Вас не устраивает медицинская информационная система? Значит, пора задуматься о переезде на более подходящую. В новой статье расскажем о том, когда нужно переходить на другую МИС, как подготовиться к внедрению новой программы и избежать распространенных ошибок.
Как понять, что пора менять медицинскую информационную систему
Причин может быть несколько.
Не хватает функционала
Большинство современных программ автоматизации клиники — модульные. Это значит, что пользователь выбирает несколько функций для работы, которые нужны именно ему, оплачивает их и работает. Потом, по ходу дела, подключает дополнительные программные модули.
К примеру, на старте вы подключили модули «Регистратура», «Врач» и онлайн-кассу. Потом поняли, что этого недостаточно и захотели дополнительный функционал: выгрузку данных в государственные сервисы, обмен информацией с внешними лабораториями и так далее.
Хватились — а в вашей МИС таких инструментов нет. Это явный признак того, что программу надо срочно менять.
МИС не масштабируется
Вы открывались как небольшая частная клиника, а потом выросли до сети медицинских центров со стационарами, диагностическими лабораториями и так далее. Нужен инструментарий для управления филиалами, коечным фондом и структурными подразделениями. Если в вашей МИС его нет, пора переезжать на новую.
Сотрудникам неудобно работать в программе
Если персонал постоянно жалуется на неудобный интерфейс, трудности в работе, обучение программе проходило долго и мучительно — такой программой лучше не пользоваться. С МИС сотрудникам должно работаться проще, чем без нее.
Программа зависает, глючит или тормозит
Ну тут все понятно: продукт должен работать стабильно и без сбоев. Если это не так, пора задуматься о ее замене.
Плохо работает техподдержка
Ваши проблемы решаются неделями, до службы саппорта не дозвониться, а менеджер техподдержки говорит в трубку что-то невразумительное? Так дело не пойдет. Техподдержка должна работать быстро и оперативно, иначе какой от нее толк.
Пока программа висит, вы теряете прибыль.
Нет доработок под специфику работы клиники
Очень распространенная история, когда клинике нужны персонализированные решения: свои формы бланков, отдельные инструменты, доработки интерфейса. Когда это невозможно, нужно искать другую программу.
МИС не соответствует законодательству РФ
Таких случаев много:
- Передача данных ведется по незащищенным протоколам (нарушение Постановления Правительства № 977 от 28 ноября 2011 года)
- Доступ к информации есть у третьих лиц (часто бывает при использовании облачных программ, когда данные хранятся на арендованном сервере) и так далее. Это нарушение ФЗ № 152 «О персональных данных») и ФЗ № 323 «Об основах охраны здоровья граждан Российской Федерации».
- Другие случаи.
Понятно, что нарушение законов карается большими штрафами и такой программой пользоваться нельзя.
МИС слишком дорогая
Если затраты на программу не вписываются в бюджет клиники или ее использование элементарно не окупается, смысла в такой МИС мало. Обычно такое бывает, когда вам навязывают дополнительные платные функции, которыми вы не пользуетесь. Или программа не модульная, а покупается целиком, без возможности выбрать нужный функционал.
А еще бывает, что программа просто переоценена: на рынке ее стоимость завышена. Взять ту же 1С Медицина: стоит дорого, а функционал абсолютно стандартный. На рынке медицинского софта много отличных альтернатив.
Не подходит тарифный план
В нашей практике был такой случай: клиент внедрил медицинскую программу с тарифом на 200 пациентов в месяц. В реальности через клинику проходило около 300 человек, то есть тарифного плана не хватало и программа просто отключалась на 201-м пациенте. Следующий тариф был рассчитан на 400 человек, но в этом случае пришлось бы переплачивать. Мы написали кейс, как главврач принял решение сменить МИС и внедрить программу ArchiMed+, где тарификация более гибкая и удобная.
О прибыли говорит сам герой кейса: "Например, в нашем случае абонентская плата составляет 26 тысяч в год. Значит, за четыре года выйдет 104 тысячи. За ArchiMed+ я заплатил в районе 55 тысяч. Это значит, что через два года программа окупится, а через 4 года экономия составит около 50 процентов и дальше будет увеличиваться".
А вообще все, написанное выше, можно свести к одному: менять программу приходится тогда, когда она изначально была выбрана неправильно. О том, как выбрать МИС, подходящую вашей клинике, мы писали в этой статье.
Как внедрить новую МИС: пошаговый план
Итак, вы приняли решение переехать на другую программу. С чего начать? Как сделать переход максимально быстрым и безболезненным для себя и сотрудников? Можно ли сделать это, не останавливая работу клиники?
Очень даже можно, если придерживаться нашей инструкции.
Выбираем новую программу
Сперва определяемся с набором критериев, которым должен соответствовать новый продукт.
Советуем ориентироваться на этот перечень:
- Сочетание функционала и стоимости.
- Количество рабочих мест сотрудников.
- Адекватная работа техподдержки. Например, саппорт МИС ArchiMed+ доступен для связи в режиме 24/7, 365 дней в году.
- Время внедрения. Хорошими считаются сроки от 2 недель до месяца.
- Помощь в переезде. В идеале у разработчиков программы должен быть отточен процесс перехода с одной МИС на другую.
- Масштабируемость.
- Простой и удобный интерфейс.
- Обучение сотрудников.
- Интеграции со сторонними сервисами: государственными системами, внешними лабораториями и другими клиниками.
- Исполнение — облако или коробка. Большинство МИС — коробочные, так как они обеспечивают соблюдение законодательства в разрезе защиты персональных данных, хранения информации и так далее.
- Наличие положительных отзывов о программе в сети.
- Возможность доработок под специфику работы клиники.
- Интеграция с сайтом клиники.
Связываемся с разработчиками
Еще раз отметим, что разработчик должен иметь четко отработанную процедуру переезда без остановки работы клиники.
С разработчиком заключается договор с указанием сроков переезда, его этапов, назначением ответственного сотрудника и так далее.
Тестируем пробную версию программы
Сразу оговоримся: далеко не все разработчики дают попользоваться программой бесплатно. Одни вообще это не практикуют, другие дают доступ и разрешают немного поработать под присмотром сотрудника разработчика. То есть это больше вопрос везения.
Компания ArchiMed+ предоставляет демо-версию нашей МИС. После того как вы оставите заявку, мы проведем презентацию, где эксперт вместе с вами разберет специфику и бизнес-процессы вашей клиники. Это позволит в дальнейшем более эффективно работать с демо-версией.
На этапе тестирования демо версии нужно понять, подходит ли нам программа, какие нужны модули, какие могут понадобиться доработки и так далее.
Переносим базы данных
Самый ответственный этап. Речь идет о базах пациентов, данных сотрудников, медицинских карт и любой сохраненной в старой МИС информации.
Обычно данные выгружаются из старой МИС в виде Excel-файла, после чего вносятся в новую программу. Будет лучше, если разработчик возьмет эту задачу на себя.
Вносим изменения в программу под специфику работы клиники
Мы уже писали об этом выше. Если вам нужны персональные доработки, составьте подробное ТЗ и отдайте его разработчиками продукта. Персонализированные решения занимают время, поэтому придется подождать, пока их внедрят. Если доработки серьезные, возможно это будет чуть позже, когда вы уже будете работать в программе.
Обучаем персонал
Обучение лучше проводить централизованно, с отрывом от основной работы. Делать это урывками и между делом не очень продуктивно. Обычно внедрением программы и получением персонала занимаются представители разработчика.
Начинаем работу
Переход обычно происходит одним днем: вчера работали старой МИС, а сегодня — в новой. Обучение, перенос баз и внедрение софта должно проходить, пока клиника работает в старой программе. Возможен небольшой переходный период, когда клиника работает в двух программах одновременно. Он должен быть максимально коротким, чтобы не увеличивать нагрузку на сотрудников.
Даем обратную связь разработчику
На первых порах у вас наверняка возникнет ряд вопросов по работе новой программы: кто-то что-то не понимает, не знает, не получается и так далее. В этом случае есть смысл обратиться к разработчикам за разъяснениями.
Как выглядит переезд на МИС ArchiMed+
Если вы решили мигрировать на МИС ArchiMed+, то вам не придется делать почти ничего из вышеперечисленного. На все время внедрения за вами закрепляется специалист, который делает все от и до: выгружает данные и переносит их в программу, обучает персонал, устанавливает программу на компьютеры клиники и все остальное.
По всем вопросам работы МИС ArchiMed+ и переезда на нашу программу вы можете задать нашим менеджерам по телефону 8 800 301 03 73 или оставив заявку на нашем сайте.