С какими недостатками мы встречаемся при ведении бумажного документооборота?
- отсутствие обратной связи или долгие ответы. Документ отправляется на согласование, но долгое время остается без ответа. Руководитель лишен возможности оперативно узнать о решении задачи. Часто возникают ситуации, когда документ и вовсе может не дойти до адресата;
- большие временные затраты на поиск конкретного документа. Если документ отправлен в почту, то искать документ придется там. А что если почтовых ящиков много?
- отсутствие контроля над согласованием бумаг. У руководителя отсутствует понимание, у какого сотрудника в работе находится документ и на каком этапе согласование;
- необходимость вести бумажный архив. Это значит, что Вам нужны отдельное помещение, стеллажи, папки и, конечно, огромный массив бумаги, цена которой значительно выросла. Но об этом дальше...
Сегодня многие предприятия и госучреждения переходят на электронный документооборот. В чем выгода электронного документооборота для бизнеса и учреждений?
- можно отказаться от расходов на содержание бумажного архива;
- картриджи для печати теперь можно заправлять гораздо реже;
- можно сократить или полностью отказаться от услуг курьерской службы для доставки документов контрагентам;
- сокращаются расходы на бумагу и сопутствующую канцелярию.
Как один программный продукт от 1С поможет избавиться от "бумажной" рутины?
- сокращаются бумажные носители. Возможен полный отказ от них;
- гораздо меньше времени и сил тратится на ручную обработку документов;
- весь документооборот в единой информационной базе;
- меньше рисков потерять или повредить важнейшие документы;
- легко вести контроль над исполнением задач сотрудниками;
- самим сотрудникам легко и комфортно работать с документами;
- повышается эффективность всего документооборота на предприятии.
В большинстве компаний работа с договорной документацией включает в себя большое количество этапов, в которых задействованы различные сотрудники. Согласование документа – трудозатратный процесс. Например, руководитель отправляет документ на проверку юристу, который может внести свои замечания. Затем документ может вернуться заинтересованному лицу. При ведении документооборота в бумажном виде это отнимает много времени и сил.
Гораздо проще эта цепочка действий выглядит при ведении электронного документооборота – ведь теперь можно в автоматическом режиме назначать сотрудников, которые должны принимать решения. По каждому такому документу всегда можно проверить исполняющего и сроки выполнения. Лица, которые затягивали с выполнением задач по разным причинам, перестанут это делать – руководитель в любое время может увидеть просрочку в обработке документов. После всего цикла обработки документов, который в электронном виде занимает куда меньше времени, чем в бумажном, документ благополучно отправляется в электронный архив.
Ключевые эффекты внедрения 1С:Документооборот на реальных предприятиях:
- сокращаются финансовые расходы;
- снижаются трудозатраты;
- появляются новые возможности управления;
- еще один шаг к модернизации и цифровизации.
Тем, кто считает, что внедрение программного обеспечения для документооборота – это большие расходы для предприятия, легко возразить с помощью фактов. Возьмем среднее количество упаковок бумаги для различных учреждений – 300 упаковок. До марта 2022 года одна упаковка стоила в районе 300 рублей. 300 упаковок обходилось в 90 тысяч рублей. Однако сейчас Вам повезет, если вы найдете упаковку за 500 рублей даже по оптовой цене. Документооборот предприятия не сократился, а вот расходы выросли существенно: на 300 упаковок придется потратить уже 150 тысяч рублей.
В зависимости от версии стоимость 1С:Документооборот или 1С:ДГУ (версия документооборота для государственных учреждений) может составить от 117 до 187 тысяч рублей. Таким образом, внедрение конфигурации окупает себя за 1 год. Но это лишь финансовый вопрос в отношении приобретения лицензии. Внедрение 1С: Документооборот приносит гораздо более существенные выгоды для предприятия своими возможностями.
Выгода перехода на электронный документооборот очевидна.