет. Я хочу им предложить вывести тендерный отдел отдельно, построить его внутри компании. Так мы сможем перераспределить функционал и на выходе сделать больше тендеров. Сама это сделать я не могу. Даже если возьму еще одного тендерного специалиста, нам это никак не поможет, потому что вопрос внутри компании. Понятно, что описываю конкретную ситуацию, и четкой формулы здесь нет.
Бывает, что начинают сбоить бизнес-процессы. Например, этой же компании я выигрываю больше тендеров, чем они могут обрабатывать. Соответственно, я заинтересована в большом количестве тендеров, потому что у меня %, а они не могут их обработать. Происходит противоречие. Это обратная ситуация, когда нужно сдерживать рост. Здесь бы я пошла на историю про внутренний тендерный отдел.
Нет четких критериев, как понять, что компании уже нужен тендерный отдел.
Андрей Плешков: Да, так бывает, когда вышли на определенный уровень, а роста нет, на этом остановились. Очень интересное наблюдение, что у специалиста, который занимается поиском, нет времени. Если этот критерий нащупали, значит, пора что-то менять.
Евгений Бобышев: Любая компания должна отталкиваться от своих возможностей. Если есть желание расти и развиваться, но что-то тормозит, то нужно посмотреть в сторону перераспределения задач, добавления новых сотрудников и создания полноценного тендерного отдела.
Нужно ли сразу создавать полноценный тендерный отдел в компании или достаточно начать с одного специалиста?
Ася Муфтахина: Есть разные схемы, и я бы добавила еще в этот вопрос аутсорсинг: нужно ли мне брать своего специалиста или отдавать на аутсорсинг?
У меня есть текущий клиент, с которым мы работаем по масштабированию, запуску их в ГИСП. Они работают по 616-му Постановлению и немножко ограничены рынком. Первый раз ко мне на обучение они пришли в 2017 году. До сих пор они выигрывают 1-2 тендера в месяц, причем они производители (легкая промышленность, сумки, рюкзаки), работают через аутсорсинг, их сопровождает одна крупная тендерная компания. Поначалу я удивлялась: у вас такой большой рынок, почему вы не хотите собственный тендерный отдел или хотя бы собственного тендерного специалиста? Кстати, начинали они с собственного тендерного специалиста, а потом ушли в сопровождение. Когда я погрузилась в их систему, то поняла, что они очень придирчиво относятся к подбору тендеров.
Во-первых, у них очень большие требования к тому, что они хотят делать, т.е. производить качественные товары, а не тряпки.
Во-вторых, у них большие требования по маржинальности.
В итоге они сами себя ограничили этими критериями, и строить тендерный отдел для них не имеет смысла. У них семейных бизнес. Муж занимается поставками, закупками. Жена курирует процесс исполнения. И с экономической точки зрения здесь гораздо дешевле отдать на аутсорс.
Нужно ли создавать тендерный отдел или достаточно одного тендерного специалиста? Все зависит от плана продаж и объема работы. Если вы видите, что у вас большой рынок, и аутсорсер говорит, что до 20 заявок будет одна цена – это одна история. А если вы видите, что у вас в год – 10 тендеров, но каждый из них – ваш, вы знаете, что способны его выполнить. Нужно ли на 10 тендеров в год создавать тендерный отдел?
Также есть отрасли, где тендеров немного, но объем работы большой. Если еще вспомним электронное актирование, на кого оно упадет. Если на тендерного специалиста, то это один человек, который всю эту работу обрабатывает.
Большую роль играет текущая загрузка команды. Если у вас есть люди, на которые понемножку можно перераспределить функции тендерного специалиста, то это одна история. А когда у вас все загружены на 120%, то это другая история.
Когда мне говорят про тендерный отдел, то я сразу понимаю, что это руководитель тендерного отдела и 2-3 человека. Возможно, должность руководителя совмещена с должностью специалиста, т.е. он и подает заявки, и руководит. Опять же, если у вас 20 тендеров в месяц на несложные услуги, нужен ли тендерный отдел в этой ситуации? Мне кажется, что нет. Я бы отталкивалась от объема работ, плана продаж. Обычно план продаж появляется со временем, с нуля его сложно создать.
Коллеги, статья интервью на этом не заканчивается. Переходите на сайт онлайн-школы "Азбука тендеров и читайте до конца. Там же сможете послушать запись эфира с Асей Муфтахиной.